Guía de buenas prácticas para el empleo en China

Mejores prácticas de empleo en China

Navegar por la legislación laboral china es un poco como desenredar un complicado rompecabezas. ¿Un paso en falso? Podría enfrentarse a cuantiosas multas, demandas perjudiciales o incluso cargos penales. Pero no se preocupe. Hemos volcado nuestra amplia experiencia en esta guía para ayudarle a navegar con mayor confianza. Si quiere entender mejor el panorama laboral chino, éste es su punto de partida. Tenga en cuenta que sólo cubrimos el panorama general y que siempre hay matices locales en juego. En China, las prácticas locales son tan importantes como las normas nacionales. Véase Derecho laboral chino: Local and Not So Simple.

1. Contratos de trabajo válidos

La legislación china exige contratos de trabajo por escrito para todos los empleados, tanto a tiempo completo como parcial. No basta con utilizar una plantilla extranjera o una traducción directa del inglés al chino. Los contratos de trabajo deben cumplir la legislación laboral nacional china, así como las normativas provinciales y locales pertinentes. Entre las cuestiones clave que deben abordar sus contratos de trabajo en China se incluyen:

• Condiciones de empleo precisas, como horario laboral, pago de horas extraordinarias, vacaciones y permisos.
• Duración del periodo de prueba y requisitos de rendimiento
• Estructuras de remuneración y primas
• Causas de rescisión y cláusulas de rescisión

Sus contratos de trabajo en China deben encontrar un equilibrio entre la protección razonable de los intereses del empleador y el respeto de las amplias protecciones de los empleados en China. Las cláusulas contractuales ambiguas o las versiones contradictorias en chino y en inglés suelen dar lugar a litigios. Es fundamental asegurarse de que las versiones en inglés y chino de sus contratos de trabajo coincidan exactamente.

También es esencial mantener actualizados los contratos de trabajo de todo el personal. Utilizar contratos obsoletos que no tengan en cuenta los cambios en las leyes nacionales o locales puede exponerle a una responsabilidad significativa en caso de litigio. A medida que evoluciona la normativa laboral china, los contratos de renovación deben actualizarse en consecuencia para cumplir plenamente la normativa.

Sus contratos de trabajo en China deben ser conformes y adecuados a su ubicación y situación específicas. Tratar de confiar en plantillas genéricas o acuerdos obsoletos no es suficiente, dado el complejo y cambiante panorama normativo de China.

2. Manuales del empleado legalmente conformes

Además de los contratos de trabajo vinculantes, un manual del empleado correctamente localizado proporciona importantes normas complementarias de la empresa, políticas y procedimientos del lugar de trabajo que pueden ayudar a conformar una cultura organizativa productiva y conforme a la ley. Entre los errores más comunes del manual del empleado se incluyen:

• No proporcionar versiones en chino del manual ni obtener formularios de acuse de recibo por escrito del personal chino.
• Utilización de manuales obsoletos que contravienen o ignoran la legislación nacional y local vigente.
• Aplicación incoherente o arbitraria de las políticas del manual que deja margen para las disputas de los empleados.
• Documentación escrita insuficiente de las medidas disciplinarias adoptadas en función de las infracciones de la política del manual.

Para ser eficaces, los manuales del empleado localizados deben cubrir áreas clave como:

• Políticas detalladas de horarios de trabajo y programación, incluidos procedimientos claros de aprobación de horas extraordinarias.
• Código de conducta y normas contra el acoso adaptados a China
• Procesos de mejora y gestión del rendimiento adaptados a las prácticas locales
• Secreto comercial, datos confidenciales y protección de la propiedad intelectual según la legislación china
• Uso de las redes sociales, seguridad de los datos y directrices tecnológicas adaptadas a las normas locales.
• Motivos de despido y otras sanciones

Debe actualizar sus manuales del empleado en China al menos una vez al año, para tener en cuenta los cambios en la legislación laboral y la evolución de sus necesidades empresariales. Un manual completo y actualizado es señal de profesionalidad, ayuda a evitar malentendidos sobre las políticas y normas, y fundamenta jurídicamente la correcta aplicación de las normas de la empresa y las decisiones de despido.

3. Acuerdos de confidencialidad y contratos de no competencia

La legislación laboral china permite que determinados empleados de alto nivel estén vinculados por acuerdos de no competencia, que restringen su capacidad de trabajar para una empresa competidora o iniciar un negocio competidor durante un periodo definido una vez finalizado su empleo. Sin embargo, existen importantes requisitos legales en torno a los acuerdos de no competencia, como:

• Un plazo máximo de dos años tras la separación del empleo
• El alcance geográfico de la cláusula de no competencia debe ser razonable para el sector y la posición.
• El empresario debe indemnizar mensualmente al trabajador durante el periodo restringido posterior al despido

Además de los pactos de no competencia, los empresarios también deben considerar la posibilidad de firmar acuerdos de confidencialidad por escrito con los empleados que puedan manejar secretos comerciales u otro tipo de propiedad intelectual. Estos acuerdos o cláusulas deben especificar claramente qué tipos de divulgación de datos confidenciales están prohibidos y definir cómo deben manejar los empleados dicha información.

Los acuerdos de no competencia y confidencialidad de su empresa en China deben redactarse de forma que protejan razonablemente los intereses comerciales legítimos del empleador, sin dejar de tener en cuenta las restricciones legales de China en torno a los derechos de los empleados. A la hora de hacer cumplir los acuerdos de no competencia, es fundamental prestar especial atención al cumplimiento de las obligaciones de compensación, ya que los empleadores suelen fallar en este aspecto, lo que puede invalidar el acuerdo de no competencia.

4. Navegar por los periodos de prueba de los empleados

Establecer periodos de prueba definidos para las nuevas contrataciones puede ser una importante herramienta de gestión para evaluar la aptitud de los empleados y alinear las expectativas de rendimiento antes del empleo regular. Sin embargo, los derechos de rescisión siguen siendo limitados para los empleados chinos en período de prueba. Nuestros abogados laborales en China a menudo escuchan los siguientes conceptos erróneos sobre el período de prueba de los empleados en China:

• Los empleados pueden ser despedidos fácilmente sin causa justificada antes de que finalice el periodo de prueba.
• Los empresarios pueden ampliar libremente la duración del periodo de prueba a su discreción.
• La libertad condicional reduce los derechos y protecciones de los trabajadores

En China, el despido de empleados en período de prueba requiere que se documenten los problemas de rendimiento y se emitan advertencias por escrito, incluso durante el período de prueba, y los empresarios no deben asumir una mayor flexibilidad para despedir arbitrariamente a los empleados en período de prueba. Comunicar claramente las expectativas y documentar objetivamente cualquier problema de rendimiento es vital para evitar conflictos.

También es esencial seguir de cerca y cumplir las fechas de finalización del periodo de prueba especificadas en los contratos de trabajo. Intentar rescindir un contrato inmediatamente después de que expire el periodo de prueba puede dar lugar a impugnaciones por parte del empleado, ya que algunos tribunales han rechazado casos basados en fechas de expiración técnicas. Navegar adecuadamente por los periodos de prueba requiere comprender el estricto sistema de contratos de trabajo de China.

5. Los complejos requisitos chinos para el pago de las horas extraordinarias

Las normas sobre compensación de horas extraordinarias de la legislación laboral china suelen coger desprevenidos a los empresarios extranjeros. A continuación se exponen las normas aplicables a las horas extraordinarias en China:

• Los directivos y altos cargos no suelen estar exentos del pago de horas extraordinarias.
• Ofrecer futuras compensaciones de "tiempo compensatorio" no puede eximir de la obligación de compensar las horas extraordinarias
• Los empresarios son responsables de controlar y documentar las horas extraordinarias, no sólo los empleados
• Obtener el consentimiento verbal de un empleado para hacer horas extraordinarias suele ser insuficiente para eludir las obligaciones salariales

Además, el uso de horarios alternativos, como horarios flexibles o globales, requiere la aprobación previa del gobierno en función del tipo de trabajo y del puesto. Este proceso de aprobación suele ser más estricto de lo esperado.

Debe tener cuidado al gestionar las horas extraordinarias y la compensación para evitar infracciones. Incluso un incumplimiento involuntario puede generar graves responsabilidades financieras y legales. Es esencial llevar un control constante y registros precisos de las nóminas.

6. Política de permisos: Anuales, por enfermedad, maternidad y más

La gestión de las vacaciones de los empleados es otro ámbito en el que los empresarios extranjeros deben cumplir los requisitos de China. Los empresarios deben tener en cuenta lo siguiente:

• Los empresarios deben proporcionar el número obligatorio de días de vacaciones anuales retribuidas en función de la antigüedad del trabajador.
• Se aplican las normas en materia de transferencia y pérdida de vacaciones anuales. Obtenga una confirmación por escrito del empleado en caso de pérdida de las vacaciones.
• La duración de la baja por enfermedad depende de la antigüedad, la causa de la enfermedad y la normativa local.
• Seguir pagando las prestaciones de la seguridad social del personal con baja por enfermedad aprobada.
• Ofrecer bajas por embarazo y maternidad, además de las prestaciones relacionadas, tal y como exige la ley.
• Extremar las precauciones antes de disciplinar o despedir a personal embarazada o en período de lactancia.

Es fundamental cumplir estrictamente todos los requisitos, restricciones y procesos relativos a los permisos. Nunca trate la situación de permiso de un empleado como una licencia para tomar medidas disciplinarias o despedirlo.

7. La Seguridad Social: Comprender las obligaciones de cumplimiento

Uno de los principales escollos recurrentes en materia de cumplimiento es el de los seguros sociales obligatorios. Los empresarios deben proporcionar pensiones, asistencia médica, desempleo, maternidad y otros seguros y prestaciones obligatorios. Esta obligación comienza en la fecha de contratación del empleado y se aplica al personal a tiempo completo y a tiempo parcial.

Algunos fallos comunes de la seguridad social son

• No registrar correctamente a los empleados en los sistemas
• Contribuir con un nivel salarial incorrecto o no actualizar los ingresos como es debido.
• Eximir ilegalmente a trabajadores extranjeros o de Hong Kong/Macao/Taiwán
• Exclusión indebida de determinados trabajadores a tiempo parcial de los programas
• No seguir pagando las primas de la seguridad social durante la baja por enfermedad del trabajador

El incumplimiento genera una amplia responsabilidad que va más allá de las multas administrativas. Los empleados perjudicados pueden (y a menudo lo hacen) interponer una demanda civil por daños y perjuicios.

8. Evitar errores con el personal expatriado y extranjero

La legislación china suele conceder a los trabajadores extranjeros los mismos derechos laborales que al personal local chino. Las asignaciones de expatriados requieren un cuidado especial para evitar errores como los siguientes:

• El despido unilateral ilegal de extranjeros sin la debida documentación de la causa - esto a menudo requiere la estructuración de un acuerdo de separación mutua.
• Discrepancias problemáticas entre las cartas de oferta y los contratos de trabajo definitivos en China
• Incluir cláusulas ilegales o inaplicables en los acuerdos de expatriación sobre motivos de rescisión, no competencia, etc.
• No firmar un acuerdo de empleo específico para expatriados en China

La mejor práctica es disponer de contratos de trabajo bilingües que cumplan las normas y que hayan sido examinados por un asesor jurídico laboral con conocimientos sobre los acuerdos de expatriación en China. También es aconsejable localizar las políticas de RR.HH. para el personal expatriado, de modo que se integren sin problemas con las políticas de la empresa para el equipo chino nacional. Cumplir la legislación y documentar los problemas de rendimiento es vital para evitar disputas y trastornos.

9. Despido de empleados: No se salte los requisitos de procedimiento

La estricta legislación laboral china dificulta el despido de empleados. Incluso si se tiene una causa bien documentada para disciplinar o despedir, los errores de procedimiento pueden hacer que el despido sea ilegal según las autoridades y los tribunales chinos.

Se requiere un análisis metódico para ejecutar los despidos correctamente. A continuación se presentan algunas de las preguntas más comunes que nuestros abogados laborales en China hacen al revisar la probabilidad de que nuestro cliente prevalezca en una demanda por despido injustificado:

• ¿Las normas, códigos de conducta y políticas de rendimiento de su empresa están actualizados, son aplicables y reconocidos por los empleados? Las políticas anticuadas o arbitrarias debilitan los argumentos de justa causa.
• ¿La documentación escrita de su empresa establece claramente la base del despido y demuestra el cumplimiento de las normas? La escasez de pruebas invita a la impugnación.
• ¿Se ha seguido todo el proceso de despido, incluida la consulta con el sindicato, si procede? Los atajos suelen hacer descarrilar los casos.
• ¿Se ajustan a la normativa el plazo de preaviso, las condiciones de despido y la redacción de las notificaciones o acuerdos? Los tecnicismos importan.

En muchos casos, la estructuración de una separación mutua mediante un acuerdo de conciliación ofrece más flexibilidad y seguridad a los empresarios que la rescisión unilateral. Los despidos precipitados sin la base adecuada suelen ser contraproducentes. Los acuerdos de conciliación "hágalo usted mismo" son una receta para el desastre, casi siempre.

10. Realizar auditorías periódicas y actualizar los contratos de los empleados

El entorno normativo de China evoluciona constantemente, por lo que retrasarse en el cumplimiento es un riesgo frecuente:

• Los contratos de trabajo caducan y no se renuevan en los plazos previstos
• Las políticas y manuales entran en conflicto con las nuevas leyes nacionales o locales
• La falta de formularios de reconocimiento debilita la capacidad de ejecución
• Mala fundamentación de las medidas disciplinarias, los despidos y los procesos relacionados.

Realizar auditorías periódicas de sus prácticas de RRHH en China es esencial para detectar posibles problemas a tiempo. Todos los documentos laborales deben revisarse y actualizarse periódicamente a medida que cambian las leyes y las condiciones empresariales.

11. Cómo gestionar un conflicto laboral en China

Los conflictos laborales en China suelen resolverse de una de las siguientes maneras: consulta, mediación, arbitraje o litigio. En comparación con otros métodos, la consulta suele ser el más sensato porque si las partes son capaces de llegar a un acuerdo, les ahorra tiempo y dinero.

Como alternativa, las partes pueden optar por la mediación, ya sea a través de un comité de mediación interno de la empresa o de una organización de mediación externa. Después de que las partes firmen un acuerdo de mediación por escrito y que éste sea firmado por el mediador y la organización de mediación, el acuerdo será vinculante para las partes. Si una de las partes incumple el acuerdo de mediación, la otra puede presentar una demanda de arbitraje laboral.

Las partes pueden optar por el arbitraje en lugar de la mediación. El plazo de prescripción habitual para iniciar el arbitraje de un litigio laboral es de un año y empieza a contar en cuanto la parte sabe o debería haber sabido que se ha producido el perjuicio. Antes de iniciar el procedimiento de arbitraje, los árbitros suelen intentar mediar. Si las partes se niegan a mediar, o no llegan a un acuerdo tras la mediación, el tribunal procede al arbitraje. La ley exige que el laudo arbitral se dicte en los 45 días siguientes a la aceptación de la solicitud de arbitraje. En casos complicados, puede concederse una prórroga de hasta 15 días.

En general, cada parte dispone de 15 días tras la recepción de la decisión arbitral para presentar una demanda. Sin embargo, para los siguientes casos "especiales", el laudo arbitral entra en vigor inmediatamente después de su emisión y permanece así hasta que sea invalidado por el tribunal: (1) reclamaciones de pago de la indemnización laboral, los gastos por lesiones laborales o la compensación económica del empleado, siempre que el importe en litigio no sea superior a 12 veces el salario mínimo mensual local; (2) reclamaciones relativas a la aplicación de las normas laborales nacionales sobre tiempo de trabajo, tiempo de descanso, vacaciones o seguridad social.

El derecho del empresario a litigar es más restringido: en el plazo de 30 días desde la recepción de la decisión arbitral, el empresario puede presentar una solicitud ante el tribunal intermedio aplicable para invalidar el laudo arbitral sólo cuando pueda demostrar que se ha producido una de las siguientes situaciones: (1) que hay un error en la aplicación de la ley o reglamento, (2) que el comité de arbitraje carece de jurisdicción, (3) que hay una violación del debido proceso, (4) que la evidencia en la que se basa la decisión es falsa, (5) que la parte prevaleciente ocultó evidencia suficiente para impedir un fallo justo, y (6) que el árbitro o árbitros cometieron irregularidades, incluyendo exigir o aceptar sobornos, cometer peculado o tomar intencionalmente una decisión contraria a los hechos y las leyes.

Por último, las partes también pueden optar por litigar, pero suele ser el último recurso, ya que en el caso de un conflicto laboral (a veces puede resultar complicado determinar si un conflicto puede clasificarse como laboral), las partes deben someterse primero a un arbitraje laboral, incluso antes de llevar el asunto a los tribunales.

Conclusión

A medida que el panorama de la legislación laboral china se hace más complejo y evoluciona con mayor rapidez, las empresas extranjeras deben mantenerse ágiles, informadas y proactivas. Mantener un cumplimiento legal continuo requiere experiencia y una vigilancia constante. Los escollos pueden evitarse utilizando contratos de trabajo personalizados, adoptando políticas localizadas, manteniendo una documentación rigurosa y realizando auditorías periódicas. En caso de duda sobre decisiones importantes, es prudente buscar asesoramiento bicultural experimentado. Con las bases de RRHH adecuadas, los empresarios extranjeros pueden crear equipos y operaciones productivos y rentables en China.