Cómo gestionar los acuerdos de fabricación internacionales: el poder de las hojas de términos
La externalización de la fabricación requiere una planificación meticulosa, una negociación hábil y una atención inquebrantable a los detalles. Las hojas de términos de fabricación internacional pueden agilizar este proceso, al ayudar a los fabricantes y a los compradores de productos a establecer las condiciones fundamentales antes de iniciar la redacción formal de un contrato de fabricación completo.
El papel de las hojas de términos
Imaginemos el siguiente escenario: una empresa con sede en Estados Unidos se plantea fabricar una línea innovadora de productos electrónicos en Vietnam para aprovechar las ventajas en materia de costes. Las posibles ventajas son considerables: desde la reducción de los costes laborales y el acceso a ingenieros cualificados hasta la diversificación estratégica de la cadena de suministro para contrarrestar las incertidumbres geopolíticas. Sin embargo, lanzarse a ciegas a un acuerdo internacional complejo que esto conllevaría puede generar confusión, disputas y gastos financieros innecesarios.
Aquí es donde entran en juego las hojas de términos de fabricación internacional, a veces denominadas memorandos de entendimiento (MOU) o cartas de intención (LOI). Estas hojas de términos sirven de prólogo a un acuerdo de fabricación completo: una especie de hoja de ruta que describe las condiciones fundamentales que sustentarán la relación de fabricación entre el fabricante y el comprador del producto.
Al establecer desde el principio una visión transparente, concisa y consensuada de diversos aspectos fundamentales de la fabricación, las hojas de términos allanan el camino para que el proceso sea más fluido a la hora de formalizar el acuerdo definitivo. Esta armonización en torno a cuestiones cruciales reduce las posibilidades de malentendidos y permite ahorrar tanto tiempo como gastos legales que, de otro modo, se invertirían en resolver conflictos más adelante.
La elaboración de un documento de términos de fabricación con tu posible fabricante no solo puede ayudarte a comprender mejor las posiciones y dinámicas de ambas partes, sino que también puede servir como prueba de fuego para determinar si es viable seguir adelante. Si durante la negociación del documento de términos surgen desacuerdos fundamentales o desajustes, esto te brinda la oportunidad de evitar dedicar una cantidad significativa de tiempo y recursos económicos adicionales a la redacción de un acuerdo de fabricación internacional completo.
Las ventajas de las hojas de términos
El uso estratégico de las hojas de términos ofrece una serie de ventajas tanto al comprador del producto como al fabricante que participan en acuerdos de subcontratación internacional, entre las que se incluyen las siguientes:
Ahorro de tiempo y costes. Negociar los términos principales desde el principio agiliza el proceso de redacción del contrato, reduce las idas y venidas por cuestiones que se han pasado por alto y minimiza el tiempo dedicado a la redacción y revisión de los documentos legales.
Coordinación y claridad.Las hojas de términosofrecen una hoja de ruta clara, lo que garantiza que tanto el comprador como el fabricante estén de acuerdo en cuestiones fundamentales antes de formalizar el contrato definitivo, reduciendo así la probabilidad de que surjan confusiones, desacuerdos y expectativas divergentes.
Negociaciones más ágiles: La negociación de una hoja de términos permite alcanzar un entendimiento mutuo sobre las condiciones clave y establece puntos de referencia que agilizan el resto de las negociaciones.
Mitigación de riesgos. Analizarlas cuestiones fundamentales desde el principio permite a ambas partes evaluar y abordar los posibles riesgos, dificultades y limitaciones de capacidad antes de redactar el contrato.
Personalización. Su hoja de términos de fabricación internacional puede y debe personalizarse para adaptarse a las necesidades específicas de la relación entre el comprador y el fabricante, garantizando así que el contrato de fabricación se ajuste también a las prioridades estratégicas de cada una de las partes.
Marco coherente a nivel mundial. Las hojas de términos de fabricación internacionales pueden ayudarte a establecer un marco coherente que se ajuste a los estándares de tu empresa y a facilitar la coherencia y la eficiencia operativa en toda tu cadena de suministro global.
Cuándo iniciar el proceso de negociación de las condiciones preliminares
Lo ideal es que las conversaciones sobre los términos clave de la fabricación comiencen en las últimas fases del proceso de establecimiento de la relación, una vez que se haya constatado el interés mutuo en colaborar y se haya llevado a cabo la debida diligencia, pero antes de embarcarse en la redacción propiamente dicha del contrato de fabricación. Adentrarse en los pormenores de un contrato completo antes de asegurarse de que existe un consenso sobre los términos principales suele ser una mala idea.
Plazo habitual para la hoja de términos
Aunque los plazos de las hojas de términos de fabricación internacional pueden variar, un proceso típico de elaboración de una hoja de términos suele durar entre 2 y 5 semanas y se desarrolla de la siguiente manera:
- Semana 1: El comprador presenta al fabricante un borrador inicial de las condiciones del acuerdo.
- Semanas 2-3: Las partes intercambian las revisiones y negocian las condiciones.
- Semanas 3-4: Se ultima el pliego de condiciones y ambas partes lo aprueban.
- Semanas 4-5: Los abogados incorporan el pliego de condiciones al borrador definitivo del contrato de fabricación.
El plazo puede variar considerablemente en función de la complejidad de las negociaciones y del número de condiciones que requieran una amplia coordinación entre las partes. Por ejemplo, llegar a un acuerdo sobre las cantidades, los detalles de los precios, los derechos de propiedad intelectual, los mecanismos de control de calidad y otras condiciones complejas puede requerir un plazo más prolongado.
Los elementos fundamentales de un memorándum de acuerdo para la fabricación internacional
Aunque no se trata de una lista exhaustiva, a continuación se enumeran los elementos fundamentales que suelen figurar en un pliego de condiciones de fabricación internacional (y, por consiguiente, en un contrato de fabricación internacional)
1. Duración del contrato
– Establecer la duración de la relación de fabricación, por ejemplo, 2 años con renovaciones automáticas de 1 año.
– Especificar las condiciones de renovación y los plazos de preaviso necesarios para la rescisión (por ejemplo, 90 días de preaviso por escrito).
– Ejemplo: plazo inicial de 2 años, renovable automáticamente por periodos de 1 año, salvo que cualquiera de las partes notifique por escrito con 90 días de antelación su intención de no renovar.
2. Exclusividad
– Determinar si la exclusividad se concede al fabricante para la producción y/o al comprador como único adquirente.
– Sopesar las ventajas de la exclusividad para el fabricante frente a los inconvenientes para el comprador de depender de un único proveedor, y viceversa.
– Ejemplo: El comprador tendrá la exclusividad sobre los productos especificados durante la vigencia del contrato
3. Cantidades
– Definir los volúmenes estimados de producto y las cantidades mínimas de pedido.
– Exigir al comprador que facilite previsiones continuas (por ejemplo, de 12 meses sin compromiso, de 6 meses semivinculantes).
– Ejemplo: El comprador facilitará una previsión continua de 12 meses, que se actualizará mensualmente. Los tres primeros meses constituyen un pedido en firme.
4. Pedidos
– Describa el proceso de pedido y los plazos de entrega necesarios.
– Especifique si el fabricante puede rechazar pedidos y en qué circunstancias.
– Ejemplo: El comprador emitirá pedidos mensuales al menos 60 días antes de la fecha de entrega solicitada. El fabricante solo podrá rechazar aquellos pedidos que superen el 125 % de la previsión.
5. Condiciones de entrega
– Establezca claramente las condiciones de envío (por ejemplo, EXW, FOB, etc.).
– Defina los plazos de entrega y las posibles sanciones por retraso, y especifique la cadena de custodia y el punto de transferencia de la titularidad.
– Ejemplo: Las condiciones de entrega serán FOB en las instalaciones del fabricante. La titularidad y el riesgo de pérdida se transfieren al comprador en el momento del envío. El fabricante garantiza la entrega puntual en un plazo de 2 días a partir de la fecha acordada.
6. Aduanas e importación/exportación
– Especificar qué parte es responsable de clasificar los productos y gestionar el proceso de importación/exportación.
– Describa los procedimientos para el despacho de aduanas y las políticas de conservación de documentos.
– Indique quién es responsable de los aranceles, los impuestos y el cumplimiento normativo
– Ejemplo: El fabricante clasificará las mercancías de acuerdo con los códigos del Arancel Aduanero Armonizado facilitados por el comprador. El fabricante elaborará y conservará toda la documentación aduanera durante al menos cinco años, de conformidad con la normativa vigente. El comprador asume la responsabilidad de los aranceles e impuestos de importación.
7. Precios
– Establecer la estructura de precios, incluyendo descuentos por volumen.
– Describir el proceso y el plazo de preaviso para la aplicación de cambios en los precios.
– Ejemplo: Los precios se ajustarán a la lista adjunta y se mantendrán fijos durante los primeros 6 meses. Cualquier cambio en los precios requerirá un preaviso por escrito de 90 días.
8. Condiciones de pago
– Especifique el importe del pago, los hitos y los plazos.
– Entre los métodos habituales se incluyen los anticipos, los pagos a cuenta y las condiciones de pago a 45 días netos.
– Ejemplo: el comprador abonará un anticipo del 30 % al realizar el pedido, otro 30 % antes del envío y el resto a 45 días netos a partir de la entrega
9. Calidad del producto
– Establecer los requisitos y normas de calidad del producto.
– Definir los procedimientos de control de calidad y los procesos de ensayo.
– Especificar los índices de defectos aceptables y las consecuencias del incumplimiento.
– Ejemplo: El fabricante deberá mantener la certificación de calidad ISO 9001. El índice de defectos no podrá superar el 2 % por envío. El comprador podrá rechazar y devolver los productos defectuosos a cargo del fabricante.
10. Inspecciones
– Otorgar al comprador el derecho a inspeccionar las instalaciones del fabricante y los productos terminados.
– Especificar la frecuencia de las inspecciones y los requisitos para resolver los problemas detectados.
– Ejemplo: El comprador podrá realizar inspecciones trimestrales sin previo aviso de las instalaciones, la documentación y los productos terminados. El fabricante deberá subsanar cualquier deficiencia en un plazo de 30 días.
11. Garantías
– Especificar el periodo de garantía, la cobertura y el procedimiento de reclamación en caso de defectos del producto.
– Definir las responsabilidades en relación con la gestión de los problemas de garantía.
– Ejemplo: El fabricante ofrece una garantía de un año que cubre los materiales y la mano de obra. El comprador podrá devolver las piezas defectuosas para su reparación, sustitución o abono, a discreción razonable del fabricante.
12. Moldes y utillaje
– Aclarar la titularidad de las herramientas de producción, plantillas, troqueles y moldes. A menudo, la propiedad recae en el comprador.
– Determinar si los costes se amortizarán sobre el volumen de producción previsto o si se gestionarán por separado.
– Definir los procedimientos de mantenimiento rutinario y sustitución en caso de que la vida útil de las herramientas sea limitada.
– Ejemplo: El comprador conservará la propiedad de todas las herramientas, plantillas, troqueles y moldes. El fabricante podrá amortizar los costes de las herramientas a lo largo de cinco años y 200 000 unidades producidas. El fabricante realizará el mantenimiento rutinario a su propio coste. En el caso de herramientas con una vida útil limitada, el fabricante obtendrá la aprobación para su sustitución.
13. Propiedad intelectual
– Aclarar la titularidad de la propiedad intelectual relacionada con los diseños de los productos y los procesos de producción.
– Abordar el uso que el fabricante hace de la propiedad intelectual del comprador y tratar de limitarlo al cumplimiento de los pedidos de este.
– Esbozar los procedimientos relativos a la nueva propiedad intelectual creada en virtud del acuerdo.
– Ejemplo: El comprador conserva los derechos sobre todas las especificaciones de los productos facilitadas. El fabricante no podrá compartir ni utilizar la propiedad intelectual del comprador, salvo para fabricar los productos de este. La nueva propiedad intelectual creada durante el proceso será de titularidad conjunta. El fabricante aceptará las disposiciones/el acuerdo NNN.
14. Seguros
– Especificar los tipos de seguro requeridos y los importes mínimos de cobertura.
– Las pólizas más habituales incluyen la de responsabilidad civil general, la de errores y omisiones (E&O) y la de responsabilidad por productos defectuosos.
– Ejemplo: El fabricante se compromete a mantener una cobertura de responsabilidad civil general de 5 millones de dólares y un seguro de responsabilidad por productos defectuosos de 10 millones de dólares.
15. Limitaciones de responsabilidad
– Especifique los tipos de daños excluidos de la responsabilidad, como los daños indirectos o punitivos. Considere la posibilidad de establecer una indemnización por daños y perjuicios acordada.
– Establezca límites máximos de responsabilidad basados en umbrales acordados, con excepciones, para casos de infracción de la propiedad intelectual, conducta dolosa, etc.
– Ejemplo: Ninguna de las partes será responsable de los daños consecuentes, punitivos o incidentales que se deriven del acuerdo. La responsabilidad total por parte se limita a 500 000 $. Las excepciones incluyen los daños derivados de la infracción dolosa de la propiedad intelectual, el incumplimiento intencionado o la negligencia grave.
16. Indemnización
– Describir las responsabilidades en materia de costas judiciales y daños y perjuicios en caso de reclamaciones o demandas por infracción de la propiedad intelectual.
– Especificar las condiciones en las que el fabricante deberá indemnizar al comprador y viceversa.
– Ejemplo: El fabricante indemnizará al comprador por cualquier reclamación de terceros que alegue una infracción de la propiedad intelectual derivada de los procesos del fabricante.
17. Confidencialidad
– Establecer cláusulas de no divulgación (NNN) para proteger la información sensible y evitar la competencia y el incumplimiento de las normas.
– Prohibir la divulgación no autorizada de datos confidenciales. Las divulgaciones permitidas deberán basarse en el principio de «necesidad de conocer».
– Ejemplo: El fabricante mantendrá la información confidencial del comprador en secreto y a salvo, y no la divulgará a terceros sin autorización previa. El fabricante firmará un acuerdo de no divulgación (NNN).
18. Tarea
– Abordar la posibilidad de ceder a terceros los derechos u obligaciones derivados del contrato.
– Especificar las restricciones o los requisitos de consentimiento relativos a las cesiones y describir los procedimientos de notificación para las cesiones propuestas.
– Ejemplo: Ninguna de las partes podrá ceder el presente contrato sin previo aviso por escrito con 30 días de antelación y sin el consentimiento de la otra parte. Dicho consentimiento no podrá denegarse sin motivo justificado. Toda cesión aprobada será vinculante para los sucesores y cesionarios.
19. Derechos de rescisión
– Describir las condiciones en las que cualquiera de las partes podrá rescindir voluntariamente el contrato.
– Establecer los plazos de preaviso de rescisión exigidos.
– Ejemplo: Cualquiera de las partes podrá rescindir el contrato mediante un preaviso por escrito de 180 días, o con efecto inmediato en caso de incumplimiento grave que no se subsane en un plazo de 30 días a partir de la notificación.
20. Resolución de litigios
– Especificar el procedimiento para resolver controversias, como la negociación, la mediación, el arbitraje o el litigio.
– Indicar la jurisdicción y la legislación aplicable.
– Ejemplo: Las partes intentarán resolver la controversia mediante una negociación de buena fe. En caso de no lograrlo, las controversias se someterán a arbitraje vinculante con arreglo al reglamento del Centro de Arbitraje Internacional de Singapur. El arbitraje se llevará a cabo en inglés y se regirá por la legislación de Singapur.
21. Incumplimiento
– Especificar qué se considerará fuerza mayor.
– Establecer las medidas correctivas en caso de que alguna de las partes no pueda cumplir con sus obligaciones debido a circunstancias ajenas a su control.
– Ejemplo: El incumplimiento debido a circunstancias tales como desastres naturales, medidas gubernamentales o huelgas laborales no constituirá un incumplimiento, siempre y cuando se realicen esfuerzos razonables para cumplir con las obligaciones.
Poner en práctica las hojas de términos
La aplicación práctica de las hojas de términos suele implicar un proceso en dos fases: llegar a un acuerdo mutuo sobre las condiciones clave y, a continuación, formalizar el contrato de fabricación. A continuación se describe cómo suele desarrollarse el proceso:
1. Negociación de las condiciones clave: Antes de adentrarse en las complejidades de la redacción de un contrato de fabricación, tanto el comprador como el fabricante negocian las condiciones fundamentales recogidas en la hoja de términos. Estas condiciones sirven de base sobre la que se construirá el contrato de fabricación. Es fundamental garantizar que ambas partes estén de acuerdo en estas condiciones para evitar malentendidos y disputas en el futuro.
2. Formalización del acuerdo: Una vez que las partes hayan llegado a un consenso sobre las condiciones fundamentales, el siguiente paso consiste en redactar el acuerdo de fabricación completo. Este acuerdo incluirá las condiciones esbozadas en la hoja de términos, junto con cláusulas adicionales, la redacción jurídica y los detalles específicos. Al basar el acuerdo de fabricación en la hoja de términos previamente acordada, se reduce considerablemente el riesgo de discrepancias y desacuerdos.
Cómo llevar a cabo el proceso de negociación de la hoja de términos
A la hora de negociar los detalles de la hoja de términos, a continuación se enumeran algunas de las estrategias que hemos observado que se aplican con eficacia para optimizar los resultados para todas las partes implicadas:
1. Comprender las motivaciones: Intentar comprender los factores que impulsan las posturas de cada parte con el fin de lograr un consenso.
2. Justificar los puntos de vista: Aporta pruebas concretas para respaldar tus opiniones, lo que propiciará debates más documentados y productivos.
3. Buscar un término medio: Esforzarse por encontrar un punto de encuentro que concilie los intereses de ambas partes, promoviendo soluciones colaborativas.
4. Dar prioridad a los objetivos clave: Esté dispuesto a hacer concesiones en cuestiones de menor importancia para poder alcanzar los objetivos más importantes.
5. Aplicación de criterios objetivos: Utilizar criterios objetivos y basados en datos para resolver conflictos, en lugar de basarse únicamente en opiniones subjetivas.
Conclusión: Cómo facilitar la elaboración de hojas de términos de fabricación satisfactorias
Las hojas de términos de fabricación internacional son una herramienta eficaz para sentar las bases que permitan establecer y regular relaciones satisfactorias entre compradores y fabricantes. Al facilitar desde el principio un entendimiento común de las prioridades y limitaciones, estas hojas de términos pueden ayudarle a llevar a cabo sus negociaciones de fabricación con eficiencia y eficacia.
Las hojas de términos y condiciones ofrecen un marco de referencia que permite evitar conflictos, reducir costes, mitigar riesgos y sentar las bases para una colaboración duradera. Para las empresas que desean ampliar su presencia industrial a escala internacional, prestar una atención minuciosa a los detalles de estas hojas de términos y condiciones puede reportar importantes beneficios.
Nuestro equipo de abogados especializados en derecho industrial internacional colabora con los clientes para elaborar hojas de términos adaptadas a sus circunstancias y necesidades específicas. Aprovechando nuestra amplia experiencia, les ayudamos a redactar estas hojas de términos en el idioma local del país del fabricante. La redacción en la lengua nativa garantiza la máxima claridad para ambas partes y evita malentendidos que puedan hacer fracasar las negociaciones. Nuestra experiencia localizada permite a nuestros clientes negociar desde una posición de fuerza y con una perspectiva cultural adecuada con los fabricantes extranjeros.
