Lo que los empleadores deben saber sobre el cumplimiento del formulario I-9
Ante el endurecimiento de las medidas de control de la inmigración bajo la administración Trump, los empleadores deben estar más atentos que nunca para garantizar el cumplimiento de los requisitos federales en materia de autorización laboral. El formulario I-9 desempeña un papel fundamental en la verificación de la elegibilidad laboral de los empleados, y las empresas que no sigan los procedimientos adecuados se exponen a multas y sanciones considerables.
La responsabilidad de la contratación no se limita a encontrar al candidato adecuado, sino que implica garantizar que todos los nuevos empleados estén legalmente autorizados para trabajar en los Estados Unidos. El incumplimiento de las leyes federales sobre verificación de empleo puede acarrear costosas sanciones, problemas legales y daños a la reputación.
En el centro de este proceso se encuentra el formulario I-9, un documento que todo empresario debe cumplimentar para cada nueva contratación. El Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) ha incrementado considerablemente las inspecciones en los últimos años, por lo que ahora es más importante que nunca que las empresas revisen de forma proactiva sus procedimientos de cumplimiento normativo. Incluso un pequeño error administrativo puede acarrear multas, y contratar a un empleado sin la autorización de trabajo adecuada puede tener graves consecuencias.
Tanto si eres propietario de una pequeña empresa como si formas parte del equipo de recursos humanos de una gran empresa, conocer los requisitos de cumplimiento del formulario I-9, el sistema E-Verify y la normativa sobre permisos de trabajo te ayudará a evitar problemas legales. Esta guía desglosa los requisitos clave, los retos más habituales y las mejores prácticas para garantizar el cumplimiento normativo de tu empresa.
Conceptos básicos sobre el cumplimiento del formulario I-9
En virtud de la Ley de Reforma y Control de la Inmigración de 1986 (IRCA), todos los empleadores estadounidenses deben verificar la identidad y la autorización para trabajar de todos los empleados contratados a partir del 6 de noviembre de 1986, independientemente de su ciudadanía o situación migratoria.
¿Qué es el formulario I-9?
El formulario I-9 es un formulario federal de verificación de empleo que garantiza que un empleado está legalmente autorizado para trabajar en los Estados Unidos. Consta de tres secciones:
- Sección 1 (Responsabilidad del empleado): el empleado debe rellenar este formulario antes de su primer día de trabajo, confirmando su identidad y su derecho a trabajar.
- Artículo 2 (Responsabilidad del empleador): el empleador deberá verificar físicamente los documentos que acrediten la identidad y la autorización para trabajar en un plazo de tres días hábiles a partir de la fecha de incorporación del empleado.
- Sección 3 (Nueva verificación): se aplica únicamente si caduca la autorización de trabajo de un empleado (no se aplica a los ciudadanos estadounidenses ni a los residentes permanentes).
Si no se completan correctamente cualquiera de estas secciones —ya sea por falta de firmas, fechas incorrectas o por no haber verificado los documentos—, se pueden incurrir en sanciones legales.
¿Cuándo hay que rellenar el formulario I-9?
Los empleadores deben respetar unos plazos estrictos al cumplimentar el formulario I-9:
- El empleado deberá cumplimentar la sección 1 (Datos del empleado y declaración) a más tardar el primer día de trabajo.
- El empleador deberá completar la sección 2 (Revisión y verificación por parte del empleador) en un plazo de tres días hábiles a partir de la fecha de incorporación del empleado. El empleador deberá revisar los documentos del empleado en persona (o a distancia mediante un procedimiento alternativo autorizado, si procede).
- La sección 3 (Nueva verificación y recontrataciones) debe completarse cuando caduque la autorización de trabajo de un empleado y debe actualizarse en consecuencia.
El incumplimiento de estos plazos puede dar lugar a multas y sanciones, incluso si el empleado está legalmente autorizado para trabajar.
El papel de E-Verify en la verificación de la situación laboral
¿Qué es E-Verify?
Además del proceso del formulario I-9 en papel, muchos empleadores participan en E-Verify, un sistema en línea que les permite verificar la autorización laboral de un empleado comparando la información del formulario I-9 con las bases de datos del Gobierno federal. Aunque el uso de E-Verify es voluntario a nivel federal, algunos estados exigen su uso en determinados sectores o para los contratistas del Gobierno.
¿Es obligatorio utilizar E-Verify?
A nivel federal, la participación es voluntaria, salvo en el caso de algunos contratistas del Gobierno. Algunos estados exigen a las empresas de determinados sectores (como la construcción o los trabajos relacionados con la administración pública) que utilicen E-Verify. Aunque no sea obligatorio, el uso de E-Verify puede suponer una garantía adicional de cumplimiento normativo que reduzca el riesgo.
¿Cómo funciona E-Verify?
El empleador envía los datos del formulario I-9 al sistema E-Verify en un plazo de tres días hábiles a partir de la fecha de incorporación del empleado. El sistema comprueba los registros del Departamento de Seguridad Nacional (DHS) y de la Administración del Seguro Social (SSA).
En caso de que surja alguna discrepancia, el empleador deberá notificarlo inmediatamente al empleado y seguir los procedimientos establecidos. Aunque E-Verify ayuda a garantizar el cumplimiento de la normativa, no sustituye al formulario I-9, que debe seguir cumplimentándose para todos los empleados.
Los empleadores que utilicen E-Verify deben:
- Envíe la información de los empleados en un plazo de tres días hábiles a partir de la fecha de contratación.
- Responda de inmediato a cualquier notificación de «Tentative Nonconfirmation» (TNC).
- Evite las prácticas discriminatorias utilizando E-Verify de forma sistemática con todos los nuevos empleados.
Aunque E-Verify ofrece una garantía adicional de cumplimiento normativo, no exime de la obligación de cumplimentar correctamente el formulario I-9 y de conservar los registros correspondientes.
Buenas prácticas para el cumplimiento del formulario I-9 y la reverificación
1. Realizar auditorías internas periódicas
Las auditorías rutinarias ayudan a detectar y corregir errores antes de que el ICE lleve a cabo una inspección. Los empleadores deben revisar los registros del formulario I-9 para comprobar:
- Información que falta o es incorrecta (por ejemplo, firmas que faltan, fechas de caducidad de los documentos incorrectas).
- Autorización de trabajo caducada para empleados con estatus temporal.
- Formularios que no se completaron dentro del plazo establecido.
2. Realizar un seguimiento de las fechas de caducidad de los permisos de trabajo
En el caso de los empleados con visados de trabajo temporales o documentos de autorización de empleo (EAD), los empleadores deben llevar un control de las fechas de caducidad y volver a verificar la autorización de trabajo antes de que caduque. Esto se aplica a:
- Los empleados con visados H-1B, L-1 y O-1 a los que se les haya concedido una prórroga o una modificación.
- Estudiantes con visado F-1 que se encuentran en el programa de formación práctica opcional (OPT) y que pasan a prórrogas STEM o a nuevas categorías de visado.
- Beneficiarios del Estatus de Protección Temporal (TPS) o del programa DACA con permisos de trabajo renovados.
Las empresas deberían configurar recordatorios automáticos para evitar que caduque la autorización de trabajo, ya que mantener a un empleado en su puesto tras la fecha de vencimiento podría acarrear sanciones por incumplimiento de la normativa.
3. Asegurarse de que los registros del formulario I-9 se actualicen con las solicitudes de inmigración
Las empresas que patrocinan a sus empleados para la obtención de visados de trabajo o tarjetas de residencia deben asegurarse de que los registros del formulario I-9 coincidan con las solicitudes de inmigración. Cuando un empleado recibe una autorización de trabajo nueva o prorrogada, las empresas deben actualizar la sección 3 para reflejar la nueva información.
Por ejemplo, si un trabajador con visado H-1B cambia de empleador o prorroga su estancia, el empleador debe asegurarse de que el formulario I-9 refleje la última notificación de aprobación o las disposiciones de transferibilidad previstas en la AC21. Del mismo modo, si un empleado pasa de un permiso de trabajo (EAD) de OPT con visado F-1 a un visado H-1B, este cambio debe documentarse debidamente.
4. Mantener un sistema adecuado de registro y almacenamiento
Los empleadores deben conservar los formularios I-9 durante al menos tres años a partir de la fecha de contratación del empleado o un año después de la finalización de la relación laboral, lo que sea posterior. Los formularios I-9 pueden conservarse:
- En formato impreso, guardadas en un lugar seguro.
- Por vía electrónica, siempre que el sistema cumpla los requisitos federales en materia de conservación de registros.
Se recomienda guardar los formularios I-9 separados de los expedientes del personal para facilitar las auditorías y los controles de cumplimiento.
5. Prepárate para las inspecciones y visitas in situ de ICE
Si el ICE inicia una inspección del formulario I-9, las empresas suelen recibir una Notificación de inspección (NOI) y deben presentar la documentación en un plazo de tres días hábiles. Los empleadores deben:
- Nombrar a un responsable de cumplimiento para que se encargue de las auditorías del ICE.
- Pida a un representante legal que revise todos los registros del formulario I-9 antes de presentarlos.
- Asegúrate de que solo se faciliten los documentos necesarios; no facilites más información de la necesaria.
Las empresas también deben actuar con cautela a la hora de gestionar los despidos o las suspensiones de empleados relacionados con discrepancias en el formulario I-9. Cualquier medida que se adopte debe cumplir con las disposiciones contra la discriminación de la Ley de Inmigración y Nacionalidad (INA).
Consecuencias del incumplimiento del formulario I-9
El incumplimiento de los requisitos del formulario I-9 puede dar lugar a:
- Sanciones administrativas que oscilan entre 272 y 27 018 dólares por infracción en caso de errores en la documentación.
- Multas de hasta 22 363 dólares por cada trabajador no autorizado por contratar a sabiendas a personas sin la autorización laboral correspondiente.
- Cargos penales en casos de infracciones deliberadas o de fraude.
Las inspecciones del ICE han aumentado bajo la administración Trump, lo que ha dado lugar a un mayor número de sanciones, exclusiones de los contratos públicos y, en algunos casos, detenciones de empleadores que incurren en prácticas de contratación ilegales.
Reflexiones finales: una estrategia proactiva de cumplimiento normativo es fundamental
El marco normativo en materia de cumplimiento del formulario I-9 se ha vuelto cada vez más estricto, por lo que es fundamental que las empresas adopten un enfoque proactivo. Los empleadores no deben esperar a que una inspección del ICE ponga de manifiesto los errores, sino que deben llevar a cabo auditorías periódicas, programas de formación y revisiones de cumplimiento para garantizar que todos los registros del formulario I-9 estén en regla.
Si se adelantan a las medidas de control y siguen las mejores prácticas, las empresas pueden minimizar los riesgos, proteger a su plantilla y cumplir con la legislación federal en materia de inmigración.
