Dominar el cumplimiento del I-9 para evitar las costosas auditorías del ICE
El cumplimiento de la normativa I-9 es más crucial que nunca para las empresas, especialmente las del sector de la hostelería estadounidense. Una auditoría del ICE puede cerrar su restaurante de la noche a la mañana. Un solo formulario I-9 extraviado puede costar decenas de miles en multas.
¿Está preparada su empresa de hostelería?
Dirigir un restaurante u hotel de éxito es exigente y requiere que los propietarios y gerentes hagan malabarismos con innumerables responsabilidades. En el vertiginoso sector de la hostelería, es fácil centrarse en las preocupaciones inmediatas -personal, servicio al cliente y calidad de la comida- y pasar por alto el cumplimiento del I-9.
Sin embargo, no cumplir los requisitos del I-9 puede tener graves consecuencias. Un pequeño error de papeleo puede dar lugar a fuertes multas y, en casos extremos, obligar al cierre de una empresa. Con el aumento del escrutinio gubernamental sobre la verificación del empleo, los empresarios del sector de la hostelería deben asegurarse de que todos los trabajadores en nómina estén debidamente documentados y autorizados para trabajar en Estados Unidos.
El reto constante de la contratación en hostelería
Para muchos hosteleros, la contratación es un reto constante. Las altas tasas de rotación, las necesidades estacionales de personal y la diversidad de la mano de obra hacen que la verificación del empleo parezca una carga administrativa interminable.
Ignorar el cumplimiento del I-9 no es una opción.
La aplicación de las leyes de inmigración ha dejado de ser una preocupación secundaria para convertirse en un riesgo empresarial de primer orden que exige su atención.
Una perspectiva personal: De la gestión de un restaurante al ejercicio de la abogacía
Antes de dedicarme al ejercicio de la abogacía, pasé dos décadas inmerso en el sector de la restauración y los bares, gestionando las operaciones de cara al público, de trastienda y de bar.
Durante ese tiempo, trabajé con empleados de todas las clases sociales: ciudadanos estadounidenses, titulares de visados, residentes permanentes y, por desgracia, trabajadores indocumentados. Esta experiencia me dio un conocimiento de primera mano de lo crítico -y a veces complicado- que puede ser el cumplimiento del I-9.
También fui testigo del lado humano de los retos de la inmigración. Muchos empleados vivían con el miedo constante a la deportación. Algunos tenían tanto miedo de que les detuvieran las fuerzas de seguridad que dudaban incluso de ir al trabajo en coche.
Este temor se acentuó especialmente cuando las medidas de aplicación estatales entraban a menudo en conflicto con la legislación federal. El resultado era un clima de confusión e incertidumbre tanto para los empleados como para los empresarios. En aquel momento, estas medidas de aplicación eran en gran medida de ámbito estatal. Hoy en día, se producen a nivel federal con una frecuencia cada vez mayor.
Las graves consecuencias del incumplimiento
Mientras que los trabajadores indocumentados se enfrentan a riesgos personales que les cambian la vida, los propietarios de empresas que no cumplen con los requisitos del I-9 se enfrentan a graves consecuencias legales y financieras.
Las empresas tienen toda la responsabilidad legal de garantizar que todos los formularios I-9 se cumplimentan correctamente y a tiempo. No hacerlo -o emplear a sabiendas a trabajadores no autorizados- puede acarrear sanciones devastadoras, como multas paralizantes, cargos penales e incluso el cierre de la empresa.
Consecuencias específicas del incumplimiento
- Sanciones civiles que oscilan entre 272 y 27.018 dólares por infracción por errores en el papeleo del I-9
- Multas de hasta 22.363 dólares por trabajador no autorizado por emplear a sabiendas a personas sin la debida autorización de trabajo.
- Acusación penal en caso de infracción deliberada o fraude
Las inspecciones del Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) han aumentado significativamente, lo que ha dado lugar a más sanciones, detenciones de empleadores y una aplicación más estricta. Estos riesgos aumentaron bajo la administración Trump y siguen siendo una grave preocupación para las empresas de hostelería en la actualidad.
El fin de "Don't ask, don't tell" y el auge de E-Verify
La era de las prácticas laborales informales del "no preguntes, no digas" ha llegado a su fin. Los empresarios ya no pueden permitirse hacer la vista gorda ante los problemas de autorización de trabajo.
Aunque E-Verify no es obligatorio a nivel federal para todas las empresas, muchos empleadores lo utilizan ahora para confirmar la autorización de trabajo de un empleado. Este sistema en línea coteja la información del formulario I-9 con las bases de datos del gobierno federal, proporcionando una capa adicional de verificación.
Aunque E-Verify sigue siendo opcional a nivel federal, varios estados han implantado requisitos obligatorios, lo que complica aún más su cumplimiento para las empresas que operan en múltiples ubicaciones.
Medidas prácticas: Cómo pueden garantizar el cumplimiento los empresarios del sector de la hostelería
La mejor manera de proteger su empresa contra los problemas de inmigración en Estados Unidos es adoptar un enfoque proactivo.
Realice auditorías internas periódicas del I-9 para revisar sus formularios, garantizar su exactitud y corregir cualquier error antes de que aparezca el ICE.
Forme a fondo a los responsables de contratación. Muchos errores en el formulario I-9 se deben a que los jefes no comprenden bien los requisitos del formulario.
Considere la posibilidad de utilizar E-Verify, aunque no sea obligatorio en su estado. Añade un nivel adicional de verificación y reduce el riesgo de emplear a trabajadores no autorizados.
Lleve registros organizados y actualizados. Si el ICE u otra agencia lleva a cabo una auditoría, los registros bien mantenidos harán que el proceso sea más fluido y menos estresante.
Si se adelanta a los requisitos de cumplimiento, reducirá riesgos, protegerá a sus empleados y garantizará que su empresa siga funcionando sin interrupciones legales.
El coste humano: Conversaciones difíciles
Decir a un empleado que su documentación no es válida o está incompleta es una de las conversaciones más difíciles que puede tener un empresario hostelero. Es incómoda, emotiva y suele estar cargada de incertidumbre.
Pero la alternativa -ver cómo el ICE lleva a cabo una redada en el lugar de trabajo y se lleva a los empleados esposados- es mucho peor.
He visto de primera mano lo devastadoras que pueden ser estas medidas coercitivas, no sólo para los trabajadores directamente afectados, sino también para las empresas que dependen de ellos. Los empresarios pierden a miembros valiosos de su equipo, se enfrentan a repercusiones jurídicas y financieras y corren el riesgo de dañar su reputación y la moral en el lugar de trabajo.
Tomarse en serio el cumplimiento de la normativa no consiste sólo en evitar sanciones. Se trata de garantizar que sus empleados tengan la mejor oportunidad posible de resolver sus problemas de autorización de trabajo antes de enfrentarse al peor escenario posible: la deportación.
Entender los matices: Requisitos legales y errores comunes
En el vertiginoso mundo de los restaurantes y hoteles, donde la rotación de personal es alta, dominar el cumplimiento del I-9 es algo más que papeleo: se trata de proteger su negocio.
Aunque conozca los aspectos básicos, el verdadero reto está en los detalles. Por ejemplo, al contratar, se encontrará con varios documentos. Comprender las sutiles diferencias entre las distintas versiones de las Tarjetas de Residente Permanente o saber qué tipos de visados de trabajo son aceptables es crucial. Incluso documentos aparentemente válidos pueden carecer de validez si están caducados.
Además, para el personal estacional o los empleados con autorizaciones de trabajo temporales, es esencial estar al tanto de los plazos de reverificación para evitar sanciones.
Por último, la conservación adecuada de los registros es fundamental. Los formularios I-9 deben guardarse correctamente, incluso después de que un empleado abandone su equipo, para protegerle de futuras auditorías.
Evitar errores comunes en el I-9
En el ajetreo de llevar una cocina ajetreada o de gestionar las operaciones de un hotel, es fácil que se produzcan errores involuntarios en el formulario I-9. Pero estos errores pueden dar lugar a multas cuantiosas e incluso a problemas legales. Pero estos errores pueden dar lugar a fuertes multas e incluso problemas legales. Es importante que se centre en lo siguiente:
- Firmas que faltan o fechas incorrectas en el formulario I-9
- Aceptar permisos de conducir o tarjetas de la seguridad social caducados
- Pedir demasiados documentos, lo que puede dar lugar a demandas por discriminación.
- Suponer una prueba adicional de ciudadanía es útil, pero en realidad es ilegal.
- Rellenar los formularios I-9 antes de una oferta de trabajo: sólo deben hacerse después de la contratación.
- Utilización de tachaduras o métodos de corrección incorrectos, que pueden levantar sospechas durante una auditoría de ICE.
En un restaurante u hotel, donde a menudo se contrata con rapidez, es importante reducir la velocidad y verificar que los formularios I-9 se cumplimentan correctamente.
Cómo corregir un error en el formulario I-9
Si descubre un error en un formulario I-9, no se asuste.
Hay una forma correcta de arreglarlo:
- Traza una línea sobre la información incorrecta.
- Escribe al lado la información correcta.
- Ponga sus iniciales y la fecha en la corrección.
Una documentación adecuada es esencial para mantener el cumplimiento.
Y lo que es más importante, aplique los procedimientos I-9 de forma coherente a todos los empleados. Tratar a un trabajador de forma diferente en función de su estatus migratorio puede dar lugar a graves demandas por discriminación.
En el sector de la hostelería, donde se depende de una mano de obra diversa, mantener un planteamiento justo y conforme a las normas es clave para un funcionamiento sin problemas y un lugar de trabajo positivo.
Escenarios reales: Proteger su empresa
Imagine que contrata a un nuevo cocinero con tarjeta verde. Si no verifica correctamente la fecha de caducidad, podría enfrentarse a multas meses después. Oo un trabajador temporero de un hotel presenta un visado de trabajo temporal. ¿Sabes cuándo tienes que volver a verificar su autorización de empleo?
Estos son los escenarios reales a los que se enfrentan a diario los propietarios de restaurantes y hoteles.
La realización de auditorías periódicas de su inmigración y el cumplimiento de I-9 - antes de ICE inicia una inspección - es fundamental para mantener el cumplimiento de las leyes federales y estatales. Si usted opera un negocio de hospitalidad y desea entender lo que está involucrado en una auditoría de cumplimiento de inmigración (o si tiene cualquier otro problema legal), por favor póngase en contacto conmigo para una consulta gratuita.
