Lista de comprobación del cumplimiento del I-9

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Lista de comprobación del cumplimiento del I-9

Nuestro reciente post, I-9 Compliance in an Era of Heightened Enforcement (Cumplimiento del I-9 en una era de mayor aplicación de la ley), esbozó los riesgos clave y las mejores prácticas para que los empleadores presten una atención meticulosa a los procedimientos del I-9. Con el aumento de las auditorías en el clima actual de aplicación y el alcance de las sanciones del Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE), las organizaciones deben adoptar medidas estructuradas y proactivas para seguir cumpliendo con los requisitos de verificación de elegibilidad de empleo. Esta Lista de comprobación del cumplimiento del I-9 es una herramienta práctica de apoyo a las prácticas coherentes y legales a lo largo del ciclo de vida de la contratación y el empleo. Sirve como referencia para los equipos de RR.HH., responsables de cumplimiento y líderes empresariales que trabajan para alinear sus procesos internos con los requisitos federales.

Sección 1: Cumplimentación del formulario I-9

Responsabilidades del nuevo empleado (el empleado debe rellenar la sección 1)

Asegurarse de que el empleado cumplimenta la sección 1 el primer día de trabajo o antes.
Comprobar que el empleado firma y fecha el formulario
Asegúrese de que todos los campos obligatorios se cumplimentan de forma precisa y legible
Si el trabajador recurre a un preparador o traductor, asegúrese de que cumplimenta y firma este apartado.
Confirme que el empleado selecciona sólo una de las cuatro opciones de situación laboral:
- Ciudadano estadounidense
- Nacional no ciudadano
- Residente legal permanente
- Autorizado a trabajar hasta [Fecha de expiración]

Sección 2: Verificación del empleador

Verificación de documentos

Asegurarse de que el empleado presenta documentos originales y no caducados de la Lista de documentos aceptables.
Si presenta un documento de la Lista A, no necesita ningún documento adicional
Si se presentan documentos de la Lista B y de la Lista C, deben aportarse ambos
Comprobar que los documentos parecen auténticos y se refieren al empleado.

Revisión y cumplimentación por parte del empleador

Cumplimente la sección 2 en un plazo de tres días laborables a partir de la fecha de incorporación del empleado.
Registrar el título del documento, la autoridad emisora, el número de documento y la fecha de caducidad.
Firme y feche la sección 2 como empleador o representante autorizado
Registre el primer día de trabajo del empleado en el campo correspondiente

Consideraciones sobre el trabajador a distancia

Identificar a los representantes autorizados para verificar los documentos de los empleados a distancia
Proporcionar instrucciones claras a los representantes autorizados sobre la correcta verificación de documentos
Manténgase al día sobre las opciones actuales de verificación virtual y los requisitos de conformidad
Garantizar que los procesos I-9 a distancia mantengan las mismas normas que la verificación en persona.
Documentar el proceso de verificación a distancia seguido para cada empleado a distancia.

Sección 3: Reverificaciones y recontrataciones

Reverificar la autorización de trabajo si expira la autorización temporal de empleo de un trabajador
No reverificar a ciudadanos estadounidenses o residentes permanentes legales con una tarjeta verde no caducada
Asegurarse de que la sección 3 se cumplimenta antes de la fecha de expiración de la autorización de trabajo.
Si vuelve a contratar a un empleado en los tres años posteriores al I-9 original, actualice la sección 3 en lugar de cumplimentar un nuevo formulario.

Requisitos de registro y almacenamiento

Conservar los formularios I-9 cumplimentados durante al menos tres años después de la fecha de contratación o un año después del cese, lo que ocurra más tarde.
Almacenar los formularios I-9 separados de los expedientes personales para facilitar las auditorías.
Garantizar que los sistemas de almacenamiento electrónico cumplen las normas federales de seguridad y accesibilidad.
Mantener un sistema de archivo organizado para los empleados en activo y los despedidos.
Conservar los registros de E-Verify si procede y es obligatorio.

Sistemas digitales I-9

Garantizar que los sistemas electrónicos I-9 cumplen todos los requisitos del USCIS en materia de almacenamiento y firmas electrónicas.
Verificar que el sistema crea y mantiene registros de auditoría para todas las acciones realizadas en los I-9 electrónicos.
El sistema de confirmación permite corregir los errores manteniendo los datos originales
Probar la capacidad del sistema para producir I-9 electrónicos en el formato requerido por ICE durante una auditoría.
Implantar controles de acceso y métodos de autenticación adecuados para los usuarios de los sistemas electrónicos I-9.

Auditorías internas y cumplimiento continuo

Las auditorías internas periódicas y la supervisión continua son fundamentales para identificar los puntos ciegos y reforzar la integridad de la organización. Ayudan a detectar ineficiencias e incoherencias antes de que se conviertan en riesgos graves. Un proceso de revisión estructurado también demuestra responsabilidad a las partes interesadas y genera confianza entre los departamentos. En última instancia, adelantarse a los cambios normativos garantiza la fluidez de las operaciones y evita sanciones.

Autoauditorías rutinarias I-9

Realizar auditorías internas al menos una vez al año.
Revisar los I-9 para comprobar si faltan firmas, si las fechas son incorrectas o si los documentos han caducado.
Corregir los errores menores siguiendo las directrices del DHS mediante una corrección de una sola línea con iniciales y fecha.
No utilice corrector líquido ni antedate la información
Rellenar un nuevo I-9 por errores graves y adjuntarlo al original.
Destruir los I-9 sólo cuando haya transcurrido el periodo de conservación legalmente exigido.

Cumplimiento de E-Verify (si procede)

Presentar los casos de E-Verify en un plazo de tres días laborables a partir de la fecha de incorporación del empleado
Revisar puntualmente los resultados de los casos de E-Verify y resolver cualquier discrepancia
Notificar inmediatamente a los empleados si reciben una No Confirmación Provisional (TNC) y permitirles impugnar los resultados.
Cerrar correctamente todos los casos de E-Verify una vez confirmada la elegibilidad para el empleo.
Aplicar E-Verify de forma coherente a todas las nuevas contrataciones para evitar prácticas discriminatorias.

Seguimiento de la expiración de la autorización de trabajo

Mantener un sistema de seguimiento de los empleados con autorización de trabajo temporal
Establezca recordatorios automáticos para las próximas fechas de caducidad (90, 60 y 30 días antes).
Avisar a los empleados con antelación para que tengan tiempo de renovar la autorización de trabajo.
Cumplimente la sección 3 antes de la fecha de expiración para evitar el empleo no autorizado

Actualizaciones y cambios de formularios

Asignar la responsabilidad de supervisar los anuncios del USCIS sobre las actualizaciones de los formularios I-9.
Implantar un proceso de transición a las nuevas versiones del I-9 dentro de los plazos requeridos.
Formar al personal sobre los cambios cuando se publiquen nuevos formularios
Actualizar los documentos internos de orientación para reflejar los cambios en los formularios
Mantener un registro de la versión del formulario utilizada para cada empleado.

Auditorías ICE y visitas in situ: Prepárese

Estar preparado para las auditorías y visitas del ICE demuestra el compromiso de una empresa de operar dentro de los límites de la ley de inmigración. Minimiza la interrupción de las operaciones comerciales garantizando que toda la documentación y los protocolos necesarios estén listos con antelación. La preparación también protege contra responsabilidades imprevistas que pueden surgir de problemas de cumplimiento pasados por alto. En última instancia, refuerza una cultura de responsabilidad y reduce la exposición a riesgos financieros y de reputación.

Pasos a seguir antes de una auditoría

Designar a un responsable del cumplimiento de la normativa en materia de I-9 e ICE
Asegúrese de que todos los formularios I-9 sean fácilmente accesibles en caso de auditoría.
Mantener una lista de los representantes de la empresa autorizados para gestionar las inspecciones de la ICE.
Realización periódica de auditorías simuladas para preparar las inspecciones reales.
Desarrollar un protocolo de respuesta a las auditorías y un plan de comunicación

Si recibe un Aviso de Inspección (NOI)

Responder en el plazo de tres días hábiles, tal como exige el ICE
Notifíquelo inmediatamente al asesor jurídico o a un especialista en cumplimiento de la normativa de RR.HH.
Revisar los I-9 en busca de errores y corregirlos antes de su presentación si está permitido.
Presentar únicamente los documentos solicitados específicamente por el ICE
Mantener un registro de todas las comunicaciones con funcionarios públicos durante el proceso de auditoría.

Otras consideraciones

Evitar demandas por discriminación y represalias

Aplicar los procedimientos I-9 y E-Verify de forma coherente para todos los empleados.
No pida documentos específicos: permita que los empleados presenten cualquier documento aceptable.
No trate a los empleados de forma diferente en función de su ciudadanía, nacionalidad o estatus migratorio.
Formar a los responsables de RRHH y de contratación sobre los procedimientos I-9 adecuados y las políticas antidiscriminación.
Documentar la base legítima y no discriminatoria de cualquier solicitud de reverificación del I-9.

Programa de formación en cumplimiento de la normativa

Impartir formación exhaustiva sobre el sistema I-9 a todo el personal implicado en el proceso de contratación.
Programar cursos de actualización al menos una vez al año y siempre que se produzcan cambios significativos.
Documentar todas las sesiones de formación con registros de asistencia y materiales de formación.
Comprobar la comprensión de los conocimientos tras las sesiones de formación
Incluir formación específica para los distintos puestos (RRHH, responsables de contratación, representantes autorizados).

Due Diligence de fusiones y adquisiciones

Revisión del cumplimiento de la normativa I-9 de las empresas objetivo durante la diligencia debida
Evaluar la responsabilidad potencial por incumplimiento en el pasado
Elaborar un plan para subsanar las deficiencias del sistema I-9 tras la adquisición
Considerar si es necesario cumplimentar nuevos I-9 en función de los cambios en la estructura de la empresa.
Documentar todas las medidas correctoras de los problemas de cumplimiento descubiertos.

Requisitos específicos de cada Estado

Identificar los estados en los que opera su empresa que tienen requisitos adicionales de verificación del empleo.
Implantar procesos para cumplir con los mandatos I-9 o E-Verify específicos de cada estado.
Actualizar los requisitos de cumplimiento estatales cuando cambien las leyes
Formar al personal de RRHH sobre los requisitos de cumplimiento específicos de cada estado
Documentar el cumplimiento de los requisitos de verificación federales y estatales

Sanciones y responsabilidad

Mantener el conocimiento de los importes actuales de las sanciones por infracciones del I-9 (que oscilan entre 273 y 2.701 dólares por infracción para las primeras infracciones a partir de 2023, con sanciones más elevadas para las infracciones reiteradas, sujetas a cambios).
Comprender la posible responsabilidad personal de los directivos de la empresa en relación con los incumplimientos del sistema I-9.
Calcular la exposición potencial en función del tamaño de la plantilla y las lagunas de cumplimiento
Considerar la posibilidad de contratar un seguro de cumplimiento de la normativa I-9 o de constituir reservas para posibles infracciones.
Documentar todos los esfuerzos de cumplimiento de buena fe para mitigar potencialmente las sanciones.

Comprobación final: ¿Cumple el I-9?

Todos los empleados tienen en sus archivos un formulario I-9 válido y debidamente cumplimentado
Todos los formularios I-9 se almacenan de forma segura y son accesibles para auditorías.
Todos los I-9 requeridos para los empleados despedidos se conservan o se desechan adecuadamente si ya ha transcurrido el periodo de conservación.
E-Verify se utiliza correctamente si es necesario
Las fechas de expiración de las autorizaciones de trabajo se controlan y gestionan adecuadamente.
Los equipos de RRHH y de contratación reciben formación sobre las mejores prácticas de cumplimiento del I-9
La empresa está preparada para una posible auditoría de la CIE
Se identifican y abordan los requisitos específicos de cada Estado
Los sistemas digitales I-9 (si se utilizan) cumplen todos los requisitos federales
Existen procesos para supervisar y aplicar las actualizaciones de los formularios.