Documentos de empleo en China
Reconozcámoslo, navegar por las leyes y normativas laborales chinas es todo un reto. Desde los estrictos requisitos contractuales hasta las inusuales políticas sobre periodos de prueba, vacaciones, etc., comprender y cumplir las prácticas laborales locales de China es fundamental, aunque complejo.
Este artículo ofrece a los empresarios extranjeros una guía detallada sobre la creación eficaz de documentación laboral en China. Resume los documentos clave necesarios, explica consideraciones cruciales sobre aspectos como la estructura retributiva y la formación, y ofrece consejos prácticos para garantizar el pleno cumplimiento de la legislación. Tanto si desea contratar a su primer empleado en una nueva oficina en China como si está redactando contratos para varios trabajadores, este artículo del blog le ayudará a desenvolverse en el distinto panorama laboral chino.
Un correo electrónico sobre la legislación y las prácticas laborales en China
Recientemente leí un correo electrónico enviado a uno de los clientes de mi bufete por uno de nuestros abogados especializados en empleo en China. El correo electrónico explicaba un gran conjunto de documentos de empleo preparados inicialmente sólo para el gerente de la WFOE en China, pero escritos para ser utilizados también con varias contrataciones inminentes de empleados en China.
Dado que este correo electrónico expone tan bien lo que se necesita para que una empresa tenga documentos de los empleados que funcionen bien tanto para el empleador como para el empleado, al tiempo que cumple con las leyes laborales de China, pensé que sería útil incluirlo en este post. A continuación comparto la esencia de ese correo electrónico, modificado para proteger la confidencialidad y reformulado para facilitar su lectura.
Documentos relacionados con el empleo en China
Adjunto encontrará un archivo .zip que contiene borradores de los siguientes documentos relacionados con el empleo para _______ [su responsable en China]:
- Un contrato de trabajo.
- Reglamento de la empresa XYZ WFOE.
- Un Acuerdo de Firma, en el que el empleado reconoce haber recibido y comprendido el Reglamento.
- Un acuerdo sobre secreto comercial y propiedad intelectual.
- Un acuerdo de no competencia.
- Un acuerdo de reembolso educativo.
Al revisar estos documentos, tenga en cuenta las siguientes preguntas y comentarios:
Directrices y consultas para la revisión de documentos
Al revisar estos documentos, tenga en cuenta las siguientes preguntas y comentarios:
1. Información que debe cumplimentarse
En cada acuerdo, hemos resaltado en amarillo las áreas que deben rellenarse antes de la ejecución. Parte de esta información puede recopilarse de antemano, y el resto puede rellenarse a mano. La información que hay que rellenar incluye:
a) Un número de teléfono y fax para ________, como representante legal de la WFOE (probablemente querrá utilizar los números de la oficina de la WFOE de Shanghai, pero depende de usted).
b) La fecha de entrada en vigor del Reglamento (probablemente hoy, o cualquier fecha anterior a la firma de los acuerdos con los empleados).
c) Para _________ [el responsable de China en el país]:
i) Su dirección y número de teléfono de contacto (Shanghai).
ii) La duración del contrato de trabajo (más información a continuación).
iii) La fecha en la que se le abonará el salario durante el período normal de contratación.
iv) El importe exacto de los salarios durante la duración normal del empleo.
v) Si se le pagará en un calendario de 12 o 13 meses (más información a continuación). Por defecto, hemos establecido un calendario de 13 meses.
vi) La duración del periodo de prueba (más información a continuación).
vii) El importe exacto del salario durante el periodo de prueba.
d) La dirección del lugar de trabajo, si es diferente de la sede social.
e) Para el acuerdo de no competencia:
i) La duración del contrato de trabajo.
ii) La duración del acuerdo de no competencia (por defecto, hemos puesto 12 meses; la duración máxima es de 2 años).
iii) La cuantía de la indemnización durante el periodo de no competencia (por defecto, hemos puesto el 50% del salario mensual estándar).
f) Para el Acuerdo de Reembolso de Educación:
i) El nombre del programa de formación.
ii) El periodo de formación.
iii) El lugar de la formación.
iv) El salario y la bonificación proporcionados durante la formación.
v) El total de los gastos de formación.
vi) El periodo de servicio tras la finalización de la formación.
2. Normas y reglamentos
El documento Normas y Reglamentos es básicamente un manual sobre la legislación laboral china. Gran parte del contenido de este documento es obligatorio según la legislación china y, por tanto, no es opcional. Aunque no es lo que yo llamaría una lectura placentera, una revisión inicial de las Normas y Reglamentos probablemente resolverá muchas de las preguntas que pueda tener sobre estos documentos. En esencia, el documento establece las bases de la relación entre la WFOE y los empleados de la WFOE. Para usted, este documento es especialmente importante porque el sistema jurídico laboral chino es muy diferente del estadounidense. La principal diferencia es que Estados Unidos es un sistema de empleo a voluntad: los empresarios pueden despedir a los empleados en cualquier momento y por prácticamente cualquier motivo. El sistema de China es un sistema de empleo por contrato: todos los empleados deben ser contratados en virtud de un contrato de trabajo por escrito y, durante la vigencia de ese contrato, es difícil despedir a un empleado. Más concretamente, un empleado sólo puede ser despedido por causa justificada, y la causa debe estar claramente probada. Por lo tanto, los empresarios deben mantener un reglamento detallado y registros disciplinarios para poder establecer los motivos del despido. Por eso el Reglamento es tan detallado y (desde el punto de vista occidental) tiene un tono tan negativo. Si desea incluir algún otro elemento en el reglamento de su empresa, no dude en comunicárnoslo.
3. Contrato de trabajo
a. Condiciones contractuales
Los contratos de trabajo chinos exigen especificar la duración inicial del empleo y el periodo de prueba.
b. Cese posterior al periodo de prueba
Tras la probación, el despido del empleado puede producirse sin problemas posteriores".
4. Secreto comercial y acuerdo sobre propiedad intelectual
Dado que tus empleados manejarán información privada, hemos incluido un Acuerdo de Secreto Comercial y Propiedad Intelectual para que lo firmen. Excepto en el caso de los altos directivos, como ________, no habrá forma de controlar el comportamiento de sus empleados mediante un acuerdo de no competencia, porque no son lo suficientemente altos como para estar cubiertos por un acuerdo de este tipo. Por lo tanto, dado que su protección se limitará a los términos del Acuerdo de Secreto Comercial y Propiedad Intelectual, le rogamos que lo revise detenidamente y nos comunique si tiene alguna duda adicional.
5. Acuerdo de aprobación
El Acuerdo de Firma deja constancia de que cada empleado ha recibido el Reglamento y acepta cumplirlo. Es importante que los empleados lo firmen para que luego no puedan alegar que no lo han recibido, una alegación frecuente en los arbitrajes laborales en China.
Consideraciones adicionales para la gestión de los empleados
a) Prestaciones adicionales. Le rogamos que nos comunique si desea proporcionar alguna prestación a sus empleados más allá de los mínimos legales establecidos en el Reglamento. Si desea proporcionar una prestación concreta a todos sus empleados, debemos indicarlo en su Reglamento. Si desea proporcionar prestaciones específicas a un empleado concreto, las prestaciones deben detallarse en el contrato de trabajo específico.
b) Viajes. Si sus empleados van a viajar dentro o fuera del país por motivos de trabajo, debe contar con una política de gastos de viaje por escrito. (Véase el artículo 43 del Reglamento).
c) Vacaciones. La norma estatutaria sobre vacaciones de los trabajadores por cuenta ajena es la siguiente:
Primer año de servicio: Sin vacaciones.
Entre 1 y 10 años de servicio: 5 días/año.
Entre 10 y 20 años de servicio: 10 días/año.
20 años o más: 15 días/año.
Tenga en cuenta que estos límites legales se refieren al total de años de trabajo del empleado (es decir, desde el momento en que empezó a trabajar, independientemente de la empresa). Si desea proporcionar más tiempo de vacaciones de lo establecido anteriormente, tendremos que especificar.
d) Salario mensual. Tendrá que convertir el salario anual en salario mensual. Tenga en cuenta que en muchas partes de China se acostumbra a pagar el salario sobre una base de 13 meses, con el último mes pagado justo antes del Año Nuevo chino. Se trata de un método totalmente opcional, pero es importante dejar claro si se va a utilizar o no. Muchos empleados esperan esta "prima de Año Nuevo" y no pagarla (si se espera) puede causar problemas. Esta expectativa varía según el sector, el tipo de empleado (por ejemplo, trabajadores de fábrica frente a trabajadores de oficina) y la ubicación geográfica. Tenga en cuenta que pagar sobre la base de 13 meses no le obliga a pagar más en concepto de salario; simplemente dividiría el salario anual por 13 en lugar de por 12.
e) Bonificaciones. Si tiene previsto contar con un sistema de bonificaciones (por ejemplo, bonificación por rendimiento, bonificación por retención, bonificación por recomendación, etc.), debe establecerse por escrito.
Manual FCPA
Adjuntamos una versión en inglés y otra en chino del manual de la FCPA. Como comentamos el otro día, nos pondremos en contacto con usted en breve para fijar una fecha para que nuestros abogados de cumplimiento empiecen a formar a sus empleados (en EE.UU. y en China) sobre lo que deben hacer para que su empresa cumpla con la FCPA y con las propias leyes anticorrupción de China. Impartiremos esa formación tanto en inglés como en chino, lo que resulte más apropiado para el público concreto.
Glosario de términos
1. WFOE (Empresa de Propiedad Totalmente Extranjera)
Empresa establecida en China que pertenece en su totalidad a inversores extranjeros.
2. FCPA (Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero)
Ley estadounidense que prohíbe a empresas y particulares pagar sobornos a funcionarios extranjeros para favorecer sus negocios.
3. Acuerdo de no competencia
Contrato que impide a un empleado trabajar para la competencia o crear una empresa competidora durante un periodo determinado posterior a la contratación.
4. Acuerdo de reembolso educativo
Contrato que establece las condiciones en las que un empresario se compromete a pagar la formación educativa de un trabajador y las obligaciones de éste a partir de ese momento.
Consejos prácticos básicos: Documentación laboral en China
1. Revisión de la documentación
Asegúrese de que todos los documentos, especialmente los que tienen campos resaltados, se revisan a fondo y se cumplimentan adecuadamente.
2. Cumplimiento de la normativa
Tenga en cuenta la estricta legislación laboral de China y asegúrese de que toda la documentación y las prácticas de empleo se ajustan estrictamente a ella. Tenga en cuenta también que, en lo que respecta a la legislación laboral china, todo es local. Véase Legislación laboral china: Local y no tan simple
3. Enfoque proactivo durante la libertad condicional
Utilice el periodo de prueba con prudencia y garantice una evaluación exhaustiva del rendimiento del empleado para evitar obligaciones contractuales a largo plazo con candidatos inadecuados.
4. Precisión en las prestaciones y la retribución
Exponga claramente cualquier beneficio y bonificación adicionales, y tenga en cuenta las costumbres locales, como el sistema salarial de 13 meses, para alinearse con las expectativas de los empleados.
5. Cumplimiento legal
Esté atento tanto a la FCPA como a las leyes anticorrupción locales y realice una formación meticulosa para garantizar el cumplimiento total en todos los niveles de la organización.
Conclusión
Orientarse por los entresijos de la compleja y estricta legislación laboral china representa un reto formidable. Garantizar una atención meticulosa a la creación, ejecución y gestión de los documentos laborales y el cumplimiento de la normativa local es fundamental para salvaguardar los intereses tanto del empleador como del empleado. El sólido conjunto de documentos, desde el contrato de trabajo hasta el acuerdo de reembolso de gastos educativos, cumple una función vital a la hora de establecer una relación laboral clara, conforme y constructiva.
Para profundizar en la mejor manera de hacer frente a la legislación laboral china, consulte la Guía de buenas prácticas para el empleo en China.
