¿Debo visitar a mis proveedores chinos?
Como abogados, pasamos mucho tiempo respondiendo a preguntas buenas, malas, extrañas, interesantes, profundas, superficiales y de todo tipo. En general, se espera de nosotros que seamos magos a nivel de oráculo, de forma parecida a como la gente trata ahora a la inteligencia artificial. En esta serie, compartiremos algunas de estas preguntas que nos hace la gente, junto con nuestras respuestas. A los lectores de China Law Blog les resultará familiar esta serie de "preguntas rápidas".
En este post, respondo a preguntas relacionadas con la visita a la fábrica en China que le suministra su producto.
¿Debo visitar a mi proveedor en China? En caso afirmativo, ¿con qué frecuencia?
Pregunta: Llevo muchos años comprando a varios fabricantes chinos. COVID fue duro para nuestro negocio, pero lo superamos. Seguimos considerando la posibilidad de trasladar parte de nuestra cadena de suministro fuera de China, pero nuestros socios chinos intentan agresivamente mantener nuestro negocio ofreciéndonos descuentos y tarifas "preferentes". Las relaciones con nuestros proveedores nunca han sido mejores. Nunca hemos visitado las fábricas de nuestros proveedores, pero creo que deberíamos hacerlo. ¿Está de acuerdo? En caso afirmativo, ¿con qué frecuencia deberíamos visitarlas?
Respuesta corta: En el actual mercado internacional globalizado y agitado, debe dar prioridad a la creación y el mantenimiento de relaciones sólidas con sus proveedores. Esto es especialmente cierto en el caso de China y otros países donde las relaciones reinan sobre los contratos escritos. Esto es especialmente cierto hoy en día, cuando las fábricas chinas están cada vez más preocupadas por que sus empresas extranjeras las abandonen en favor de México, India, Vietnam, Tailandia, etc.
La respuesta concreta de su empresa a estas preguntas depende de varios factores, como la naturaleza de su negocio, su historial con los proveedores, la escala de sus operaciones, la complejidad de su cadena de suministro y sus previsiones internas de crecimiento y costes.
Por qué debe visitar a su proveedor en China
-
Establecer relaciones sólidas
Las interacciones cara a cara son inestimables para establecer la confianza y la compenetración. En la cultura empresarial china, las relaciones personales o "guanxi" (关系) desempeñan un papel crucial y a menudo se recurre a ellas cuando fracasa un contrato. Conocer personalmente a sus proveedores en su terreno demuestra su compromiso y respeto, lo que puede conducir a una mejor cooperación y a condiciones más favorables. También puede protegerle si su proveedor tiene dificultades y necesita recortar gastos con algunos de sus clientes.
-
Control de calidad
Visitar a su proveedor le permite supervisar directamente los procesos de producción. Puede asegurarse de que la calidad de sus productos cumple sus normas y resolver cualquier problema sobre el terreno. Este enfoque proactivo puede evitar costosos errores y retrasos. Si uno de sus directivos realiza visitas periódicas, llegará más lejos con su proveedor que si se limita a enviar a un representante externo.
-
Comprender las operaciones
Ver las instalaciones de producción de primera mano le dará una idea de las capacidades y limitaciones del proveedor. Podrá evaluar si dispone del equipo, la tecnología y la mano de obra necesarios para satisfacer sus necesidades. Puede utilizar sus habilidades interpersonales para leer la sala y captar muchos detalles que de otro modo no aprendería. Este conocimiento puede ayudarle a tomar decisiones informadas sobre futuros pedidos y a aumentar potencialmente la colaboración.
-
Negociación y resolución de problemas.
Las reuniones cara a cara facilitan una comunicación más eficaz, especialmente a la hora de negociar condiciones o resolver disputas. Puedes aclarar malentendidos rápidamente y llegar a soluciones de forma más eficiente que comunicándote únicamente por WeChat, WhatsApp, correo electrónico o cualquier otro medio electrónico.
¿Con qué frecuencia debe visitarnos?
La frecuencia de sus visitas depende de varios factores clave.
-
Tamaño de la empresa y volumen de pedidos
Para las empresas con grandes volúmenes de pedidos, productos complejos o lanzamientos de nuevos productos, debe planificar de dos a cuatro visitas al año. Para las nuevas relaciones, debe planificar una visita inicial para establecer la relación, y al menos visitas anuales para revisar el control de calidad y el proceso de producción en general.
-
Complejidad del producto
Si sus productos son muy especializados o requieren procesos de fabricación complejos, tendrá que realizar visitas más frecuentes. Un propietario o ejecutivo de alto nivel debería planificar una visita anual, y su(s) responsable(s) técnico(s) debería(n) planificar visitas más frecuentes. Así se asegurará de que su proveedor chino cumple sus especificaciones y mantiene unos estándares de alta calidad.
-
Fiabilidad de los proveedores
Una vez que haya establecido una relación a largo plazo con un proveedor chino fiable, puede que no necesite visitarlo tan a menudo. Sin embargo, en el caso de proveedores nuevos o con un historial de incoherencias, las visitas más frecuentes pueden ayudar a mitigar los riesgos. Cuando su proveedor empiece a tener problemas con los insumos, la financiación o la mano de obra, querrá que conozca el nombre de su empresa, el de su personal clave y que tenga muy presente el valor de su relación. Eso le mantendrá alejado de la lista de clientes menos deseables o menos amenazadores que tienen más probabilidades de verse afectados primero.
-
Condiciones del mercado
Los cambios en las condiciones del mercado, como las fluctuaciones de la demanda, los cambios en los costes de producción o envío, o las condiciones del mercado financiero en China, pueden hacer necesarias visitas más frecuentes. Debe mantenerse informado sobre estos cambios para poder adaptar su estrategia de la cadena de suministro en consecuencia.
Consejos prácticos para visitar a su proveedor chino
-
Planificar con antelación
Programe sus visitas con suficiente antelación para asegurarse de que el proveedor está preparado. Esto también le permitirá aprovechar al máximo su tiempo concertando reuniones con el personal clave e inspeccionando áreas específicas de interés. Cuando su abogado redacte sus contratos, asegúrese de que también tiene la opción de realizar visitas sorpresa de inspección o auditoría.
-
Objetivos claros
Tenga claros los objetivos de cada visita. Ya se trate de control de calidad, negociaciones o comprensión de nuevos procesos, saber qué quiere conseguir garantiza que su visita sea productiva. Debe prever que pasará una parte importante de su tiempo en actividades sociales. Esto es especialmente cierto para los propietarios y los ejecutivos de nivel C.
-
Documentación
Documente sus visitas con informes detallados y envíe un resumen a los contactos clave de su proveedor cuando regrese a casa. Esto ayuda a hacer un seguimiento de los progresos, detectar problemas recurrentes y planificar mejor las visitas futuras. También recuerda a sus proveedores que usted no es el tipo de cliente que deja pasar pequeñas o grandes desviaciones.
Conclusión
Visitar a su proveedor en China puede ser beneficioso para su negocio, especialmente en el panorama posterior a la crisis de la COVID, en el que las relaciones y la adaptabilidad son más escasas y, sin embargo, más cruciales que nunca. Al dar prioridad a las interacciones cara a cara, refuerza su "guanxi", lo que garantiza una mayor cooperación y fiabilidad por parte de sus proveedores chinos. Las visitas periódicas no sólo facilitan el control de calidad y un conocimiento más profundo de las operaciones, sino que también mejoran los resultados de las negociaciones y la eficacia en la resolución de problemas.
La frecuencia de sus visitas debe adaptarse a las necesidades específicas de su empresa, teniendo en cuenta factores como el volumen de pedidos, la complejidad del producto, la fiabilidad del proveedor y las condiciones del mercado. En el caso de relaciones nuevas o complejas, es aconsejable realizar visitas más frecuentes para establecer y mantener unos estándares elevados. En el caso de socios consolidados y fiables, las visitas anuales pueden ser suficientes, con visitas adicionales en función de la dinámica del mercado.
Recuerde planificar sus visitas a proveedores, con objetivos claros y documentación exhaustiva, para maximizar los beneficios de sus viajes. Estos pasos le ayudarán a mantener una cadena de suministro sólida, garantizando que su empresa siga siendo competitiva y resistente en un mercado global en constante cambio.
Por último, no olvide presentar su NNN (véase aquí), proteger su propiedad intelectual antes de su visita (véase aquí) y asegurarse de que utiliza contratos sólidos en dos idiomas específicos para China (véase aquí).
