我应该拜访我的中国供应商吗？
作为律师，我们要花大量时间回答人们提出的好问题、坏问题、奇怪的问题、有趣的问题、深奥的问题、肤浅的问题以及其他各种类型的问题。人们普遍期待我们成为甲骨文级别的奇才，就像现在人们对待人工智能一样。在这个系列中，我们将分享人们向我们提出的一些问题以及我们的回答。对于China Law Blog 的长期读者来说，这种 "快速提问 "的重启方式一定不会陌生。
在本篇文章中，我将回答与参观为您提供产品的中国工厂有关的问题。
我是否应该拜访我在中国的供应商？如果需要，多久去一次？
问题多年来，我一直从不同的中国制造商处进货。COVID 对我们的业务来说很艰难，但我们挺了过来。我们仍在考虑将部分供应链迁出中国，但我们的中国合作伙伴正积极努力，通过给我们折扣和 "优惠 "费率来保持我们的业务。我们与供应商的关系从未如此融洽。我们从未参观过供应商的工厂，但我认为我们应该这样做。你们同意吗？如果同意，我们应该多久去一次？
简短回答：在当今全球化和动荡不安的国际市场上，您应优先考虑与供应商建立并保持稳固的关系。尤其是在中国和其他国家，关系比书面合同更重要。尤其是在今天，中国的工厂越来越担心他们的外国公司会离开他们去墨西哥、印度、越南、泰国等国。
贵公司对这些问题的具体回答取决于各种因素，包括业务性质、与供应商的合作记录、运营规模、供应链的复杂性以及内部增长和成本预测。
为什么要拜访中国供应商
-
建立牢固的关系
面对面的交流对于建立信任和融洽关系非常重要。在中国的商业文化中，人际关系或 "关系"（guanxi）起着至关重要的作用，当合同失败时，人们往往会依赖这种关系。亲自到供应商所在地与他们会面，表明您对他们的承诺和尊重，这可以促成更好的合作和更有利的条件。如果你的供应商陷入困境，需要对某些客户偷工减料，这也能保护你的利益。
-
质量控制
访问供应商可以让您直接监督生产流程。您可以确保货物质量符合您的标准，并当场解决任何问题。这种积极主动的方法可以避免代价高昂的错误和延误。与仅仅派遣第三方代表相比，由贵公司的一名高级人员定期访问供应商会让您与供应商的关系走得更远。
-
了解业务
亲眼目睹生产设施可以让您深入了解供应商的能力和局限性。您可以评估他们是否拥有必要的设备、技术和劳动力来满足您的要求。您可以利用软技能来阅读房间，了解许多您无法了解到的细节。这种了解可以帮助您对未来的订单和潜在的合作做出明智的决策。
-
谈判和解决问题。
面对面的会谈能促进更有效的沟通，尤其是在谈判条款或解决纠纷时。与仅通过微信、WhatsApp、电子邮件或其他电子媒介沟通相比，您可以快速消除误解，更高效地达成解决方案。
您应该多久来一次？
就诊频率取决于几个关键因素。
-
业务规模和订单量
对于订单量大、产品复杂或推出新产品的企业，应计划每年进行 2 至 4 次访问。对于新的合作关系，您应计划进行首次访问以建立合作关系，并至少每年进行一次访问，以全面审查质量控制和生产流程。
-
产品复杂性
如果您的产品高度专业化或需要复杂的生产工艺，则需要更频繁地考察。企业所有者或首席执行官应计划每年考察一次，而技术负责人则应计划更频繁地考察。这样可以确保您的中国供应商遵守您的规格要求，并保持高质量标准。
-
供应商可靠性
一旦您与可靠的中国供应商建立了长期合作关系，可能就不需要经常拜访了。但是，对于新供应商或有过不稳定历史的供应商，更频繁地拜访有助于降低风险。当您的供应商在投入、融资或劳动力方面开始出现问题时，您希望他们知道贵公司的名字、关键人员的名字，并将双方关系的价值放在首位。这将使您远离那些不受欢迎或威胁较小的客户名单，他们更有可能首先受到影响。
-
市场状况
市场条件的变化，如需求波动、生产或运输成本的变化，或中国的金融市场条件，可能需要更频繁的访问。您应该随时了解这些变化，以便相应地调整您的供应链战略。
访问中国供应商的实用技巧
-
未雨绸缪
提前安排访问时间，以确保供应商做好准备。这还可以让您充分利用时间，安排与关键人员会面，并视察感兴趣的特定领域。当您的律师起草合同时，确保您也可以选择进行突击检查或审计访问。
-
明确目标
每次访问都要有明确的目标。无论是质量控制、谈判还是了解新流程，了解自己想要实现的目标才能确保访问富有成效。你需要预计在那里会花大量时间参与社交活动。对于企业主和 C 级高管来说尤其如此。
-
文件
用详细的报告记录考察情况，并在回国后向供应商的主要联系人发送一份总结。这有助于跟踪进度、发现重复出现的问题，并更有效地规划未来的考察。这样做还能提醒供应商，您不是那种会放过或大或小偏差的客户。
总结
拜访在中国的供应商对您的业务大有裨益，尤其是在后 COVID 时代，人际关系和适应能力比以往任何时候都更为稀缺，也更为重要。通过优先考虑面对面的互动，您可以加强 "关系"，确保您的中国供应商提供更好的合作和可靠性。定期拜访不仅有助于质量控制和深入了解运营情况，还能提高谈判结果和解决问题的效率。
考察频率应根据企业的具体需求而定，同时考虑订单量、产品复杂程度、供应商可靠性和市场条件等因素。对于新的或复杂的合作关系，建议增加考察频率，以建立和保持高标准。对于成熟可靠的合作伙伴，每年考察一次就足够了，根据市场动态再增加考察次数。
切记要计划好供应商访问，目标要明确，文件要详尽，以最大限度地提高访问的效益。这些步骤将帮助您维持稳健的供应链，确保您的企业在瞬息万变的全球市场中保持竞争力和适应力。
最后，不要忘记以你的 NNN（见此处）为先导，在访问前保护你的知识产权（见此处），并确保你使用的是稳健的中国专用双语合同（见此处）。
