Cuándo y cómo registrar una empresa extranjera en EE. UU.
En la entrada anterior de esta serie, analizamos los requisitos bancarios de EE. UU. para las empresas internacionales. Esta entrada se centra en cuándo una empresa extranjera debería o debe registrarse para operar en un estado de EE. UU., ya sea registrando directamente su empresa extranjera en dicho estado o constituyendo una filial o una sociedad subsidiaria en ese estado.
Aparte del registro en el Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos («IRS») para cumplir con las obligaciones fiscales estadounidenses, no existe un registro mercantil federal en los Estados Unidos, ya que el registro se realiza a nivel estatal. Los criterios para determinar si es necesario registrarse en un estado de EE. UU. dependen de las leyes de cada estado en cuanto a cuándo se considera que una empresa está «operando» en ese estado. Esta determinación es independiente de si se deben pagar el impuesto sobre la renta u otros impuestos en función de las ventas en EE. UU. en un estado, como veremos en una próxima publicación sobre los requisitos fiscales federales y estatales de EE. UU.
Por ejemplo, en Washington, California y Nueva Jersey, el mero hecho de vender productos a través de un intermediario o de tener una cuenta bancaria en una entidad financiera no es suficiente para que sea obligatorio registrarse en esos estados. Sin embargo, cualquier actividad que vaya más allá de tener una cuenta bancaria, vender productos a través de un intermediario o realizar otras actividades comerciales mínimas requiere el registro en esos estados:
| Estado | Es necesario registrarse | Comentarios |
| Washington (WA) | Sí | Si alquila un almacén, almacena productos o los reenvasa en el estado de Washington |
| California (CA) | Sí | Si alquila un almacén, almacena productos o los reenvasa en California |
| Nueva Jersey (NJ) | Sí | Si alquila un almacén, almacena productos o los reenvasa en Nueva Jersey |
Cada empresa internacional deberá analizar cada uno de los aspectos de sus operaciones en Estados Unidos para determinar si es necesario registrarse para operar en algún estado.
Si, por ejemplo, alquilaras un espacio de almacén y almacenaras todo tu producto de la costa oeste en Washington para luego enviarlo a California tras la venta, no tendrías que registrarte en California. Lo mismo se aplicaría a la inversa si almacenaras todo tu producto de la costa oeste en California y lo enviaras a Washington.
Pero si tuvieras que reorganizar tu logística en California y Washington para que esto sea posible, probablemente te saldría más caro a largo plazo (debido a retrasos en los envíos y otros problemas) que registrarte en cada uno de los estados en los que alquilas espacio de almacén o almacenas productos.
Las empresas que se dedican principalmente a actividades de servicios deben prestar atención a las actividades desencadenantes, como la firma de un contrato de alquiler de oficinas, la contratación de empleados o el envío de empleados al estado para llevar a cabo operaciones comerciales.
A menudo, los criterios que aplica la agencia tributaria de un estado en relación con las obligaciones fiscales en materia de impuestos sobre la renta y sobre las ventas difieren de los criterios que aplica el departamento de comercio o la secretaría de estado a la hora de determinar si es necesario registrar la empresa.
El coste del registro inicial en cada estado oscila entre unos 100 y 300 dólares estadounidenses, y el coste anual de cumplimiento normativo varía de unos pocos cientos de dólares a decenas de miles de dólares. Este último gasto extremo puede darse en Delaware, por lo que hay que tener mucho cuidado al constituir una entidad en Delaware para asegurarse de minimizar el pago del impuesto de franquicia anual (la versión de Delaware de la tasa de mantenimiento anual de la empresa).
En general, el impago de impuestos es mucho más grave que la falta de registro de una entidad empresarial, debido a las importantes sanciones que pueden imponerse —y de hecho se impondrán— a los propietarios de las empresas (y no solo a las empresas morosas); no obstante, es importante cumplir tanto con los requisitos de registro como con los fiscales.
Por último, si no es ciudadano estadounidense y tiene previsto viajar a Estados Unidos por motivos de negocios, debería consultar con un abogado especializado en inmigración antes de venir o enviar a algún miembro de su personal a EE. UU.
