Como abogado de empresas, uno de los errores más comunes que veo es la falta de aplicación de prácticas de gobierno corporativo incluso básicas. Esto puede llevar a situaciones asombrosamente malas en determinadas circunstancias. Pero incluso cuando no es así, a menudo es costoso reconstruir acciones corporativas pasadas. Y ese coste puede sufragarse con relativa facilidad. Una forma de hacerlo es tener -y utilizar- un secretario corporativo.
Es posible que las nuevas empresas y los empresarios no estén familiarizados con las secretarias de empresa o con lo que hacen. Veámoslo más de cerca.
Un secretario de empresa es diferente de un auxiliar administrativo, recepcionista o puestos similares. Son funcionarios corporativos como directores generales o tesoreros. En California, las corporaciones deben tener un secretario y LLCs u otros tipos de entidades generalmente pueden tener uno. Esto es lo que hace un secretario corporativo:
- Lleva un libro de actas de las reuniones de accionistas y directores. Este es un aspecto clave del gobierno corporativo, ya que las actas son un registro de lo que se dijo y decidió en las reuniones. Estoy seguro de que nuestros abogados estarán de acuerdo en que uno de los principales problemas en las disputas entre socios es la falta de documentación de las acciones corporativas. Un buen registro de las actas explicará la toma de decisiones corporativas y es la piedra angular del gobierno corporativo.
- Gestiona el libro de accionistas de la empresa, la tabla de capitalización, el organigrama, etc. Estos documentos muestran quién es el propietario de una entidad, cuánto posee y su dirección a efectos de notificaciones. Esto parece sencillo y básico, pero no lo es. He tenido que representar a clientes para reconstruir años de emisiones de acciones en un libro de contabilidad cognoscible, ¡y no es divertido ni barato! Además, si una empresa no tiene una lista de las direcciones de sus accionistas, enviar las notificaciones requeridas será imposible, poco práctico y/o caro.
- Notifique las reuniones de la empresa. Los estatutos de la empresa, los acuerdos de funcionamiento de la LLC u otros documentos rectores establecen plazos y procedimientos específicos para notificar las reuniones a los accionistas, directores, miembros, etc. Su incumplimiento puede tener consecuencias drásticas. Un buen secretario de empresa puede evitar muchos de estos escollos.
- Mantener otros registros corporativos. No necesito explicar con más detalle por qué esto es necesario para el buen gobierno corporativo.
¿Qué pasa con las pequeñas empresas que no tienen suficientes operaciones para justificar un secretario corporativo? Los estatutos de la empresa suelen permitir que una persona ocupe varios cargos directivos, por lo que puede evitarse el problema. Si una persona es nombrada secretaria y no puede asistir a una reunión, el consejo, los directivos o, en algunos casos, incluso el secretario pueden nombrar a un secretario en funciones o adjunto para que desempeñe las funciones normales durante la reunión. Incluso puede haber terceros que presten servicios de secretaría corporativa por horas o temporalmente.
¿Qué ocurre con las SRL u otras entidades empresariales que no son sociedades? Aunque no sean sociedades, en general pueden nombrar directivos que actúen a voluntad de sus gerentes o miembros gestores (en el caso de una LLC), socios (en el caso de una sociedad colectiva) u otras personas gestoras. Las entidades no constituidas en sociedad no tienen por qué cumplir muchas de las formalidades de las sociedades anónimas, pero eso no significa que no deb an inspirarse en ellas cuando les resulte útil. Y tener un secretario corporativo es realmente útil.
En resumen, un secretario de empresa es absolutamente necesario para un buen gobierno corporativo. Permanezca atento a la Canna Law Blog para más información sobre temas de gobierno corporativo del cannabis.
