Acuerdos internacionales de fabricación: El poder de los pliegos de condiciones
La externalización de la fabricación requiere una planificación meticulosa, una negociación hábil y una atención inquebrantable a los detalles. Las hojas de términos de fabricación internacional pueden agilizar este proceso, ayudando a los fabricantes y compradores de productos a establecer términos cruciales antes de embarcarse en la redacción formal de un acuerdo de fabricación completo.
El papel de los pliegos de condiciones
Consideremos este escenario: una empresa con sede en Estados Unidos se plantea fabricar una innovadora línea de productos electrónicos en Vietnam para aprovechar las ventajas de costes. Los beneficios potenciales son sustanciales: desde la reducción de los costes laborales y el acceso a ingenieros cualificados hasta la diversificación estratégica de la cadena de suministro para contrarrestar las incertidumbres geopolíticas. Sin embargo, lanzarse de cabeza a un acuerdo internacional complejo como el que esto conllevaría puede fomentar la confusión, las disputas y los desembolsos financieros innecesarios.
Las hojas de términos de fabricación internacional, a veces denominadas memorandos de entendimiento (MOU) o cartas de intenciones (LOI). Estas hojas de términos funcionan como un prólogo a un acuerdo de fabricación integral, una especie de hoja de ruta que describe los términos básicos que sustentarán la relación de fabricación entre el fabricante y el comprador del producto.
Al instituir desde el principio un entendimiento transparente, conciso y mutuamente acordado de varios componentes fundamentales de la fabricación, las hojas de términos allanan el camino para un proceso más fluido cuando llegue el momento de formalizar el acuerdo final. Esta armonización en cuestiones cruciales reduce las posibilidades de malentendidos y ahorra tiempo y gastos legales que, de otro modo, se invertirían en limar asperezas más adelante.
Negociar una hoja de términos de fabricación con su fabricante potencial no sólo puede afinar su comprensión de las posiciones y dinámicas de cada uno, sino que también puede servir como una prueba de fuego para determinar la viabilidad de seguir adelante. Si la negociación de la hoja de términos revela desacuerdos fundamentales o desajustes, se convierte en una oportunidad para que usted evite comprometer tiempo y recursos financieros adicionales significativos para redactar un Acuerdo de Fabricación Internacional completo.
Ventajas de los pliegos de condiciones
El uso estratégico de las hojas de términos confiere una serie de beneficios tanto al comprador del producto como al fabricante implicado en los acuerdos internacionales de externalización, entre los que se incluyen los siguientes
Ahorro de tiempo y costes. Negociar los términos principales por adelantado agiliza el proceso de redacción del contrato, reduce las idas y venidas sobre cuestiones no resueltas y minimiza el tiempo de redacción y revisión legal.
Alineación y claridad. Las hojas de términos proporcionan una hoja de ruta clara, asegurando que tanto el comprador como el fabricante están en la misma página con respecto a cuestiones críticas antes de comenzar el acuerdo completo, reduciendo así la probabilidad de confusión, desacuerdos y expectativas desalineadas.
Negociaciones más rápidas: La negociación de una hoja de términos establece un entendimiento mutuo sobre los términos clave y crea puntos de anclaje que aceleran las negociaciones restantes.
Mitigación de riesgos. El examen previo de las cuestiones esenciales permite a ambas partes evaluar y abordar los posibles riesgos, retos y limitaciones de capacidad antes de redactar el contrato.
Personalización. Su Hoja de términos de fabricación internacional puede y debe personalizarse para adaptarse a las necesidades específicas de la relación entre el comprador y el fabricante, y garantizar así que el Acuerdo de fabricación también se ajuste a las prioridades estratégicas de cada parte.
Marco coherente a escala mundial. Las hojas de términos de fabricación internacional pueden ayudarle a establecer un marco coherente alineado con las normas de su empresa y facilitar la coherencia y la eficiencia operativa en toda su cadena de suministro global.
Cuándo iniciar el proceso de la hoja de condiciones
Lo ideal sería iniciar las conversaciones sobre los términos clave de fabricación en las últimas fases de la relación, una vez que se haya establecido el interés mutuo en la colaboración y se haya llevado a cabo la diligencia debida, pero antes de embarcarse en la redacción del acuerdo de fabricación. Entrar en las minucias de un acuerdo completo antes de asegurar la alineación en los términos principales suele ser una mala idea.
Calendario típico de un pliego de condiciones
Aunque los plazos de los pliegos de condiciones de fabricación internacional están sujetos a variaciones, un proceso típico de pliego de condiciones puede durar entre 2 y 5 semanas y tener el siguiente aspecto:
- Semana 1: El comprador presenta un borrador inicial de la hoja de condiciones al fabricante.
- Semanas 2-3: Las partes intercambian revisiones y negocian los términos.
- Semana 3-4: Se finaliza la hoja de condiciones y recibe el visto bueno de ambas partes.
- Semana 4-5: Los abogados incorporan la hoja de condiciones al borrador completo del contrato de fabricación.
El plazo puede variar sustancialmente en función de la complejidad de las negociaciones y del número de condiciones que requieran una amplia armonización entre las partes. Por ejemplo, llegar a un acuerdo sobre cantidades, precios, derechos de propiedad intelectual, mecanismos de control de calidad y otras condiciones complejas puede requerir un plazo más largo.
Componentes básicos de una hoja de términos de fabricación internacional
Aunque no se trata de una lista exhaustiva, los siguientes son los componentes fundamentales que suelen abordarse en una hoja de condiciones de fabricación internacional (y, por consiguiente, en un acuerdo de fabricación internacional)
1. Duración del acuerdo
- Determine la duración de la relación de fabricación, por ejemplo 2 años con renovaciones automáticas de 1 año.
- Especifique las condiciones de renovación y los periodos de preaviso necesarios para rescindir el contrato (por ejemplo, 90 días de preaviso por escrito).
- Ejemplo: plazo inicial de 2 años, se renueva automáticamente por períodos de 1 año, a menos que una de las partes notifique por escrito con 90 días de antelación su intención de no renovar.
2. Exclusividad
- Establecer si la exclusividad se concede al fabricante para la producción y/o al comprador como único comprador.
- Sopesar las ventajas de la exclusividad para el fabricante frente a los inconvenientes para el comprador de depender de una única fuente, y viceversa.
- Ejemplo: El comprador tendrá la exclusiva de los productos especificados durante la vigencia del acuerdo.
3. Cantidades
- Definir los volúmenes estimados de producto y las cantidades mínimas de pedido.
- Exigir al comprador que facilite previsiones progresivas (por ejemplo, no vinculantes a 12 meses, semivinculantes a 6 meses).
- Ejemplo: El comprador proporcionará una previsión renovable de 12 meses, actualizada mensualmente. Los 3 primeros meses constituyen un pedido en firme.
4. Pedidos
- Describa el proceso de pedido y los plazos de entrega necesarios.
- Especifique si el fabricante puede rechazar pedidos y en qué circunstancias.
- Ejemplo: El comprador emitirá pedidos mensuales al menos 60 días antes de la fecha de entrega solicitada. El fabricante sólo podrá rechazar los pedidos que superen el 125% de la previsión.
5. 5. Condiciones de entrega
- Establecer claramente las condiciones de envío (por ejemplo, EXW, FOB, etc.).
- Defina los plazos de entrega y las posibles penalizaciones por retraso en la entrega, y especifique la cadena de custodia y el punto de transferencia de la titularidad.
- Ejemplo: Las condiciones de entrega serán FOB en las instalaciones del fabricante. La titularidad y el riesgo de pérdida se transfieren al Comprador en el momento del envío. El fabricante garantiza la entrega a tiempo dentro de los 2 días del calendario acordado.
6. Aduanas e importación/exportación
- Especificar qué parte es responsable de clasificar los productos y gestionar el proceso de importación/exportación.
- Describa los procedimientos para el despacho de aduanas y las políticas de conservación de documentos.
- Indicar quién es responsable de los aranceles, los impuestos y el cumplimiento de la normativa.
- Ejemplo: El fabricante clasificará las mercancías de acuerdo con los códigos de la Lista Arancelaria Armonizada facilitada por el Comprador. El fabricante elaborará y conservará toda la documentación aduanera durante al menos cinco años de conformidad con la normativa. El Comprador asume la responsabilidad de los derechos e impuestos de importación.
7. Precios
- Establecer una estructura de precios que incluya descuentos por volúmenes más elevados.
- Definir el proceso y el plazo de preaviso para modificar los precios.
- Ejemplo: Los precios se ajustarán a la tabla adjunta y se mantendrán firmes durante los primeros 6 meses. Cualquier cambio de precios deberá notificarse por escrito con 90 días de antelación.
8. 8. Condiciones de pago
- Especifica el importe del pago, los hitos y los plazos.
- Los métodos más habituales son los depósitos, los pagos progresivos y las condiciones de pago neto.
- Ejemplo: El comprador pagará un depósito del 30% con el pedido, un 30% antes del envío y el resto neto a los 45 días de la entrega.
9. Calidad del producto
- Establecer requisitos y normas de calidad de los productos.
- Definir los procedimientos de control de calidad y los procesos de ensayo.
- Especificar las tasas de defectos aceptables y las consecuencias de la no conformidad.
- Ejemplo: El fabricante mantendrá la certificación de calidad ISO 9001. La tasa de defectos no puede superar el 2% por envío. El comprador puede rechazar y devolver los productos defectuosos a cargo del fabricante.
10. Inspecciones
- Conceder al comprador el derecho a inspeccionar las instalaciones del fabricante y los productos acabados.
- Defina la frecuencia de las inspecciones y los requisitos para resolver los problemas observados.
- Ejemplo: El comprador puede realizar inspecciones trimestrales sin previo aviso de las instalaciones, la documentación y los productos acabados. El fabricante debe subsanar cualquier deficiencia en un plazo de 30 días.
11. Garantías
- Especificar el periodo de garantía, la cobertura y el proceso de reclamación por defectos del producto.
- Defina las responsabilidades a la hora de abordar los problemas relacionados con la garantía.
- Ejemplo: El fabricante ofrece una garantía de 1 año que cubre los materiales y la mano de obra. El comprador puede devolver las piezas defectuosas para su reparación, sustitución o abono a discreción del fabricante.
12. Moldes y utillaje
- Aclarar la propiedad de las herramientas de producción, plantillas, matrices y moldes. A menudo los conserva el comprador.
- Determinar si los costes se amortizarán a lo largo del volumen de producción previsto o si se gestionarán por separado.
- Definir el mantenimiento rutinario y los procedimientos de sustitución si la vida útil del utillaje es limitada.
- Ejemplo: El comprador conservará la propiedad de todo el utillaje, plantillas, troqueles y moldes. El fabricante puede amortizar los costes de utillaje en cinco años y 200.000 unidades producidas. El fabricante realizará el mantenimiento rutinario a su costa. Para el utillaje con vida útil limitada, el fabricante obtendrá la aprobación para su sustitución.
13. 13. Propiedad intelectual
- Aclarar la propiedad de la PI relacionada con los diseños de los productos y los procesos de producción.
- Abordar el uso por parte del fabricante de la PI del comprador y tratar de restringirlo al cumplimiento de los pedidos del comprador.
- Esbozar los procedimientos relativos a la nueva PI creada en virtud del acuerdo.
- Ejemplo: El comprador conserva los derechos sobre todas las especificaciones de los productos suministrados. El fabricante no puede compartir ni utilizar la PI del comprador salvo para producir los productos del comprador. La nueva PI creada en el proceso será propiedad conjunta. El fabricante aceptará las disposiciones del acuerdo NNN.
14. Seguros
- Especificar los tipos de seguro requeridos y los importes mínimos de cobertura.
- Las pólizas más comunes son las de responsabilidad civil general, errores y omisiones (E&O) y responsabilidad por productos defectuosos.
- Ejemplo: El fabricante se compromete a mantener una cobertura de responsabilidad civil general de 5 millones de dólares y un seguro de responsabilidad civil por productos defectuosos de 10 millones de dólares.
15. 15. Limitaciones de responsabilidad
- Especifique los tipos de daños excluidos de la responsabilidad, como los daños consecuenciales o punitivos. Considere la indemnización por daños y perjuicios.
- Establezca límites de responsabilidad basados en umbrales acordados, con excepciones en caso de infracción de la propiedad intelectual, conducta dolosa, etc.
- Ejemplo: Ninguna de las partes será responsable de los daños consecuenciales, punitivos o incidentales derivados del acuerdo. La responsabilidad total por parte se limita a 500.000 dólares. Las excepciones incluyen daños por infracción deliberada de la propiedad intelectual, incumplimiento intencionado o negligencia grave.
16. Indemnización
- Describa las responsabilidades en materia de costes legales y daños y perjuicios por reclamaciones o demandas por infracción de la PI.
- Especifique las condiciones en las que el fabricante debe indemnizar al comprador y viceversa.
- Ejemplo: El fabricante indemnizará al comprador por cualquier reclamación de terceros que alegue una infracción de la PI derivada de los procesos del fabricante.
17. Confidencialidad
- Instituir cláusulas NNN para proteger la información sensible y evitar la competencia y la elusión.
- Prohibir la divulgación no autorizada de datos confidenciales. Las divulgaciones permitidas deben basarse en la necesidad de conocer la información.
- Ejemplo: El fabricante mantendrá la información confidencial del comprador en secreto y segura, y no la revelará a terceros sin autorización previa. El fabricante firmará un acuerdo NNN.
18. Asignación
- Abordar la posibilidad de ceder a terceros derechos u obligaciones derivados del acuerdo.
- Especifique las restricciones o los requisitos de consentimiento en torno a las cesiones y describa los procedimientos de notificación de las cesiones propuestas.
- Ejemplo: Ninguna de las partes podrá ceder este acuerdo sin notificarlo previamente por escrito a la otra parte con 30 días de antelación y sin su consentimiento. Dicho consentimiento no podrá denegarse sin motivos justificados. Cualquier cesión aprobada será vinculante para los sucesores y cesionarios.
19. Derechos de rescisión
- Esbozar las condiciones en las que cualquiera de las partes puede rescindir voluntariamente el acuerdo.
- Defina los plazos de preaviso necesarios.
- Ejemplo: Cualquiera de las partes puede rescindir el acuerdo con un preaviso por escrito de 180 días o inmediatamente en caso de incumplimiento grave no subsanado en un plazo de 30 días a partir de la notificación.
20. Resolución de litigios
- Especificar el proceso para resolver disputas, como negociación, mediación, arbitraje, litigio.
- Indicar la jurisdicción y la legislación aplicable.
- Ejemplo: Las partes intentarán resolver el conflicto mediante negociaciones de buena fe. Si no tienen éxito, las disputas se someterán a arbitraje vinculante según las normas del Centro Internacional de Arbitraje de Singapur. El arbitraje se realizará en inglés y de conformidad con la legislación de Singapur.
21. Incumplimiento
- Especifique qué se considerará Fuerza Mayor.
- Abordar las soluciones en caso de que una de las partes no pueda cumplir con sus obligaciones por causas ajenas a su voluntad.
- Ejemplo: El incumplimiento debido a sucesos como catástrofes naturales, acciones gubernamentales o huelgas laborales no constituirá incumplimiento, siempre que se realicen esfuerzos razonables para cumplir.
Puesta en práctica de los pliegos de condiciones
La aplicación práctica de las hojas de términos suele implicar un proceso en dos fases: alcanzar un acuerdo mutuo sobre los términos clave y, a continuación, formalizar el Acuerdo de Fabricación. Así es como suele desarrollarse:
1. Negociación de los términos fundamentales: Antes de sumergirse en las complejidades de la redacción de un Contrato de Fabricación, tanto el comprador como el fabricante negocian los términos fundamentales esbozados en la hoja de términos. Estos términos sirven de base sobre la que se construirá el Contrato de Fabricación. Es crucial garantizar la concordancia en estos términos para evitar malentendidos y disputas más adelante.
2. Formalización del Acuerdo: Una vez que las partes han llegado a un consenso sobre los términos clave, el siguiente paso es redactar el Acuerdo de Fabricación completo. Este acuerdo abarcará los términos descritos en la hoja de términos, junto con cláusulas adicionales, lenguaje jurídico y detalles específicos. Al basar el acuerdo de fabricación en la hoja de condiciones previamente acordada, se reduce significativamente el riesgo de discrepancias y desacuerdos.
Cómo guiar el proceso de negociación de los pliegos de condiciones
A la hora de entablar negociaciones sobre los detalles de la hoja de términos, a continuación se exponen algunas de las estrategias que hemos visto empleadas eficazmente para optimizar los resultados para todas las partes implicadas:
1. Comprender las motivaciones: Tratar de comprender los factores que impulsan las posiciones de cada parte para lograr la armonización.
2. Fundamentar las posiciones: Aporte pruebas concretas para fundamentar sus puntos de vista, fomentando debates más informados y productivos.
3. Exploración de un punto intermedio: Esforzarse por encontrar el terreno común que se ajuste a los intereses de ambas partes, promoviendo soluciones de colaboración.
4. Priorizar los objetivos clave: Estar preparado para ceder en prioridades menores con el fin de alcanzar objetivos más importantes.
5. Emplear normas objetivas: Utilizar normas objetivas, basadas en datos, para resolver los conflictos, en lugar de basarse únicamente en opiniones subjetivas.
Conclusiones: Cómo facilitar el éxito de los pliegos de condiciones de fabricación
Los pliegos de condiciones para la fabricación internacional son una potente herramienta para sentar las bases que permitan establecer y gobernar con éxito las relaciones entre el comprador y el fabricante. Al facilitar un entendimiento compartido de las prioridades y limitaciones por adelantado, las hojas de términos pueden ayudarle a navegar sus negociaciones de fabricación con eficiencia y eficacia.
Los pliegos de condiciones ofrecen un modelo de alineación que frena los conflictos, reduce los costes, mitiga los riesgos y sienta las bases de una colaboración duradera. Para las empresas que desean ampliar su huella de fabricación a escala internacional, una atención meticulosa a los detalles de los pliegos de condiciones puede reportar dividendos sustanciales.
Nuestro equipo de abogados especializados en fabricación internacional trabaja con los clientes para elaborar pliegos de condiciones adaptados a sus circunstancias y necesidades específicas. Basándonos en nuestra amplia experiencia, ayudamos a elaborar pliegos de condiciones en el idioma local del país del fabricante. La redacción en el idioma nativo promueve la máxima claridad para ambas partes, al tiempo que evita malentendidos que pueden descarrilar las negociaciones. Nuestra experiencia localizada permite a nuestros clientes negociar desde una posición de fuerza y conocimiento cultural con fabricantes extranjeros.
