1. Preguntas frecuentes sobre la legislación laboral china
Nuestros abogados especializados en Derecho Laboral en China han elaborado la siguiente lista de preguntas frecuentes que nos hacen nuestros clientes y potenciales clientes. Nuestro plan es actualizar estas preguntas a medida que nos lleguen nuevas preguntas (no dude en hacer las suyas en la sección de comentarios) y a medida que las leyes de China cambien, como invariablemente lo hacen.
¿Puedo contratar legalmente empleados a tiempo parcial en China? En concreto, estoy pensando en contratar ingenieros, diseñadores y consultores. ¿Cuáles son algunos de los aspectos clave que debo tener en cuenta para asegurarme de que los contratos de trabajo que utilizo son legales?
Respuesta: Puede contratar a personas a tiempo parcial, pero al igual que ocurre con los empleados a tiempo completo, también debe tener un contrato de trabajo por escrito con sus empleados a tiempo parcial. El hecho de que la legislación laboral china no ofrezca a los empleados a tiempo parcial la misma protección jurídica que a los empleados a tiempo completo no significa que no deba utilizar un contrato de trabajo completo. Utilizar un contrato de este tipo le ayudará a proteger su empresa y debe incluir, entre otras cosas, disposiciones sobre el salario, las horas de trabajo, la duración de la relación laboral, los permisos retribuidos, las prestaciones a los empleados y el despido. También debe cubrir el secreto comercial y la confidencialidad de los empleados. Tenga en cuenta que para tener empleados legalmente en China, necesita una entidad jurídica china como empleador, y es peligroso no hacerlo. Véase Doing Business in China Without a WFOE: Will the Defendant Please Rise. Además de los aspectos "habituales" mencionados anteriormente, también es importante que sus contratos de trabajo se redacten de conformidad con las diversas leyes y normas locales que se han vuelto tan frecuentes en China. Lo que es un buen contrato de trabajo para Shanghai es diferente de lo que sería un buen contrato de trabajo para Pekín o Shenzhen. Véase Contratos de trabajo en China: La localización es clave.
¿Existen advertencias en relación con las "cláusulas de no competencia" para las WOFE con empleados en sus oficinas chinas?
Respuesta: Sí, muchas. Los acuerdos de no competencia de los empleados en China son complicados y las empresas extranjeras se queman constantemente con ellos. Por ejemplo, si un empresario acuerda una cláusula de no competencia de, digamos, dos años (este es el periodo máximo de no competencia que puede imponer la legislación china), debe pagar a sus ex empleados durante los dos años siguientes a su salida. Debe hacer este pago por la no competencia y esto es así aunque ya no le interese que el empleado compita con usted. Según nuestra experiencia, aproximadamente la mitad de las veces, a los empresarios extranjeros les conviene no utilizar una cláusula de no competencia posterior a la contratación. El truco está en averiguar en qué mitad se encuentra su empresa.
Queremos enviar a algunos de nuestros empleados africanos/americanos/europeos/australianos/japoneses a nuestra filial en China por un periodo determinado. Qué tipo de contrato de trabajo debemos utilizar?
Respuesta: Depende de la duración del periodo fijo. Si va a ser por poco tiempo, por ejemplo, menos de 90 días seguidos, probablemente pueda mantenerlos como empleados de su entidad suiza. De lo contrario, probablemente tenga que convertirlos en empleados de la filial china y tratarlos como empleados establecidos en China. Esta respuesta puede variar en función del país, la duración del contrato, el número de contratos, el tiempo entre contratos, la ubicación de los empleados en China e incluso el sector en el que opera. Este ámbito de la legislación laboral y fiscal china es mitad derecho, mitad intuición.
¿Debe un empleado de África/América/Europa/Australia/Japón que cobra de su empleador africano/americano/europeo/australiano/japonés declarar y pagar las cargas sociales y los impuestos chinos además de lo que paga en América/Europa/Australia/Japón?
Respuesta: Sí, si esa persona debe ser legalmente un empleado con sede en China. Y puede ser caro e incluso peligroso tener "empleados" trabajando en China sin una empresa en China. Esta es la situación y si una empresa es sorprendida teniendo un empleado sin una empresa en China, tendrá que pagar todos los impuestos y beneficios atrasados, más intereses, además de una gran multa. También es posible que le caiga una pena de cárcel. Y aquí está el truco: China se ha vuelto experta en atrapar a las empresas que hacen esto controlando las cuentas bancarias y los pagos procedentes del extranjero. A continuación, ofrece al "empleado" tanto inmunidad como dinero en efectivo por revelar todo sobre SU EMPRESA. Los empleados chinos lo saben, y muchos convencen a sus "empleadores" extranjeros para que les paguen fuera de la red, de modo que siempre tengan una ventaja contra su empleador extranjero que puedan utilizar si alguna vez son despedidos. En caso de que no hayamos sido lo suficientemente claros, tener un empleado o contratista independiente en China sin tener una entidad legal (una WFOE o Joint Venture o lo que sea) es una de las cosas más arriesgadas que puede hacer. Véase Hacer negocios en China sin una WFOE: que se levante el demandado, por favor.
¿Qué puedo hacer con un empleado que está dañando la reputación de nuestra empresa?
Respuesta: Depende mucho de lo que el empleado esté haciendo para dañar la reputación de su empresa y de lo que usted ya haya hecho para abordar la mala conducta del empleado. ¿Ha documentado todo lo que ha hecho este empleado y sus repercusiones? Sería bueno que lo hiciera. Lo que puede hacer también depende de lo que digan su contrato de trabajo y las normas y reglamentos de su empresa. Si todo está en orden, probablemente puedas disciplinar o incluso despedir al empleado. Si no lo tiene todo en orden, probablemente le convenga ponerlo todo en orden y luego estudiar sus opciones con este empleado. Lo último que quiere hacer es disciplinar o despedir a este empleado cuando no está en una buena posición para hacerlo, ya que eso probablemente dará lugar a demandas, honorarios de abogados, daños y perjuicios, y sanciones, e incluso podría llevar a que nunca pueda hacer nada con este empleado.
Soy profesor de inglés online y tengo una LLC. Hay muchas escuelas en China que solicitan mis servicios en línea para enseñar inglés. ¿Hay algo especial que deba tener en mi contrato con estas escuelas?
Respuesta: Sin saber en qué país tiene una LLC, esta es una pregunta difícil de responder. Un contrato de empresa extranjera con una empresa china será diferente de un contrato de trabajo, que será entre un individuo y una empresa. Generalmente preferimos que los contratos con empresas chinas estén en chino y en inglés, con el chino como idioma oficial. De este modo, es más probable que su contraparte china respete el contrato, y aumenta su probabilidad de poder hacer cumplir el contrato si no lo hace. Su contrato debe ajustarse a su situación y satisfacer sus necesidades, y proporcionarle la máxima protección posible. Véase también Redactar contratos en China que funcionen.
Tengo una agencia de colocación registrada en mi país y me gustaría saber qué puedo hacer para proteger los derechos legales de las personas que coloco en China. A veces sus empleadores incumplen los contratos o cambian las condiciones contractuales.
Respuesta: Además de asegurarse de que las personas que coloca en China tienen buenos contratos con sus empleadores en China, su empresa de contratación también debe tener un buen contrato con las empresas chinas con las que realiza sus colocaciones. Véase Redacción de contratos eficaces en China.
¿Qué problemas legales plantea la contratación de trabajadores de envío en China?
Respuesta: Existen muchos requisitos legales en relación con los trabajadores desplazados. Por ejemplo, cuando cubra sus puestos de envío, primero debe asegurarse de que los trabajadores que piensa utilizar pueden ser contratados como trabajadores enviados porque, si no pueden serlo, puede considerarse que los ha contratado directamente como empleados suyos. Si un empresario contrata a alguien en China como trabajador desplazado para eludir la legislación laboral china, las autoridades chinas considerarán ilegal el acuerdo de desplazamiento.
¿Qué debemos hacer para proteger nuestra propiedad intelectual de nuestros empleados y contratistas chinos?
Respuesta: China tiene leyes al respecto, pero no son especialmente claras ni bien comprendidas por los tribunales chinos. Por lo tanto, debe firmar contratos con sus empleados en los que quede claro que su empresa será la propietaria de la propiedad intelectual. Estos contratos también deben establecer los requisitos y expectativas de su empresa en relación con la protección de la PI de su empresa. Los tribunales chinos entienden y hacen cumplir los contratos bien redactados y específicos para China. Me siento obligado a mencionar que en China prácticamente no existen los contratistas independientes, y creer lo contrario es peligroso. Véase Doing Business in China Without a WFOE: Will the Defendant Please Rise.
¿La cláusula de no competencia de mi empleado será efectiva aunque el empleado no haya recibido ninguna compensación por la cláusula de no competencia?
Contestación: ¿Quiere decir que el empleado nunca recibió ninguna indemnización por no competencia tras el cese de la relación laboral? Que una cláusula de no competencia se considere efectiva dependerá de hechos adicionales, como qué acordaron exactamente las partes respecto a las obligaciones del empleado, la duración del impago por parte del empresario, así como lo que digan las leyes locales. Por lo general, los empresarios chinos deben pagar continuamente a sus empleados por un acuerdo de no competencia posterior a la contratación para que siga en vigor. Además, un empleado puede rescindir unilateralmente el acuerdo/disposición de no competencia si el empresario no efectúa los pagos de compensación por no competencia exigidos durante tres meses o más, siempre que el empleado haya cumplido sus obligaciones de no competencia hasta ese momento.
Si en el contrato de trabajo se ha incluido una cláusula de no competencia, pero el trabajador no percibe ninguna retribución, ¿puede el empresario hacer efectiva la cláusula?
Respuesta: Depende mucho de lo que digan el contrato de no competencia y el contrato de trabajo. Véase también mi respuesta a la pregunta anterior.
¿Existen normas obligatorias en materia de seguros para el empresario y el trabajador?
Respuesta: Sí. Cada localidad tiene diferentes prestaciones obligatorias que incluyen los seguros sociales obligatorios. Los seguros sociales más comunes son los de maternidad, desempleo, accidentes laborales, pensiones y seguros médicos. China ha redoblado sus esfuerzos para asegurarse de que todas las empresas extranjeras pagan todo lo que deben en concepto de seguros sociales, por lo que debe asegurarse de que lo hace correctamente.
¿Puedo evitar la condición de empresario contratando temporalmente los servicios de los trabajadores? ¿Funcionaría un contrato temporal recurrente?
Respuesta: China mete a la gente en la cárcel y les multa mucho dinero por tratar a alguien como contratista independiente y por utilizar contratos temporales para evitar los requisitos de empleados y/o fiscales de China. China es muy eficaz a la hora de detectar estas infracciones, por lo que debe evitarlas a menos que un abogado laboralista con experiencia en China le confirme que puede contratar a alguien como empleado temporal. Los contratos temporales recurrentes son una señal de alarma para las autoridades chinas.
Hemos dado el primer paso para reducir las horas/salario de nuestros empleados durante 90 días. No sin negociar con cada uno. El empleado parece mandar. Puede que tengamos que volver a hacerlo. ¿Hasta qué punto podemos contar con FESCO para una buena información?
Respuesta: Para que todo el mundo lo tenga claro, FESCO es una conocida agencia china de contratación de terceros. También ofrece servicios relacionados con los recursos humanos. Nuestros abogados laborales trabajan constantemente con FESCO (y con otras agencias de contratación de terceros) y, en general, suelen ser buenos, pero esto varía según la región e incluso la ciudad. Muchas de las personas de FESCO con las que nos relacionamos hablan bien inglés, pero a veces tenemos que "tender puentes" entre nuestros clientes y FESCO debido a las barreras lingüísticas. A pesar de ello, no debe fiarse de FESCO ni de ninguna otra agencia de contratación de terceros porque su objetivo es hacer lo que les favorece y eso a menudo le perjudicará a usted. No me sorprende que digas que los empleados parecen mandar en China porque el gobierno les favorece, pero la mayoría de las veces cuando los empresarios tienen problemas con sus empleados en China es porque no han sentado las bases adecuadas en sus contratos de trabajo o en las normas y reglamentos de su empresa.
Utilizamos FESCO para gestionar las nóminas y los contratos. Sin embargo, hemos comprobado que FESCO es caro, lento y, en muchos casos, negligente. Aparte de hacerlo nosotros mismos, ¿existen otras opciones?
Respuesta: Es un poco difícil comentar su situación sin reunir más datos. Según nuestra experiencia, FESCO suele ser buena en general (aunque a menudo lenta y siempre cara), pero esto varía según la ubicación. Si FESCO no le responde a tiempo, debería solicitar hablar con un responsable de mayor nivel, y también debería empezar a buscar otros proveedores de servicios de RRHH. Sus opciones también dependerán de su contrato con FESCO. Nunca debe confiar en FESCO para obtener asesoramiento jurídico, ya que no son abogados chinos, ni laborales ni de ningún otro tipo, y su objetivo es protegerse a sí mismos, no a su empresa.
¿Debería exigirse a los empleados de China que firmen un formulario de reconocimiento de nuestro Manual del Empleado y de las políticas de la empresa?
Respuesta: Debe exigir a sus empleados en China que firmen un formulario de reconocimiento (en chino) de su manual del empleado y de las políticas de su empresa, y potencialmente también de otros documentos laborales.
¿Cuáles son sus sugerencias de buenas prácticas para que los empresarios aborden la lucha contra la discriminación y el acoso en China?
Respuesta: No existe un modelo único. Como mínimo, las políticas de su empresa contra la discriminación y el acoso deben ajustarse a todas las leyes chinas nacionales y locales aplicables, y reflejar también la cultura y los valores fundamentales de su empresa. Las empresas extranjeras suelen tener problemas con sus empleados y con el gobierno chino cuando lo único que hacen es traducir sus políticas empresariales no centradas en China al chino sin modificarlas para que funcionen en China.
¿Qué ocurre si un empresario no inicia el proceso de renovación del contrato de un trabajador en los seis meses anteriores a su vencimiento? ¿Existe algún riesgo para el empresario? ¿Hay alguna diferencia si el contrato de trabajo se ha firmado con un extranjero?
Respuesta: Por lo general, no es necesario que el empresario inicie el proceso de renovación del contrato con tanta antelación (seis meses), aunque no está de más empezar antes. Basta con que la empresa inicie el proceso de renovación poco más de un mes antes de que venza el contrato, a menos que haya una cláusula en el contrato que exija que la empresa inicie el proceso de renovación antes. Los requisitos específicos varían en función de la ubicación en China, por lo que es importante que conozca los requisitos del lugar en el que usted y su empleado se encuentran. Un empresario que siga empleando a un trabajador con un contrato caducado puede verse sometido a todo tipo de problemas, incluida una sanción por doble salario. No hay mucha diferencia si el contrato de trabajo es con un extranjero, salvo que, en general, los empleados extranjeros no tienen derecho legal a un contrato de duración indefinida.
¿Están obligados los empresarios chinos a informar a sus empleados sobre las renovaciones de los contratos de trabajo y, en caso afirmativo, con cuánto tiempo de antelación a la expiración del contrato en vigor debe efectuarse dicha notificación al empresario?
Respuesta: Como en muchos otros asuntos de Derecho laboral en China, las normas sobre renovación de contratos varían según el lugar. La mayoría de los lugares exigen que los empleadores notifiquen la renovación o no renovación al menos un mes antes de que expire el contrato de trabajo vigente. Independientemente de lo que disponga la legislación local, nuestros abogados laborales en China suelen recomendar a los empresarios que inicien el proceso de renovación (o no renovación) con antelación, ya que es más fácil abordar esta cuestión antes de que expire el plazo de empleo actual.
¿Puedo contratar contratistas independientes en lugar de empleados en China?
Respuesta: En general, China no admite contratistas independientes. Esto significa que cualquier persona debe ser contratada en virtud de un contrato de trabajo, y su empresa china debe cumplir todas las obligaciones patronales derivadas de dicho empleo, incluido el pago de un salario al empleado y las cotizaciones a la seguridad social y otras prestaciones obligatorias para los empleados. Si no tiene una entidad jurídica en China, no puede contratar directamente a nadie allí y el enfoque del contratista independiente no funcionará. Véase Hacer negocios en China sin una WFOE: que se levante el demandado, por favor. Existen algunas soluciones complicadas.
¿Puede una empresa extranjera enviar a sus empleados a China para realizar algún trabajo de corta duración para sus clientes en China sin obtener ningún visado especial?
Respuesta: Depende de lo que entienda por "visado especial". También depende del tiempo que vayan a trabajar en China y de lo que vayan a hacer allí. No conviene equivocarse, porque las autoridades chinas siempre están buscando extranjeros en China sin el visado adecuado, ya que encontrar a esos empleados es bastante lucrativo para el gobierno.
Tenemos una empleada que empezó muy bien, pero ahora está fatal. Tiene un contrato indefinido. ¿Podemos despedirla?
Respuesta: Que una empleada tenga un contrato indefinido no significa que sea intocable. Normalmente, puedes despedir unilateralmente a un empleado (con contrato indefinido o no) sin tener que pagarle indemnización si puedes demostrar que ha cometido una falta grave que vulnera tus normas y reglamentos. Sin embargo, despedir a un empleado con contrato indefinido es más complicado que despedir a un empleado con contrato fijo. Sus opciones dependerán en gran medida de su contrato de trabajo con este empleado y de las normas y reglamentos de su empresa. Por lo general, si no hay base legal para un despido unilateral, tendrás que intentar estructurarlo como un despido de mutuo acuerdo (que requiere una indemnización de al menos el importe legal por despido) y ella, como empleada indefinida, tendrá mucha más influencia en términos de negociación del despido.
2. Preguntas frecuentes sobre el contrato de trabajo en China
Tengo una versión en inglés de los acuerdos para empleados que nuestra empresa matriz utiliza en todo el mundo. Puedo traducirla al chino y enviarla a nuestros empleados de China para que la firmen?
Respuesta: No es una buena idea. Cuando se trata de contratos de trabajo en China, la localización es clave y un contrato de trabajo que no haya sido redactado para China y para su localidad en China carecerá de las disposiciones necesarias para China y contendrá disposiciones que son completamente inaplicables en China. Un contrato centrado en China también enviará una señal clara a sus empleados en China y a las autoridades laborales y los árbitros/tribunales chinos de que usted entiende cómo funcionan las leyes laborales de China y de que está haciendo el esfuerzo de cumplir dichas leyes. El uso de contratos de trabajo centrados en China disminuye en gran medida las probabilidades de tener problemas con la legislación laboral china y aumenta en gran medida las probabilidades de prevalecer en cualquier litigio laboral en China.
Las autoridades laborales de mi localidad me han facilitado un modelo de contrato de trabajo. ¿Podemos utilizarlo?
Respuesta: No es una buena idea. Estas plantillas son más orientativas que otra cosa. A menudo están anticuadas y no se adaptan a los cambios legislativos nacionales (e incluso locales). Y lo que es más importante, no tienen en cuenta su situación y objetivos específicos ni la situación de sus empleados. El objetivo de las autoridades laborales es proteger a los empleados y los modelos de contrato de trabajo que hemos visto prácticamente siempre no protegen suficientemente al empresario.
Nuestros contratos de trabajo en China sólo están en chino. No pasa nada, ¿verdad?
Respuesta: En realidad, no. Legalmente, tiene sentido porque los contratos de trabajo en China deben estar en chino. Pero prácticamente todas las empresas extranjeras en China deberían tener también todos sus contratos de trabajo en inglés para que cualquier persona de la empresa que pueda tomar una decisión laboral conozca el camino que debe seguir. Siempre redactamos nuestros contratos de trabajo en chino y en inglés (o a veces en algún otro idioma extranjero).
¿Es fácil rescindir un contrato de trabajo ya firmado en China?
Respuesta: En general, es difícil despedir a un empleado durante la vigencia de su contrato y, en contra de la creencia popular, esto incluye a los empleados en periodo de prueba. Según la legislación china, el periodo de prueba forma parte de la duración del contrato y, una vez que se contrata a un empleado en China, es difícil despedirlo.
¿Un contrato de trabajo de duración indefinida nos impedirá despedir a un trabajador hasta su edad legal de jubilación?
Respuesta: Los trabajadores con contrato de duración indefinida están más protegidos contra el despido que los trabajadores con contrato de duración determinada, pero pueden ser despedidos. Un empleado con contrato indefinido puede ser despedido unilateralmente sin indemnización si la empresa puede demostrar que ha cometido una falta grave que vulnera las normas y reglamentos de la empresa. Pero a menudo tiene sentido, desde el punto de vista económico, intentar llegar a un acuerdo con los empleados más problemáticos. A pesar de los problemas que plantean los contratos de duración indefinida, a veces son necesarios para conseguir buenos empleados.
¿Constituye una carta de oferta un contrato de trabajo?
Respuesta: Una carta de oferta no es un contrato de trabajo y nuestros abogados laborales en China nunca han visto una carta de oferta que incluya todo lo necesario para un buen contrato de trabajo en China. Regularmente tomamos las cartas de oferta de nuestros clientes e incorporamos los términos relevantes de esas cartas en contratos de empleo en China completos y ejecutables, pero hacerlo siempre requiere que hagamos supresiones, cambios y adiciones sustanciales.
Llevamos años utilizando este mismo modelo de contrato de trabajo y ningún empleado se ha quejado de él. Entonces, ¿por qué necesito que lo revisen?
Respuesta: El mero hecho de que ningún empleado se haya quejado de sus contratos de trabajo no significa que no haya que mejorarlos. De hecho, el hecho de que nunca se hayan quejado de sus contratos de trabajo probablemente significa que no le protegen tanto como deberían. La legislación laboral nacional y local de China y sus políticas de aplicación cambian constantemente, y es conveniente que sus contratos de trabajo reflejen esos cambios. Véase Legislación laboral china: Local and Not So Simple. Su propia situación puede haber cambiado y usted quiere que sus contratos de trabajo también lo reflejen. A menudo revisamos contratos de trabajo que tenían sentido para una empresa que tenía 20 empleados en una ciudad haciendo una cosa y ahora no tienen sentido para la misma empresa con 200 empleados haciendo diez cosas diferentes en tres ciudades distintas. No querrá que su empresa se adelante a sus contratos de trabajo.
3. NORMAS Y REGLAMENTOS DE LA PATRONAL CHINA FAQS
Tengo varias políticas de empresa separadas que tratan temas diferentes, como las horas extraordinarias, los permisos de los empleados y la disciplina. ¿Deberían estar en un solo documento?
Respuesta. Sí. Necesita un documento completo de normas y reglamentos de empresa que incluya todas sus políticas/normas de empresa. En primer lugar, es lo que les gusta ver a las autoridades chinas. En segundo lugar, cuantos menos documentos tenga, más fácil le resultará a la dirección hacer cumplir las políticas de la empresa y a los empleados conocerlas y cumplirlas. En tercer lugar, al incluir todas las políticas en el mismo documento, será más fácil buscar y eliminar cualquier posible incoherencia. En cuarto lugar, así le resultará más fácil mantenerlo todo actualizado. Por último, tener todas las políticas y normas de la empresa en un solo documento y hacer que cada uno de sus empleados firme un recibo que demuestre que lo ha recibido le proporcionará una mayor protección.
¿Necesito un reglamento de empresa distinto para cada una de mis oficinas en China?
Respuesta: Sí. La legislación laboral china está localizada y las normas/prácticas laborales difieren según la ciudad y, a veces, incluso según el distrito dentro de la misma ciudad. Las diferencias entre las distintas normas y reglamentos dependerán de dónde estén ubicadas sus oficinas y sus empleados. Por ejemplo, si tiene una oficina en Pekín y otra en Shanghai, es probable que tenga normas y reglamentos muy diferentes para estas dos ciudades. Por otro lado, si todas sus oficinas están en la provincia de Guangdong, es probable que tenga normas y reglamentos de empresa bastante similares entre sus oficinas.
Llevo mucho tiempo operando en China y nunca he tenido un reglamento. ¿Es demasiado tarde para empezar a hacerlo ahora?
Respuesta: No. Contar con un conjunto de normas y reglamentos empresariales bien redactados no resolverá los problemas pasados, pero ayudará a prevenir los futuros.
Las normas y reglamentos parecen tener un tono negativo. ¿Las aceptarán mis empleados?
Respuesta: Sus normas y reglamentos deben ser razonables para que puedan aplicarse en China. Pero siempre que sean razonables y aplicables, y las aplique de acuerdo con la legislación china, sus empleados deben cumplirlas. Una cosa que usted, como empresario, debe hacer es obtener un acuse de recibo firmado por sus empleados que demuestre que han recibido una copia de sus normas y reglamentos. La firma de ese acuse de recibo significa que han aceptado sus normas y reglamentos. Una gran parte de las normas y reglamentos de la empresa en China se refieren a la disciplina y el despido de los empleados, pero un conjunto de normas y reglamentos bien redactados también debe ofrecer explicaciones detalladas sobre los derechos y prestaciones de los empleados, lo que les proporcionará claridad y protección. Un reglamento de empresa bien redactado es bueno tanto para los empresarios como para los empleados, y prácticamente todos sus empleados lo reconocerán y estarán dispuestos a aceptarlo.
¿Puedo utilizar un reglamento modelo de Internet?
Respuesta: Sólo si no le importa prevenir los problemas de los empleados y los costosos litigios laborales. Sus normas y reglamentos deben ajustarse a su situación específica, a su sector, a su localidad y, lo que es más importante, a sus problemas, objetivos y preocupaciones específicos. Todos los empresarios para los que hemos redactado normas y reglamentos tienen sus propios programas/políticas/reglamentos y la labor de nuestros abogados laborales en China es ayudarles a determinar si lo que quieren es viable y legal para su situación y localidad específicas.
Nuestras auditorías de empresas suelen comenzar con la revisión por parte de nuestros abogados laborales de todos los documentos relacionados con los recursos humanos, pero a menudo se prolongan hasta que nos desplazamos a las instalaciones de la empresa para entrevistar in situ al personal clave y a otros empleados. Independientemente de lo que hagamos, el objetivo es siempre el mismo: averiguar qué debe hacer el empresario para minimizar los problemas legales de los empleados y reducir la probabilidad de demandas y multas del gobierno. Para ello, elaboramos un plan de acción para remediar cualquier problema o preocupación que encontremos durante nuestra revisión. Estas medidas casi siempre implican la revisión de los documentos laborales existentes y la redacción de otros nuevos.
4. PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE LA AUDITORÍA DE EMPRESAS EN CHINA
¿Por qué necesitamos una auditoría empresarial si ningún empleado nos ha reclamado nunca?
Respuesta: Porque una auditoría de la empresa es, con diferencia, la mejor manera de conocer sus posibles riesgos/exposiciones normativas/judiciales y la idoneidad de su programa de RRHH. Si durante este proceso se revelan problemas que deben solucionarse inmediatamente, puede ponerse manos a la obra rápidamente. Pero si no tiene una auditoría de empresa, lo más probable es que no se dé cuenta de un problema hasta que sea demasiado tarde.
¿Podemos limitar la revisión de documentos a los contratos de trabajo?
Respuesta: Si su objetivo es reducir los riesgos de su empresa, le recomendamos una revisión exhaustiva de todos sus documentos relacionados con el empleo, no sólo de sus contratos de trabajo. Si sus documentos laborales consisten únicamente en contratos de trabajo, puedo decirle ahora mismo que necesita más. Véase, por ejemplo, China Employer Rules and Regulations: A Must Have No Matter Your Size.
Actualmente tenemos un litigio con un empleado. ¿Se puede realizar una auditoría paralelamente?
Respuesta: Razón de más para tener uno. Los problemas que tiene con sus empleados no significan necesariamente que no esté cumpliendo la legislación laboral china, pero probablemente signifique que hay cosas importantes en su programa de RRHH que deben arreglarse. Por ejemplo, es frecuente que los empleados presenten reclamaciones en busca de algo que se les prometió en las normas y reglamentos de la empresa pero que no se les proporcionó. En este tipo de situaciones, empezamos preguntando si el empresario sabía que había prometido la prestación por la que se le demanda y si alguna vez quiso prometer la prestación por la que se le demanda y si quiere seguir prometiendo la prestación por la que se le demanda. La mayoría de las veces, el empresario ni siquiera lo sabe porque sus normas y reglamentos están en chino, redactados por su primer empleado chino hace muchos años, y sólo están en chino. Prácticamente siempre, el empresario quiere eliminar o al menos modificar la promesa. Hacer que un abogado laboralista chino examine todos sus documentos laborales y considere cómo revisarlos a la luz de una reclamación existente de un empleado es siempre una buena idea.
¿Qué se hace exactamente en una auditoría empresarial y cuál es el plazo de entrega?
Respuesta: Lo primero que hacemos es solicitar al empresario todos los documentos laborales escritos utilizados para su(s) oficina(s) de China. Al mismo tiempo, pedimos al empleador que nos informe sobre cualquier problema pendiente o inminente de los empleados del que tenga conocimiento. Nuestros abogados laborales en China revisan entonces todos los documentos que recibimos del empleador, y prácticamente siempre pedimos más documentos porque los documentos laborales que recibimos suelen mencionar otros documentos que no recibimos. Muchas veces los otros documentos ni siquiera existen, ya sea porque el empresario no sabía que se mencionaban en sus documentos laborales existentes o porque se olvidó de redactarlos. Esto hay que remediarlo. A continuación, redactamos un memorándum en el que evaluamos la situación de los recursos humanos de nuestro cliente, junto con comentarios documento por documento y propuestas sobre los pasos a seguir. Cuanto más rápido se nos faciliten los documentos que solicitamos, más rápidamente podremos completar nuestra revisión, pero por lo general nos lleva entre 2 y 4 semanas.
Somos una pequeña empresa. ¿Necesitamos realmente una auditoría empresarial?
Respuesta: El tamaño de su empresa no determina sus riesgos de cumplimiento y litigio. Aunque las probabilidades de que se enfrente a una reclamación de un empleado cuando tenga diez empleados serán menores que si tiene 10.000, cuanto más pequeña sea su empresa, mayor será el impacto de cualquier reclamación de un empleado. Piense en una auditoría de empresa como una especie de chequeo de bienestar para su programa de RRHH. Cualquier empresa con empleados se beneficia de ello.
