Relaciones de distribución en China
Recientemente hemos hablado de la tendencia en el ámbito empresarial chino, donde las empresas están pasando de las relaciones de empresas conjuntas a las relaciones con distribuidores. Esto está ocurriendo entre los fabricantes chinos y sus distribuidores no chinos en el mercado nacional de estos últimos. También está ocurriendo en China entre los distribuidores o representantes chinos y los fabricantes y proveedores de servicios no chinos a los que representan.
No me refiero necesariamente a las empresas de venta directa (véase aquí) con cientos o miles de distribuidores en China (véase «¿Quién sigue haciendo negocios en China?»), que siguen operando de diversas formas creativas, que van desde las totalmente legales hasta las algo cuestionables.
Este artículo se centra en las empresas extranjeras que contratan a uno o varios distribuidores o agentes de ventas externos con sede en China. Estos representantes, que no son empleados, necesitan títulos oficiales para representar adecuadamente a la empresa extranjera en China, sobre todo si el canal de ventas implica a organismos del Gobierno chino. Es algo fácil de entender, pero también es fácil equivocarse.
A la hora de establecer relaciones con distribuidores en China, hay dos factores clave que pueden determinar el éxito o el fracaso de su representante en el país: su cargo y la autoridad que usted le otorgue. Si bien es fundamental contar con condiciones contractuales claras, una designación estratégica del cargo y la delegación de facultades legales allanan el camino para que su distribuidor impulse las ventas, especialmente ante las autoridades gubernamentales. Este artículo analiza cómo las empresas internacionales que se introducen en el mercado chino pueden otorgar facultades legales a sus socios locales, impulsando así el crecimiento y minimizando los riesgos.
Dos formas de delegar la autoridad para hacer negocios en China
Para la mayoría de las empresas, hay dos cuestiones clave en lo que respecta a sus agentes en China. En primer lugar, y lo más importante, las condiciones del contrato de distribución o de agencia deben quedar absolutamente claras. A veces, estos contratos se denominan «contrato de distribución», «contrato de concesionario», «contrato de agencia», «contrato de colaboración» o algo similar.
En el ámbito jurídico, los títulos de los contratos tienen mucha menos importancia que su contenido. Es fundamental que las empresas se aseguren de otorgar a sus socios chinos únicamente las facultades específicas que estos necesitan, y nada más. Sin un contrato bilingüe bien redactado que regule la relación, las empresas corren el riesgo de que sus operaciones en China se descontrolen. (Véase «Contratos bilingües en China: ¡no se deje engañar!»).
La segunda cuestión es garantizar que los representantes chinos de la empresa reciban títulos que suenen importantes, pero sin otorgarles ninguna autoridad implícita. Esto es relativamente fácil de demostrar con un buen contrato. Si surge un problema porque el socio chino ha actuado más allá de las funciones que se le habían asignado, solucionarlo puede resultar muy complicado. Basarse en conversaciones fragmentadas de WeChat o en correos electrónicos, en lugar de en un contrato claro, hace que resolver los problemas sea extremadamente difícil, especialmente ante un tribunal chino.
Algunas consideraciones sobre el derecho de la agencia en China
El concepto jurídico de «representación» se refiere a las normas legales chinas que regulan la forma en que una persona puede actuar en nombre de otra en el ámbito empresarial. Este tema se regula en la legislación mercantil y civil de China.
El «representante legal» es una figura clave en la legislación china, similar a la de un director general. Asume una gran responsabilidad jurídica por las acciones de la empresa en China, lo que puede tener consecuencias tanto positivas como negativas. Puede emprender cualquier acción legal en nombre de la empresa, pero también es a quien el Gobierno recurre si las cosas salen mal.
En el caso de las empresas de capital totalmente extranjero que operan en China, el representante legal suele ser el presidente de la empresa matriz extranjera, aunque se delega cierta autoridad al personal chino.
Algunas empresas intentan mantener las distancias con China sin que parezca que lo hacen, de ahí el modelo de negocio de distribución. Este tipo de empresas no están registradas directamente en China y no cuentan con una filial en el país. No obstante, seguimos aplicando los mismos principios del Derecho chino relativos a la función del representante legal para otorgar cierta autoridad delegada de la empresa matriz en el extranjero al representante autorizado en China.
Medidas que deben adoptar las empresas que ya operan en China
Para que un agente en China pueda ejercer facultades específicas en nombre de la empresa extranjera, especialmente en las relaciones con el Gobierno chino, recomendamos:
- Cambie el cargo de la persona clave de la empresa representante en el extranjero por uno de mayor rango que incluya la referencia a China, en particular un cargo que se pueda reconocer como parte del equipo directivo, como director, gerente o presidente de [Nombre de la empresa] China (o Negocios en China, o algo similar). Dicha persona debería disponer de tarjetas de visita y también podría tener una dirección de correo electrónico corporativa.
- Emita una carta de autorización firmada por el representante legal de la empresa matriz extranjera (que puede ser un miembro del consejo de administración o un alto directivo; véase más abajo) en papel con membrete de la empresa. En esta carta deben detallarse los asuntos jurídicos específicos para los que dicha persona está autorizada a actuar en nombre de la empresa, así como el alcance de su autorización. Esto reducirá el riesgo de que sus socios chinos tomen decisiones que parezcan proceder oficialmente de su empresa, pero que en realidad no estén autorizadas. Debe redactarse tanto en inglés como en chino. Por lo general, la empresa extranjera no dispondrá de un sello, por lo que el membrete es la mejor alternativa (véase «China Contracts that Work. Get the Company Chop Right»).
- Asegúrese de que toda esta relación esté autorizada mediante un acuerdo del consejo de administración de la sociedad matriz extranjera o de un órgano de gobierno equivalente, a fin de dejar claramente de manifiesto la delegación limitada de facultades. Asimismo, debe delegarse claramente la facultad para firmar esta carta de autorización en nombre de la empresa.
- Modifique cualquier acuerdo vigente con el representante en China para aclarar este cambio y reiterar la autoridad limitada que se le ha otorgado.
Conclusión
Si tu agente en China no está rindiendo lo suficiente, analiza si otorgarle más competencias podría eliminar los obstáculos que frenan las ventas. Aunque pueda parecer un asunto sin importancia, modificar el cargo de tu representante en China puede marcar la diferencia a la hora de ayudarle a abrir puertas que hasta ahora permanecían cerradas. Al mismo tiempo, asegúrate de no concederle inadvertidamente demasiadas competencias y de contar con suficientes medidas de seguridad para poner fin a la relación si queda claro que no es el socio comercial adecuado.
En el panorama empresarial chino se observa una tendencia a pasar de las empresas conjuntas a las relaciones con distribuidores. Es fundamental contar con contratos claros y redactados en dos idiomas para definir la relación y las competencias de los agentes chinos.
Los cargos estratégicos asignados a los representantes en China pueden facilitar las actividades comerciales, especialmente al tratar con las autoridades gubernamentales. Es fundamental comprender la legislación china en materia de representación, en particular la función del representante legal. Las empresas deben otorgar con cuidado los cargos y las facultades a sus representantes y asegurarse de que todos los acuerdos sean jurídicamente sólidos y estén claramente documentados; además, deben encargar a su asesor jurídico en China que revise y ajuste periódicamente la delegación de facultades para garantizar la protección, la eficacia y el cumplimiento normativo.
