如果贵公司在中国雇有员工，制定《中国雇主规章制度》是至关重要的一环。然而，仍有太多公司要么完全没有制定任何雇主规章制度，要么制定的规章制度严重过时（这往往比完全没有更糟糕），要么其内容与员工签署的劳动合同不符。
如果您一直关注我们关于中国劳动法的文章，您就会知道，对于中国雇主而言，与所有员工签订最新的书面劳动合同是多么重要。您还应该知道，劳动合同只是您在录用每位新员工时所需的众多关键文件之一。 至少，您还应要求每位员工在入职之初：1) 审阅并签署雇主规章制度；2) 签署商业秘密及知识产权保护协议。根据贵公司情况及每位员工的具体情况，您可能还需要其他协议（例如竞业禁止协议），但上述内容是您作为中国雇主为保护公司在华权益所必须具备的最低要求。
在这篇文章中，我将重点探讨雇主的规章制度，也就是所谓的《员工手册》。
一般而言，您不应拖延让员工在收据上签字，以证明他们已收到公司的规章制度。试想以下情况：您与某位员工签订了劳动合同。该员工与经理发生争执后，大发雷霆，并对公司财产造成了严重损坏。 现在你打算解雇她，但在采取行动前，你查阅了她的合同。合同中规定，若员工严重违反公司规章制度，你可以解雇该员工。这是雇主无需支付遣散费即可单方面解雇员工的少数合法理由之一。随后，你寻找向该员工提供过规章制度的证明，却无论如何都找不到任何证据。 尽管如此，你还是决定解雇该员工。这很可能是错误的决定，因为该员工很可能会主张你从未向她提供过规章制度的副本，而她几乎肯定会胜诉，其解雇将被视为非法。
没错，世界各地的员工——中国也不例外——都不应在工作中发脾气或损坏公司财物，但在中国，如果雇主没有明确禁止此类行为的规章制度或其他公司文件，你可能就没辙了。
尽管少数中国法院允许雇主基于员工的诚信义务对其进行纪律处分甚至解雇，但在雇主的规章制度未对特定不当行为作出规定的情况下，大多数法院并不采纳这一做法。因此，我们强烈建议客户制定可供依据的雇主规章制度，以便据此作出纪律处分或解雇决定。 此外，我们通常建议客户，若未制定相关规章制度，或无法证明已向被解雇员工提供过规章制度，则不应解雇任何员工。如果客户已向拟解雇的员工提供了规章制度，作为其中国劳动法律顾问，我们的下一步工作便是确保该规章制度确实允许进行解雇。
如果这三点未能全部满足，您很可能在与被解雇员工的漫长且昂贵的诉讼中败诉。我并非在空谈；这一结论是基于我们的中国劳动法律师不断收到来自外资企业的上诉委托——这些企业此前已在类似诉讼中败诉——而我们通常会建议它们与被解雇员工达成和解，而非提起上诉并最终败诉。
中国法律规定，雇主若未能在员工入职后一个月内与其签订书面劳动合同，将面临罚款。因此，在中国的大多数外资企业雇主都相当严格地遵守这一法律。这固然是好事，但还远远不够。 尽管法律并未明确要求员工签署确认已收到公司规章制度的文件，但中国法院和行政机关通常会将未获取此类确认视为等同于未让员工签署劳动合同。 正如劳动合同的情况一样，您越迟让员工签署一份精心制定的中文规章制度，日后在对问题员工进行纪律处分或解雇时，您将面临越高的成本。
制定一套规章制度的最佳时机，无疑是在您成立中国实体并开始招聘员工之时。这样，您可以让首批入职员工签署中国雇主规章制度，从而确保您的权益得到充分保障。我们的中国劳动法律师建议，每年对 每家中国公司的劳动合同文件（包括规章制度）进行一次审核， 以确保其内容与最新的法律法规以及公司和员工的变动保持同步。
归根结底：尽早将雇佣文件整理妥当，并每年进行一次审核，将大大降低员工纠纷发生的概率和严重程度，并减少您未来的成本。
