I-9 合规清单
我们最近发表了一篇题为 "强化执法时代的 I-9 合规性"的文章，概述了雇主在一丝不苟地执行 I-9 程序方面存在的主要风险和最佳做法。在当今的执法环境下，随着审核的增加以及移民和海关执法局（ICE）处罚范围的扩大，各组织必须采取结构化和积极主动的措施，以保持符合就业资格验证要求。这份 I-9 合规性清单是一个实用的辅助工具，可在整个招聘和雇佣周期内支持一致、合法的做法。它可作为人力资源团队、合规官员和企业领导者的参考，使其内部流程符合联邦要求。
第 1 部分：填写 I-9 表格
新员工职责（员工填写第 1 部分）
- 确保员工在上班第一天或之前完成第 1 部分
- 核实员工是否在表格上签名并注明日期
- 确保准确、清晰地填写所有必填字段
- 如果雇员使用准备人或翻译，请确保填写并签署该部分内容
- 确认员工只选择了四个就业状态选项中的一个：
- 美国公民
- 非公民国民
- 合法永久居民
- 获准工作至 [有效期限] 前
第 2 部分：雇主验证
文件核查
- 确保员工提供《可接受文件清单》中未过期的文件原件
- 如果提交的是 A 组文件，则无需其他文件
- 如果提交清单 B 和清单 C 文件，则必须同时提供这两份文件
- 核实文件是否真实，是否与雇员有关
雇主审查和完成
- 在员工入职之日起三个工作日内填写第 2 部分
- 记录文件标题、签发机构、文件编号和失效日期
- 作为雇主或授权代表签署第 2 部分并注明日期
- 在相应字段中记录员工的第一天工作时间
远程工作人员的注意事项
- 确定核实远程员工文件的授权代表
- 向授权代表提供关于正确文件核查的明确指示
- 随时了解最新的虚拟验证选项和合规要求
- 确保远程 I-9 流程保持与亲自验证相同的标准
- 记录每位远程员工所遵循的远程验证流程
第 3 部分：恢复原状和重新雇用
- 如果员工的临时就业许可过期，重新获得工作许可
- 不得重新认证持有未过期绿卡的美国公民或合法永久居民
- 确保第 3 部分在工作许可到期日之前完成
- 如果在原 I-9 表的三年内重新雇用员工，请更新第 3 部分，而无需填写新表
记录保存和存储要求
- 将填写完整的 I-9 表格在雇用日期后至少保留三年，或在解雇日期后至少保留一年，以较晚者为准
- 将 I-9 表格与人事档案分开存放，以方便审计
- 确保电子存储系统符合安全和可访问性方面的联邦标准
- 为在职和离职员工维护有序的档案系统
- 如果适用且有要求，保留 E-Verify 记录
数字 I-9 系统
- 确保电子 I-9 系统符合美国移民局对电子签名和存储的所有要求
- 核实系统创建并维护对电子 I-9 采取的所有行动的审计跟踪
- 确认系统可在保留原始数据的同时适当纠正错误
- 测试系统在审计期间按照移民及海关执法局要求的格式生成电子 I-9 的能力
- 对电子 I-9 系统用户实施适当的访问控制和认证方法
内部审计和持续合规性
定期内部审计和持续监督对于发现盲点和加强组织完整性至关重要。它们有助于在低效和不一致升级为严重风险之前发现它们。结构化的审查流程还能向利益相关者展示责任感，并在各部门之间建立信任。最终，走在监管转变的前列可确保运营顺利，避免处罚。
例行 I-9 自我审核
- 每年至少进行一次内部审计
- 审查 I-9 是否缺少签名、日期不正确或文件过期
- 按照国土安全部的指导原则，使用单行更正法更正小错误，并注明姓名首字母和日期
- 请勿使用涂改液或追溯信息
- 对严重错误填写新的 I-9，并将其附在原件上
- 只有在法律规定的保留期过后才销毁 I-9 表格
E-Verify 合规性（如适用）
- 在员工入职之日起三个工作日内提交 E-Verify 案例
- 及时审查 E-Verify 案件结果并处理任何差异
- 如果员工收到 "暂不确认"（TNC）通知，应立即通知他们，并允许他们对结果提出异议
- 在确认就业资格后，妥善关闭所有 E-Verify 案例
- 对所有新员工统一使用 E-Verify 系统，防止歧视性做法
工作许可过期跟踪
- 为获得临时工作许可的员工维护一个跟踪系统
- 为即将到期的日期（90 天、60 天和 30 天前）设置自动提醒功能
- 提前通知员工，以便他们有时间更新工作许可
- 在到期日之前填写第 3 部分，以避免未经授权的就业
表格更新和变更
- 指定专人负责监控美国公民与移民服务局（USCIS）关于 I-9 表格更新的公告
- 在规定时限内实施向新 I-9 版本过渡的流程
- 在发布新表格时，对员工进行有关变更的培训
- 更新内部指导文件，以反映表格变化
- 记录每位员工使用的表格版本
ICE 审计和实地考察：做好准备
为移民及海关执法局的审计和实地考察做好准备，表明公司致力于在移民法的范围内运作。它通过确保所有必要的文件和协议提前到位，最大限度地减少对业务运营的干扰。准备工作还可防止因忽略合规问题而产生意想不到的责任。归根结底，这样做可以强化问责文化，降低声誉和财务风险。
审计前应采取的步骤
- 指定一名合规官员负责 I-9 和 ICE 事宜
- 确保所有 I-9 表格在审计时便于查阅
- 保存受权处理 ICE 检查的公司代表名单
- 定期进行模拟审核，为真正的检查做准备
- 制定审计响应协议和沟通计划
如果您收到检查通知 (NOI)
- 按照 ICE 的要求在三个工作日内做出答复
- 立即通知法律顾问或人力资源合规专家
- 审查 I-9 有无差错，并在允许的情况下在提交前进行更正
- 只提交 ICE 特别要求的文件
- 保存审计过程中与政府官员的所有沟通记录
其他考虑因素
避免歧视和报复索赔
- 对所有员工统一采用 I-9 和 E-Verify 程序
- 不要要求提供特定文件--允许员工提交任何可接受的文件
- 不得因公民身份、国籍或移民身份而区别对待员工
- 就正确的 I-9 程序和反歧视政策对人力资源和招聘经理进行培训
- 记录任何 I-9 重审要求的合法、非歧视性依据
合规培训计划
- 对所有参与招聘流程的人员进行全面的 I-9 培训
- 至少每年安排一次进修培训，并在发生重大变化时安排进修培训
- 用出勤记录和培训材料记录所有培训课程
- 培训课程结束后测试知识理解能力
- 包括针对不同职位（人力资源、招聘经理、授权代表）的特定角色培训
兼并与收购尽职调查
- 在尽职调查期间审查目标公司 I-9 合规情况
- 评估过去违规行为可能造成的责任
- 制定计划，解决收购后 I-9 存在的任何缺陷
- 考虑是否需要根据公司结构变化填写新的 I-9 表格
- 记录所有发现的合规问题的补救措施
各州的具体要求
- 确定贵公司运营所在的州是否有额外的就业核查要求
- 执行符合各州 I-9 或 E-Verify 规定的流程
- 在法律发生变化时更新各州的合规要求
- 就各州的具体合规要求对人力资源工作人员进行培训
- 记录是否符合联邦和州的核查要求
处罚和责任意识
- 保持对违反 I-9 规定的现行处罚金额的了解（截至 2023 年，首次违反每次处罚金额从 273 美元到 2,701 美元不等，屡犯处罚金额更高，可能会有变化）。
- 了解公司管理人员因 I-9 合规失败而可能承担的个人责任
- 根据员工人数和合规差距计算潜在风险
- 考虑 I-9 合规保险或为潜在违规行为预留准备金
- 记录所有善意的合规努力，以可能减轻处罚
最后检查：您是否完全遵守 I-9 规定？
- 所有员工都有一份有效的、正确填写的 I-9 表存档
- 所有 I-9 表格均安全存储，并可用于审计
- 保留所有已离职员工所需的 I-9 文件，如果已过保留期，则妥善丢弃
- 必要时正确使用电子验证
- 对工作许可到期日期进行跟踪和适当管理
- 人力资源和招聘团队接受 I-9 合规最佳实践培训
- 公司已为可能的 ICE 审计做好准备
- 确定并满足各州的具体要求
- 数字 I-9 系统（如果使用）符合所有联邦要求
- 制定了监测和实施表格更新的程序
重要启示
有效遵守 I-9 要求的不仅仅是定期审查，还包括持续、有组织的努力，以及在雇佣的每个阶段及时采取行动。本清单旨在促进问责制、降低风险敞口并支持合法的劳动力管理。随着移民政策和执法实践的不断发展，雇主最好定期重新审查其程序，并在处理复杂或不明确的情况时咨询合格的法律专业人士。维护良好且不断更新的 I-9 流程不仅是一项法律义务，也是负责任的企业运营的基本组成部分。需要内部审计或人力资源团队培训协助的公司应积极考虑咨询移民律师或合规专家。现在采取积极主动的措施将有助于确保持久合规，避免代价高昂的教训。
