Relaciones de distribución en China
Recientemente hemos escrito sobre la tendencia en los negocios en China, donde las empresas están pasando de las relaciones de empresa conjunta a las relaciones de distribución. Esto está ocurriendo con los fabricantes chinos y sus distribuidores no chinos en el mercado nacional del distribuidor. También está ocurriendo en China con los distribuidores o representantes chinos y los fabricantes y proveedores de servicios no chinos a los que representan.
No me refiero necesariamente a las empresas de venta directa (véase aquí) con cientos o miles de distribuidores en China (véase ¿Quién sigue haciendo negocios en China?), que continúan operando de diversas formas creativas, desde las totalmente legales hasta las algo cuestionables.
Esta publicación se centra en las empresas extranjeras que contratan a uno o más distribuidores o agentes de ventas externos con sede en China. Estos representantes no empleados necesitan títulos importantes para representar con éxito a la empresa extranjera en China, especialmente si el canal de ventas involucra a partes interesadas del gobierno chino. Esto es fácil de entender, pero también fácil de malinterpretar.
A la hora de establecer relaciones con distribuidores en China, hay dos factores clave que pueden determinar el éxito o el fracaso de su representante chino: su cargo y la autoridad que le otorgue. Si bien es fundamental contar con términos contractuales claros, la designación estratégica de cargos y la delegación de poderes legales allanan el camino para que su distribuidor genere ventas, especialmente con las partes interesadas del gobierno. En este artículo se analiza cómo las empresas internacionales que se introducen en China pueden otorgar poderes legales a sus socios locales, lo que les permite crecer y minimizar los riesgos.
Dos formas de delegar autoridad para hacer negocios en China
Para la mayoría de las empresas, hay dos cuestiones clave en relación con sus agentes chinos. En primer lugar, y lo más importante, los términos del acuerdo de distribución o agencia deben ser absolutamente claros. A veces, estos contratos se redactan con títulos como «acuerdo de distribución», «acuerdo de concesión», «acuerdo de agencia», «acuerdo de relación» o similares.
En el mundo jurídico, los títulos de los contratos importan mucho menos que su contenido. Es importante que las empresas se aseguren de que solo otorgan a sus socios chinos las facultades específicas que necesitan, nada más. Sin un contrato bilingüe hermético que regule la relación, las empresas corren el riesgo de que sus operaciones en China se descontrolen. (Véase Contratos bilingües en China: ¡no se deje engañar!).
La segunda cuestión es garantizar que los representantes chinos de la empresa obtengan títulos que suenen importantes sin otorgarles ninguna autoridad implícita. Esto es relativamente fácil de demostrar con un buen contrato. Si surge un problema porque el socio chino ha actuado más allá de su función asignada, puede ser muy difícil de resolver. Basarse en chats fragmentados de WeChat o correos electrónicos en lugar de un contrato claro hace que resolver los problemas sea extremadamente difícil, especialmente en un tribunal chino.
Un poco sobre la ley de agencias en China
El concepto jurídico de «agencia» se refiere a las normas legales de China que regulan cómo una persona puede actuar en nombre de otra en el ámbito empresarial. Esto está contemplado en las leyes mercantiles y civiles de China.
El «representante legal» es una figura clave en la legislación china, similar a un director ejecutivo. Tiene una importante responsabilidad legal por las acciones de una empresa en China, lo que puede tener consecuencias positivas y negativas. Puede emprender cualquier acción legal en nombre de la empresa, pero también es a quien acude el Gobierno si las cosas salen mal.
En el caso de las empresas de propiedad totalmente extranjera que operan en China, el representante legal suele ser el presidente de la empresa matriz extranjera, con ciertas facultades delegadas al personal chino.
Algunas empresas intentan mantener la distancia con China sin que parezca que lo hacen, de ahí el modelo de negocio de los distribuidores. Este tipo de empresas no están registradas directamente en China y no tienen ninguna filial en el país. Seguimos aplicando los mismos principios de la legislación china en lo que respecta a la función del representante legal para otorgar cierta autoridad delegada de la empresa matriz extranjera al representante autorizado en China.
Puntos de acción para empresas que ya se encuentran en fase intermedia en China
Para que un agente chino pueda ejercer poderes específicos en nombre de la empresa extranjera, especialmente en las relaciones con el Gobierno chino, recomendamos lo siguiente:
- Cambie el cargo de la persona clave de la empresa representante extranjera por uno de mayor nivel con un indicador de China, en particular un cargo que pueda reconocerse como miembro del equipo directivo, como director/gerente/presidente, [nombre de la empresa] China (o China Business o algo análogo). La persona debe tener tarjetas de visita y también podría tener una dirección de correo electrónico de la empresa.
- Emitir una carta de autorización firmada por el representante legal de la empresa matriz extranjera (que podría ser un miembro del consejo de administración o un ejecutivo clave; véase más abajo) en papel con membrete de la empresa. En esta carta se deben describir los asuntos legales específicos para los que la persona está autorizada a actuar en nombre de la empresa y el alcance de su autorización. Esto reducirá el riesgo de que sus socios chinos tomen decisiones que parezcan provenir oficialmente de su empresa, pero que en realidad no estén autorizadas. Debe redactarse tanto en inglés como en chino. Por lo general, las empresas extranjeras no disponen de un sello, por lo que el membrete es la mejor alternativa (véase Contratos que funcionan en China. Consiga el sello adecuado para su empresa).
- Asegúrese de que toda esta relación esté autorizada por una resolución del consejo de administración de la empresa matriz extranjera o un órgano rector similar, a fin de demostrar claramente la delegación limitada de autoridad. La autoridad para firmar esta carta de autorización en nombre de la empresa también debe delegarse claramente.
- Modificar cualquier acuerdo existente con el representante en China para aclarar este cambio y reiterar la autoridad limitada otorgada al representante en China.
Conclusión
Si su agente en China no está rindiendo lo suficiente, considere si otorgarle más autoridad podría eliminar los obstáculos para las ventas. Esto puede parecer un asunto menor, pero modificar un cargo en China puede marcar una gran diferencia a la hora de ayudar a su representante en China a abrir puertas que antes estaban cerradas. Al mismo tiempo, asegúrese de no otorgar inadvertidamente demasiada autoridad a su representante en China y de contar con suficientes válvulas de seguridad para poner fin a la relación si queda claro que no es el socio comercial adecuado.
En el panorama empresarial chino se observa una tendencia a pasar de las empresas conjuntas a las relaciones con distribuidores. Es fundamental contar con contratos claros y bilingües para definir la relación y la autoridad de los agentes chinos.
Los títulos estratégicos para los representantes en China pueden ayudar en los negocios, especialmente cuando se trata con partes interesadas del gobierno. Es esencial comprender las leyes de agencia de China, en particular el papel del representante legal. Las empresas deben otorgar cuidadosamente los títulos y la autoridad a sus representantes y asegurarse de que todos los acuerdos sean legalmente válidos y estén claramente documentados, y deben hacer que su asesor legal en China revise y ajuste periódicamente la delegación de autoridad para garantizar la protección, la eficacia y el cumplimiento.
