Lista de verificación del cumplimiento del formulario I-9
En nuestra reciente publicación, «El cumplimiento del formulario I-9 en una era de mayor control», se describían los principales riesgos y las mejores prácticas para que los empleadores presten una atención minuciosa a los procedimientos del formulario I-9. Ante el aumento de las inspecciones en el actual clima de control y el alcance de las sanciones impuestas por el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE), las organizaciones deben adoptar medidas estructuradas y proactivas para seguir cumpliendo con los requisitos de verificación de la elegibilidad para el empleo. Esta lista de verificación del cumplimiento del formulario I-9 es una herramienta práctica de apoyo para garantizar prácticas coherentes y legales a lo largo de todo el ciclo de vida de la contratación y el empleo. Sirve de referencia para los equipos de RR. HH., los responsables de cumplimiento normativo y los directivos empresariales que trabajan para armonizar sus procesos internos con los requisitos federales.
Sección 1: Cumplimentación del formulario I-9
Responsabilidades del nuevo empleado (el empleado debe completar la sección 1)
- Asegúrese de que el empleado rellene la sección 1 a más tardar el primer día de trabajo
- Asegúrese de que el empleado firme y feche el formulario
- Asegúrese de que todos los campos obligatorios estén rellenados de forma correcta y legible
- Si el empleado recurre a un preparador o traductor, asegúrese de que esa sección esté cumplimentada y firmada
- Asegúrese de que el empleado seleccione solo una de las cuatro opciones de situación laboral:
- Ciudadano estadounidense
- Nacional no ciudadano
- Residente permanente legal
- Autorizado para trabajar hasta el [fecha de caducidad]
Sección 2: Verificación del empleador
Verificación de documentos
- Asegúrese de que el empleado presente los documentos originales y en vigor que figuran en la Lista de documentos aceptables
- Si se presenta un documento de la Lista A, no se necesitan documentos adicionales
- Si se presentan documentos de la Lista B y de la Lista C, deben aportarse ambos
- Comprueba que los documentos parezcan auténticos y que correspondan al empleado
Revisión y cumplimentación por parte del empleador
- Rellene la sección 2 en un plazo de tres días hábiles a partir de la fecha de incorporación del empleado
- Anote el título del documento, la autoridad emisora, el número de documento y la fecha de caducidad
- Firme y feche la sección 2 en calidad de empresario o representante autorizado
- Anote la fecha del primer día de trabajo del empleado en el campo correspondiente
Aspectos a tener en cuenta sobre el teletrabajo
- Designar a los representantes autorizados para la verificación de los documentos de los empleados que teletrabajan
- Proporcione instrucciones claras a los representantes autorizados sobre cómo verificar correctamente los documentos
- Manténgase al día sobre las opciones actuales de verificación virtual y los requisitos de cumplimiento
- Asegúrese de que los procesos de verificación del formulario I-9 a distancia cumplan los mismos estándares que la verificación presencial
- Documentar el proceso de verificación a distancia seguido para cada empleado que teletrabaja
Sección 3: Nueva verificación y recontrataciones
- Vuelva a comprobar la autorización de trabajo si caduca la autorización de empleo temporal de un empleado
- No vuelva a verificar a los ciudadanos estadounidenses ni a los residentes permanentes legales cuya tarjeta de residencia no haya caducado
- Asegúrese de que la sección 3 esté cumplimentada antes de la fecha de vencimiento de la autorización de trabajo
- Si se vuelve a contratar a un empleado en un plazo de tres años desde la presentación del formulario I-9 original, actualice la sección 3 en lugar de rellenar un nuevo formulario
Requisitos de conservación y almacenamiento de registros
- Conserve los formularios I-9 cumplimentados durante al menos tres años a partir de la fecha de contratación o un año a partir de la fecha de cese, lo que sea posterior.
- Guarde los formularios I-9 separados de los expedientes del personal para facilitar las auditorías
- Asegurarse de que los sistemas de almacenamiento electrónico cumplan con las normas federales en materia de seguridad y accesibilidad
- Mantener un sistema de archivo organizado para los empleados en activo y los que han dejado la empresa
- Conserve los registros de E-Verify, si procede y es necesario
Sistemas digitales para el formulario I-9
- Asegúrese de que los sistemas electrónicos del formulario I-9 cumplan todos los requisitos del USCIS en materia de firmas electrónicas y almacenamiento
- Comprueba que el sistema genere y conserve registros de auditoría de todas las acciones realizadas en los formularios I-9 electrónicos
- El sistema de confirmación permite corregir los errores de forma adecuada sin alterar los datos originales
- Comprueba la capacidad del sistema para generar formularios I-9 electrónicos en el formato exigido por el ICE durante una auditoría
- Implantar controles de acceso y métodos de autenticación adecuados para los usuarios de los sistemas electrónicos I-9
Auditorías internas y cumplimiento normativo continuo
Las auditorías internas periódicas y la supervisión continua son fundamentales para identificar puntos ciegos y reforzar la integridad de la organización. Ayudan a detectar ineficiencias e incoherencias antes de que se conviertan en riesgos graves. Un proceso de revisión estructurado también demuestra la rendición de cuentas ante las partes interesadas y fomenta la confianza entre los distintos departamentos. En última instancia, adelantarse a los cambios normativos garantiza que las operaciones sigan desarrollándose sin contratiempos y se eviten las sanciones.
Autoinspecciones rutinarias del formulario I-9
- Realizar auditorías internas al menos una vez al año
- Revisa los formularios I-9 para detectar firmas que falten, fechas incorrectas o documentos caducados
- Corrija los errores menores siguiendo las directrices del DHS, utilizando una corrección de una sola línea con las iniciales y la fecha
- No utilices líquido corrector ni antedates la información
- Si hay errores graves, rellene un nuevo formulario I-9 y adjúntelo al original
- Destruya los formularios I-9 únicamente una vez transcurrido el plazo de conservación exigido por la ley
Cumplimiento de E-Verify (si procede)
- Presentar los casos de E-Verify en un plazo de tres días hábiles a partir de la fecha de incorporación del empleado
- Revisar sin demora los resultados de los casos de E-Verify y resolver cualquier discrepancia
- Notifique inmediatamente a los empleados si reciben una «Tentative Nonconfirmation» (TNC) y permítales impugnar los resultados
- Cierre todos los expedientes de E-Verify debidamente una vez confirmada la elegibilidad para el empleo
- Aplicar E-Verify de forma sistemática a todas las nuevas contrataciones para evitar prácticas discriminatorias
Seguimiento de la caducidad de los permisos de trabajo
- Mantener un sistema de seguimiento de los empleados con permiso de trabajo temporal
- Configura recordatorios automáticos para las próximas fechas de vencimiento (90, 60 y 30 días antes)
- Avisa a los empleados con antelación para que tengan tiempo de renovar su permiso de trabajo
- Rellene la sección 3 antes de la fecha de vencimiento para evitar trabajar sin autorización
Actualizaciones y modificaciones del formulario
- Asignar la responsabilidad de estar al tanto de los anuncios de USCIS sobre las actualizaciones del formulario I-9
- Implementar un proceso para la transición a las nuevas versiones del formulario I-9 dentro de los plazos establecidos
- Formar al personal sobre los cambios cuando se publiquen nuevos formularios
- Actualizar los documentos de orientación internos para reflejar los cambios en los formularios
- Llevar un registro de la versión del formulario que se ha utilizado para cada empleado
Inspecciones y visitas de ICE: mantente preparado
Estar preparado para las inspecciones y visitas in situ del ICE demuestra el compromiso de una empresa con el cumplimiento de la legislación en materia de inmigración. Esto minimiza las interrupciones en las operaciones comerciales, al garantizar que toda la documentación y los protocolos necesarios estén listos con antelación. La preparación también protege frente a responsabilidades inesperadas que puedan derivarse de incumplimientos normativos que se hayan pasado por alto. En última instancia, refuerza una cultura de responsabilidad y reduce la exposición a riesgos reputacionales y financieros.
Medidas que hay que tomar antes de una auditoría
- Nombrar a un responsable de cumplimiento encargado de los asuntos relacionados con el formulario I-9 y el ICE
- Asegúrese de que todos los formularios I-9 estén fácilmente accesibles en caso de una inspección
- Mantenga una lista de los representantes de la empresa autorizados para gestionar las inspecciones del ICE
- Realiza simulacros de auditoría periódicos para prepararte para las inspecciones reales
- Elaborar un protocolo de respuesta a las auditorías y un plan de comunicación
Si recibe una notificación de inspección (NOI)
- Responda en un plazo de tres días hábiles, tal y como exige el ICE
- Informe inmediatamente al asesor jurídico o a un especialista en cumplimiento normativo de Recursos Humanos
- Revisa los formularios I-9 para detectar posibles errores y corrígelos antes de presentarlos, si está permitido
- Presente únicamente los documentos que ICE le haya solicitado expresamente
- Llevar un registro de todas las comunicaciones con los funcionarios públicos durante el proceso de auditoría
Otras consideraciones
Cómo evitar las denuncias por discriminación y represalias
- Aplicar los procedimientos del formulario I-9 y de E-Verify de manera uniforme a todos los empleados
- No solicite documentos concretos; permita a los empleados presentar cualquier documento válido
- No trate a los empleados de forma diferente por motivos de ciudadanía, nacionalidad o situación migratoria
- Formar al personal de RR. HH. y a los responsables de contratación en los procedimientos adecuados del formulario I-9 y en las políticas contra la discriminación
- Documentar los motivos legítimos y no discriminatorios de cualquier solicitud de reverificación del formulario I-9
Programa de formación en cumplimiento normativo
- Impartir una formación exhaustiva sobre el formulario I-9 a todo el personal que participe en el proceso de contratación
- Organice cursos de actualización al menos una vez al año y siempre que se produzcan cambios importantes
- Documentar todas las sesiones de formación mediante registros de asistencia y materiales de formación
- Evaluar la comprensión de los conocimientos tras las sesiones de formación
- Incluir formación específica para cada puesto (Recursos Humanos, responsables de contratación, representantes autorizados)
Diligencia debida en fusiones y adquisiciones
- Verificar el cumplimiento de la norma I-9 por parte de las empresas objetivo durante la diligencia debida
- Evaluar la posible responsabilidad derivada de incumplimientos anteriores
- Elaborar un plan para subsanar cualquier irregularidad en el formulario I-9 tras la adquisición
- Valora si es necesario cumplimentar nuevos formularios I-9 a raíz de los cambios en la estructura de la empresa
- Documentar todas las medidas correctivas adoptadas para resolver cualquier incumplimiento detectado
Requisitos específicos de cada estado
- Identifique los estados en los que opera su empresa y que cuentan con requisitos adicionales en materia de verificación de empleo
- Implementar procesos para cumplir con los requisitos específicos de cada estado en materia de I-9 o E-Verify
- Actualizar los requisitos de cumplimiento de la normativa estatal cuando cambien las leyes
- Formar al personal de RR. HH. sobre los requisitos de cumplimiento específicos de cada estado
- Demostrar el cumplimiento de los requisitos de verificación tanto federales como estatales
Sanciones y concienciación sobre la responsabilidad
- Manténgase al tanto de los importes actuales de las sanciones por infracciones del formulario I-9 (que oscilan entre 273 y 2.701 dólares por infracción en el caso de las primeras infracciones a partir de 2023, con sanciones más elevadas en caso de reincidencia; estas cifras están sujetas a cambios)
- Comprender la posible responsabilidad personal de los directivos de la empresa en caso de incumplimiento de la normativa I-9
- Calcular la exposición potencial en función del tamaño de la plantilla y las deficiencias en el cumplimiento normativo
- Considera la posibilidad de contratar un seguro de cumplimiento de la norma I-9 o de constituir reservas para hacer frente a posibles infracciones
- Documentar todas las medidas de cumplimiento adoptadas de buena fe con el fin de reducir las sanciones
Revisión final: ¿Cumples plenamente con los requisitos del formulario I-9?
- Todos los empleados tienen en sus expedientes un formulario I-9 válido y debidamente cumplimentado
- Todos los formularios I-9 se almacenan de forma segura y están disponibles para su consulta en caso de auditoría
- Todos los formularios I-9 obligatorios de los empleados que han dejado la empresa se conservan o se destruyen adecuadamente una vez transcurrido el plazo de conservación.
- E-Verify se utiliza correctamente cuando es necesario
- Las fechas de vencimiento de los permisos de trabajo se controlan y gestionan adecuadamente
- Los equipos de recursos humanos y de contratación reciben formación sobre las mejores prácticas en materia de cumplimiento del formulario I-9
- La empresa está preparada para una posible inspección de ICE
- Se identifican y abordan los requisitos específicos de cada estado
- Los sistemas digitales I-9 (en caso de utilizarse) cumplen todos los requisitos federales
- Existen procedimientos para supervisar y aplicar las actualizaciones de los formularios
Conclusión principal
El cumplimiento efectivo del formulario I-9 requiere algo más que una revisión periódica: implica un esfuerzo constante y organizado, así como la adopción de medidas oportunas en cada etapa del proceso de contratación. Esta lista de verificación tiene por objeto fomentar la rendición de cuentas, reducir la exposición al riesgo y respaldar una gestión legal de la plantilla. Dado que la política de inmigración y las prácticas de aplicación de la ley siguen evolucionando, es recomendable que los empleadores revisen periódicamente sus procedimientos y consulten con profesionales jurídicos cualificados a la hora de abordar situaciones complejas o poco claras. Un proceso I-9 bien mantenido y actualizado no solo es una obligación legal, sino también un componente fundamental de unas operaciones empresariales responsables. Las empresas que necesiten ayuda con una auditoría interna o formación para su equipo de RR. HH. deberían plantearse seriamente consultar a un abogado especializado en inmigración o a un especialista en cumplimiento normativo. Tomar medidas proactivas ahora ayudará a garantizar un cumplimiento duradero y a evitar lecciones costosas.
