Lo que los empresarios deben saber sobre el cumplimiento de la normativa I-9
Con la intensificación de la aplicación de las leyes de inmigración bajo la administración Trump, los empleadores deben estar más atentos que nunca para garantizar el cumplimiento de los requisitos federales de autorización de trabajo. El formulario I-9 desempeña un papel central en la verificación de la elegibilidad laboral de los empleados, y las empresas que no siguen los procedimientos adecuados se arriesgan a multas y sanciones significativas.
La responsabilidad de contratar implica algo más que encontrar al candidato adecuado: significa asegurarse de que cada nuevo empleado está legalmente autorizado para trabajar en EE.UU. El incumplimiento de las leyes federales de verificación del empleo puede acarrear costosas sanciones, problemas legales y daños a la reputación.
En el centro de este proceso se encuentra el formulario I-9, un documento que todo empresario debe cumplimentar para cada nueva contratación. El Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) ha aumentado considerablemente las auditorías en los últimos años, por lo que es más importante que nunca que las empresas revisen proactivamente sus procedimientos de cumplimiento. Incluso un pequeño error de papeleo puede acarrear multas, y contratar a un empleado sin la debida autorización de trabajo puede acarrear graves consecuencias.
Tanto si eres propietario de una pequeña empresa como si formas parte de un equipo corporativo de RR.HH., comprender el cumplimiento de las normas I-9, E-Verify y de autorización de trabajo te ayudará a evitar escollos legales. Esta guía desglosa los requisitos clave, los retos habituales y las mejores prácticas para que tu empresa cumpla la normativa.
Comprender los fundamentos del cumplimiento del I-9
En virtud de la Ley de Reforma y Control de la Inmigración de 1986 (IRCA), todos los empresarios estadounidenses deben verificar la identidad y la autorización de trabajo de todos los empleados contratados después del 6 de noviembre de 1986, independientemente de su nacionalidad o estatus migratorio.
¿Qué es el formulario I-9?
El formulario I-9 es un formulario federal de verificación de empleo que garantiza que un empleado está legalmente autorizado a trabajar en EE.UU. Consta de tres secciones:
- Apartado 1 (Responsabilidad del trabajador) - El trabajador lo cumplimenta el primer día de trabajo o antes, confirmando su identidad y su derecho a trabajar.
- Apartado 2 (Responsabilidad del empresario) - El empresario debe verificar físicamente los documentos que acrediten la identidad y la autorización de trabajo en un plazo de tres días laborables a partir de la fecha de incorporación del trabajador.
- Sección 3 (Reverificación) - Se utiliza únicamente si expira la autorización de trabajo de un empleado (no se aplica a los ciudadanos estadounidenses ni a los residentes permanentes).
No cumplimentar correctamente cualquiera de estas secciones, ya sea porque faltan firmas, las fechas son incorrectas o no se verifican los documentos, puede acarrear sanciones legales.
¿Cuándo debe cumplimentarse el formulario I-9?
Los empresarios deben seguir unos plazos estrictos a la hora de cumplimentar el formulario I-9:
- La sección 1 (Información del empleado y declaración) debe ser cumplimentada por el empleado a más tardar el primer día de trabajo.
- La sección 2 (Revisión y verificación por parte del empleador) debe ser cumplimentada por el empleador en un plazo de tres días laborables a partir de la fecha de incorporación del empleado. El empleador debe revisar los documentos del empleado en persona (o a distancia mediante un procedimiento alternativo autorizado, si procede).
- La sección 3 (Reverificaciones y recontrataciones) debe cumplimentarse cuando expira la autorización de trabajo de un empleado y debe actualizarse en consecuencia.
El incumplimiento de estos plazos puede acarrear multas y sanciones, incluso si el empleado está legalmente autorizado a trabajar.
El papel de E-Verify en la verificación del empleo
¿Qué es E-Verify?
Además del proceso I-9 en papel, muchas empresas participan en E-Verify, un sistema en línea que permite a las empresas confirmar la autorización de trabajo de un empleado comparando la información del formulario I-9 con las bases de datos del gobierno federal. Aunque E-Verify es voluntario a nivel federal, algunos estados exigen su uso para determinadas industrias o contratistas del gobierno.
¿Es obligatorio el E-Verify?
A nivel federal, la participación es voluntaria, excepto para algunos contratistas del gobierno. Algunos estados exigen a las empresas de sectores específicos (como la construcción o los trabajos relacionados con la Administración) que utilicen E-Verify. Aunque no sea obligatorio, el uso de E-Verify puede proporcionar un nivel adicional de cumplimiento para reducir el riesgo.
¿Cómo funciona E-Verify?
El empresario envía los datos del formulario I-9 al sistema E-Verify en un plazo de tres días laborables a partir de la fecha de incorporación del empleado. El sistema comprueba los registros del Departamento de Seguridad Nacional (DHS) y de la Administración de la Seguridad Social (SSA).
Si surge una discrepancia, el empresario debe notificárselo inmediatamente al empleado y seguir los procedimientos adecuados. Aunque E-Verify ayuda a garantizar el cumplimiento, no sustituye al formulario I-9, que debe seguir cumplimentándose para todos los empleados.
Los empresarios que utilicen E-Verify deben:
- Envíe la información sobre el empleado en un plazo de tres días laborables a partir de la fecha de contratación.
- Haga un seguimiento inmediato de las notificaciones de no confirmación provisional (TNC).
- Evite las prácticas discriminatorias aplicando E-Verify de forma coherente a todas las nuevas contrataciones.
Aunque E-Verify proporciona un nivel adicional de cumplimiento, no sustituye a la necesidad de cumplimentar y llevar un registro I-9 adecuado.
Mejores prácticas para el cumplimiento y la reverificación del I-9
1. Realizar auditorías internas periódicas
Las auditorías rutinarias ayudan a identificar y corregir errores antes de que el ICE realice una inspección. Los empleadores deben revisar los registros I-9 para:
- Falta información o ésta es incorrecta (por ejemplo, faltan firmas, las fechas de caducidad de los documentos son incorrectas).
- Autorización de trabajo caducada para empleados con estatus temporal.
- Formularios no cumplimentados en el plazo establecido.
2. Seguimiento de las fechas de caducidad de las autorizaciones de trabajo
En el caso de los empleados con visados de trabajo temporales o documentos de autorización de empleo (EAD), las empresas deben hacer un seguimiento de las fechas de caducidad y volver a verificar la autorización de trabajo antes de que caduque. Esto se aplica a:
- Empleados H-1B, L-1 y O-1 que hayan recibido prórrogas o modificaciones.
- Estudiantes F-1 en Formación Práctica Opcional (OPT) que pasan a extensiones STEM o nuevas categorías de visado.
- Beneficiarios del Estatus de Protección Temporal (TPS) o DACA con EAD renovados.
Los empleadores deben establecer recordatorios automáticos para evitar la caducidad de la autorización de trabajo, ya que el empleo continuado después de la caducidad podría dar lugar a sanciones por incumplimiento.
3. Asegurarse de que los registros I-9 están actualizados con las solicitudes de inmigración
Los empleadores que patrocinan a empleados para visados de trabajo o tarjetas verdes deben asegurarse de que los registros I-9 coincidan con las peticiones de inmigración. Cuando un empleado recibe una autorización de trabajo nueva o ampliada, las empresas deben actualizar la sección 3 para reflejar la nueva información.
Por ejemplo, si un trabajador H-1B cambia de empleador o prolonga su estancia, el empleador debe asegurarse de que el formulario I-9 refleja la última notificación de aprobación o las disposiciones de portabilidad en virtud de la AC21. Del mismo modo, si un empleado pasa de un F-1 OPT EAD a un H-1B, este cambio debe documentarse adecuadamente.
4. Mantener un registro y almacenamiento adecuados
Los empleadores deben conservar los formularios I-9 durante al menos tres años después de la fecha de contratación del empleado o un año después de su despido, lo que ocurra más tarde. Los I-9 pueden guardarse:
- Como copias en papel en un lugar seguro.
- Electrónicamente, siempre que el sistema cumpla los requisitos federales de mantenimiento de registros.
La mejor práctica consiste en guardar los formularios I-9 separados de los expedientes de personal para facilitar las auditorías y los controles de conformidad.
5. Prepárese para las auditorías y visitas in situ de la ICE
Si el ICE inicia una auditoría I-9, las empresas suelen recibir una Notificación de Inspección (NOI) y deben proporcionar documentación en un plazo de tres días hábiles. Los empleadores deben:
- Designar a un responsable de cumplimiento que se encargue de las auditorías ICE.
- Haga que un representante legal revise todos los registros I-9 antes de presentarlos.
- Asegúrese de que sólo se facilitan los documentos necesarios: no revele información en exceso.
Los empleadores también deben tener cuidado con la forma en que gestionan los despidos o suspensiones de empleados relacionados con discrepancias en el I-9. Cualquier medida adoptada debe cumplir las disposiciones contra la discriminación de la Ley de Inmigración y Nacionalidad (INA). Cualquier medida adoptada debe cumplir las disposiciones antidiscriminatorias de la Ley de Inmigración y Nacionalidad (INA).
Consecuencias del incumplimiento del I-9
El incumplimiento de los requisitos del I-9 puede dar lugar a:
- Sanciones civiles que oscilan entre 272 y 27.018 dólares por infracción por errores de papeleo.
- Multas de hasta 22.363 dólares por trabajador no autorizado por emplear a sabiendas a personas sin la debida autorización de trabajo.
- Acusaciones penales en caso de infracción deliberada o fraude.
Las inspecciones del ICE han aumentado bajo la administración Trump, lo que ha dado lugar a más sanciones, inhabilitaciones de contratos gubernamentales y, en algunos casos, detenciones de empleadores que realizan prácticas de contratación ilegales.
Reflexiones finales: La clave es una estrategia de cumplimiento proactiva
El panorama del cumplimiento de la I-9 se ha vuelto cada vez más estricto, por lo que es crucial que las empresas adopten un enfoque proactivo. Los empleadores no deben esperar a que una auditoría de ICE descubra errores, sino que deben implementar auditorías regulares, programas de formación y revisiones de cumplimiento para garantizar que todos los registros I-9 están en orden.
Al anticiparse a las medidas de ejecución y seguir las mejores prácticas, las empresas pueden minimizar los riesgos, proteger a su mano de obra y seguir cumpliendo las leyes federales de inmigración.
