Si tiene una filial en el extranjero, necesita proteger su propiedad intelectual (PI) y las políticas de la empresa con acuerdos de empleo a medida. De lo contrario, corre el riesgo de perder activos valiosos, enfrentarse a litigios y dañar su reputación. En este post, le mostraremos cómo crear un paquete eficaz de acuerdos de empleo para filiales en el extranjero que cubra todos los aspectos esenciales.
Introducción
Estructurar adecuadamente los acuerdos de empleo debe ser una de las principales prioridades a la hora de expandirse al extranjero. Los acuerdos adecuados establecen políticas claras, protegen la valiosa propiedad intelectual (PI) y le sitúan en una posición jurídica más fuerte. Descuidar los acuerdos a medida para sus filiales extranjeras puede dar lugar a descuidos y problemas críticos en el futuro. Esta guía explica los acuerdos clave necesarios y por qué son tan importantes cuando se opera en el extranjero.
Por qué los acuerdos laborales son esenciales para las filiales en el extranjero
La mayoría de las empresas comprenden la importancia de los contratos y acuerdos laborales para sus empleados nacionales. Pero a menudo descuidan a sus filiales en el extranjero. Esto es un error. Los acuerdos adaptados a su filial extranjera son tan importantes -en la mayoría de los casos incluso más- que los de su equipo nacional.
Estos acuerdos tienden a ser más importantes en el extranjero debido a las diferencias en las leyes y prácticas locales y porque en muchos países los compromisos verbales no tienen peso legal. A efectos legales, sólo existe lo que figura en un contrato firmado.
Los acuerdos de empleo herméticos ayudan a proteger la información confidencial y la propiedad intelectual. También establecen expectativas claras en torno a las políticas y la conducta. Un paquete de documentos laborales adecuado desde el principio puede ayudarle a evitar numerosos problemas en el futuro.
Contratos de trabajo: Remuneración, conducta, despido y más
La base del paquete de acuerdos de empleo de su filial en el extranjero debe ser el contrato de trabajo. En la mayoría de los países y en la mayoría de los casos, este acuerdo debe incluir los siguientes términos clave:
- Remuneración y prestaciones
- Horas de trabajo y vacaciones
- Expectativas de conducta
- Disposiciones de rescisión
- Cláusulas de no competencia
- Compromisos de confidencialidad
Aunque los compromisos verbales pueden ser habituales en algunos países, un contrato de trabajo firmado prácticamente siempre tiene más peso si surgen disputas. Asegúrese de que los contratos de trabajo de su filial extranjera cumplen las normas y leyes laborales locales; traducir el contrato de trabajo de un país a otro es un gran error.
Políticas y normas de la empresa
Su filial extranjera también debe tener un manual del empleado claro y por escrito, adaptado a las normas y leyes laborales locales en el idioma local. Pida a sus empleados que firmen acusando recibo y lectura del manual. Por lo general (aunque no siempre), las políticas y normas de su empresa deben abarcar lo siguiente:
- Horas de trabajo, horas extraordinarias y tiempo libre
- Código de vestimenta y normas de conducta
- Procedimientos de reembolso de gastos
- Políticas de discriminación y acoso
- Protocolos de seguridad
- Política de uso de las redes sociales y la tecnología
Acuerdos de confidencialidad: Críticos para la protección de la PI en el extranjero
Hablemos ahora de uno de los componentes más importantes del paquete de acuerdos de empleo de su filial en el extranjero: el acuerdo de no divulgación o confidencialidad, también conocido como acuerdo o cláusula de confidencialidad.
Este acuerdo debe definir la información confidencial y los secretos comerciales, así como las responsabilidades de los empleados para proteger esta propiedad intelectual.
Nunca se insistirá lo suficiente en las ventajas de los acuerdos de confidencialidad para empleados. Sin un acuerdo de confidencialidad, la mayoría de los países le exigirán que demuestre que la información robada es un secreto comercial según la legislación local. Eso no sólo es difícil en sistemas jurídicos desconocidos; la información robada no suele ser un secreto comercial porque los requisitos para que la información sea un secreto comercial suelen ser muy rigurosos.
Por ejemplo, hace poco se pusieron en contacto con nuestro bufete para representar a una empresa tecnológica que se estaba expandiendo por Asia y se enfrentaba a importantes pérdidas causadas por un empleado que había compartido un código de software patentado con un competidor. Llegamos a la conclusión de que la empresa sólo tenía un caso débil porque había utilizado un acuerdo de confidencialidad al estilo estadounidense, en lugar de uno adaptado a la región. Véase NDAs Do NOT Work for China but NNN Agreements Do.
Un acuerdo de confidencialidad firmado (o, en algunos casos, un acuerdo NNN) no sólo facilita la aplicación de la ley al designar claramente cierta información como confidencial, sino que también pone sobre aviso a sus empleados sobre el uso indebido prohibido.
Por lo general, los acuerdos de confidencialidad de sus filiales en el extranjero deben hacer lo siguiente:
- Definir lo que constituye información confidencial
- Dé ejemplos concretos de procesos, fórmulas y listas de clientes protegidos.
- Aclarar que la información confidencial sigue estando protegida una vez finalizada la relación laboral.
- Explique que los empleados no pueden compartir propiedad intelectual protegida con terceros no autorizados.
- Deje claro que el uso no autorizado de información confidencial conllevará el despido, acciones legales y el pago de daños y perjuicios.
- Cumplir las normas locales y la legislación laboral.
Tras comprender la profunda importancia de los acuerdos de confidencialidad, entra en juego otro acuerdo fundamental: el acuerdo de cesión de propiedad intelectual.
Acuerdos de cesión de propiedad intelectual
Además de los acuerdos de confidencialidad, suele ser conveniente que los empleados de sus filiales en el extranjero firmen acuerdos de cesión de propiedad intelectual en los que se deje claro que toda la propiedad intelectual creada durante la relación laboral es propiedad de la empresa. Esto ayuda (aunque en algunos países no evita del todo) a evitar confusiones y disputas en caso de que los empleados reclamen posteriormente la propiedad de cosas como:
- Inventos y patentes
- Derechos de autor
- Marcas
- Código informático propietario
Al igual que los acuerdos de confidencialidad, los acuerdos de cesión de propiedad intelectual son aún más útiles en las filiales extranjeras. Sin esos acuerdos, algunos países considerarán que la propiedad intelectual creada por el empleado pertenece a éste y no a usted, su empleador.
Acuse de recibo de las políticas de la empresa
Es una buena idea exigir a los empleados de su filial en el extranjero que firmen un formulario (en el idioma local) reconociendo que han recibido y leído las políticas y normas de su empresa. Los formularios de reconocimiento traducidos cierran posibles lagunas. Evitan que sus empleados aleguen desconocimiento de las políticas de la empresa y pueden ser muy valiosos en un litigio.
Nos gusta que nuestros clientes incluyan un formulario de acuse de recibo cada vez que incorporan a nuevos empleados extranjeros o actualizan las políticas y manuales de las filiales.
Otros acuerdos laborales a tener en cuenta
Algunos acuerdos adicionales que pueden completar su paquete de empleo en filiales en el extranjero incluyen:
- Acuerdos de no competencia - Se utilizan para limitar la posibilidad de que sus empleados se incorporen a empresas de la competencia o las creen después de abandonar su empresa. Las leyes relativas a estos acuerdos varían mucho de un país a otro.
- Acuerdos de reembolso de formación - Se utilizan para exigir a sus empleados que reembolsen los costes de formación si se marchan poco después de recibirla. En general, no somos muy partidarios de estos acuerdos a menos que haya mucho dinero en juego, por ejemplo, un programa completo de MBA. Si no vas a demandar a un ex empleado por una sesión de formación de 2.800 dólares, probablemente no merezca la pena pagar a un abogado 1.800 dólares por redactar un contrato de este tipo.
- Acuerdos de cesión de invenciones. Se utilizan para definir la propiedad de las invenciones creadas fuera del horario laboral.
Conclusión: Los acuerdos laborales protegen a las filiales en el extranjero.
Disponer de un sólido paquete de acuerdos de empleo para su filial en el extranjero no sólo es una buena práctica, sino una necesidad. Puede ayudarle a proteger su propiedad intelectual, aplicar las políticas de su empresa, evitar problemas legales y mantener su reputación. En este artículo hemos tratado los acuerdos clave que necesita y por qué son tan importantes cuando opera en el extranjero. También le hemos dado algunos consejos sobre cómo adaptarlos a las distintas regiones y situaciones. Sin los acuerdos adecuados, corre el riesgo de perder datos confidenciales, enfrentarse a demandas judiciales y dañar la reputación de su empresa. No espere a que sea demasiado tarde para proteger sus activos en el extranjero: consulte hoy mismo a un abogado especializado en empleo internacional para crear acuerdos de empleo personalizados que cumplan las leyes y normas locales.
