外国公司的美国就业法

美国拥有20万亿美元的国内生产总值和3.25亿的人口,是世界上最大的消费市场。家庭支出是世界上最高的,占全球家庭消费的四分之一以上,与20个国家的自由贸易协定提供了更多接触数以亿计的额外消费者的机会。简而言之,美国很容易成为世界上最适合做生意的国家之一。

同时,美国是一个复杂和高度管制的地方。美国劳工部(DOL)管理和执行超过175项与就业有关的联邦法律,涉及的领域包括招聘、雇用、背景调查、补偿和福利、工作场所行为和解雇。美国的雇主也受到一套广泛的州和地方法律的约束,这些法律往往比联邦法律更有利于雇员。

国际业务经理会明白,每个国家--每个司法管辖区--都是不同的。同样,当地雇员也确实比以前的时代更了解他们的权利(谢谢,谷歌!),而且在许多情况下,更愿意为这些权利站出来。另一个考虑因素是,美国的雇员往往比其他大多数国家的雇员更爱打官司,而且美国的法院(尤其是陪审团)对雇员的赔偿远远超过其他大多数司法管辖区的标准。

因此,希望在美国建立业务的公司需要遵守联邦、州和地方各级有关就业的法律和法规。

以下是对建立美国业务的外国公司的就业法考虑因素的简要概述。当然,我们建议聘请专业律师,以确保遵守与你的具体情况相关的联邦、州和地方法律。

雇用过程

在雇用员工时,公司被要求对工作要求保持透明,并且不允许有基于性别、种族、年龄、婚姻状况或宗教的歧视。此外,联邦《美国残疾人法》(ADA)和类似的州法规禁止雇主歧视在其他方面符合工作条件的残疾候选人,还要求雇主在申请过程中合理地满足残疾申请人的特殊需要。雇用决定必须根据与工作有关的标准,如教育、年限和技能,招聘经理应在合法(即非歧视性)的面试参数方面受过良好的培训。诸如 "你结婚了吗?"或 "你是基督徒吗?"或 "你多大了?"这样的问题可以为昂贵的民事诉讼和监管行动产生良好的理由。

职位描述应描述所提供的职位,概述工资和福利、工作要求和资格,以及就业条件,例如 "6个月的合同 "或 "全职职位"。申请人应被告知就业的任何要求,如药物筛选、能否加班、培训/试用期或身体灵活性要求。

最后,隐私法不仅管辖招聘过程,而且管辖就业过程的每一个方面,直到辞职/终止。而在招聘过程中,州和联邦法律规定雇主在直接或通过第三方机构进行背景调查时的义务。这些法律要求雇主获得候选人/雇员的同意,并向候选人/雇员提供某些通知。

寻求雇用或调动外国公民在美国工作的公司必须为这些雇员申请签证,而管理美国移民和非移民工作签证的政治环境不断变化,意味着雇主往往必须采取各种策略来实现其人员配置目标。

外国工人可以获得许多非移民签证,包括商务旅行、实习生和公司内部调动签证,此外还有特殊职业签证;以及移民签证,虽然通常需要较长时间才能获得,但可以获得永久居民身份,这对雇主和雇员都有利。

随行家庭成员的资格、要求、处理时间和福利因签证分类而异,也许不用说,我们建议公司高度重视遵守移民法的问题。

管理你的劳动力

美国劳动法的大部分内容都是为了保护雇员免受剥削,联邦和州一级的法律都规定了工资、工作时间、休假、养老金和工作场所安全的参数。法律还对工作环境进行管理,其方式可能看起来与雇主-雇员关系没有直接关系,例如在雇员之间的歧视或骚扰案件中。

联邦法律和(通常更严格的)州法律规定了最低工资和加班费的要求,它们还规定了雇员可以要求多少加班费和工作。这些法律包含了对 "白领 "工人、承包商和其他人的例外情况,但对法律的正确解释对于避免可能的监管和/或民事责任至关重要。

歧视和骚扰

联邦法律禁止基于个人的种族、肤色、宗教、性别(包括怀孕)、国籍、年龄(对于40岁或以上的人)、残疾或遗传信息而歧视雇员和申请人。同样,50个州中的大多数州都有反映联邦法律的反歧视法,或在保护雇员方面走得更远,例如,一些司法管辖区有法律禁止基于政治派别或性取向的歧视。

联邦和州法律也保护员工免受基于反歧视类别的骚扰。随着社会风气在适当(和不适当)的工作场所行为方面的变化,性骚扰尤其成为公司需要监测的问题。

法律不仅保护员工免受上司自上而下的骚扰,也保护他们免受同事甚至客户、顾客和供应商的不当行为。

对雇主来说,保护其免受骚扰投诉的责任应从人事政策开始,明确定义和禁止歧视和骚扰,概述提出投诉的程序,并授权对违反反歧视和反骚扰政策的人采取纪律处分。

休假政策

美国在支持联邦规定的带薪休假、病假和产假/陪产假方面明显不厚道。也就是说,如果在这些类别中的某些/所有类别中给予带薪休假,可能会受到州或市的监管。13个州和华盛顿特区已经颁布了要求带薪病假的法律,而要求雇员提供带薪病假的城市包括旧金山、西雅图、芝加哥、费城和纽约。

虽然美国在大多数情况下没有强制规定带薪休假,但一些联邦和州法律规定,如果雇员提出要求,雇主应向其提供无薪休假。例如,怀孕、分娩、服兵役、残疾、陪审团职责、投票和宗教纪念活动的休假。

公司的人事政策应明确阐述员工带薪和无薪休假的权利,以及申请休假的程序。

员工福利

美国要求雇主为雇员提供联邦医疗保险福利(65岁以上退休或在职工人和残疾人的健康福利)、联邦社会安全福利(退休工人的养老金)和失业补偿。雇主和雇员共同承担医疗保险和社会安全福利的费用。

许多美国雇主还提供某种形式的养老金计划(包括401k计划),并提供医疗、牙科和视力保险、人寿保险和残疾收入计划。同样,大多数这些计划的资金成本通常由雇主和雇员共同承担。

而且,尽管2010年的联邦《平价医疗法案》建立了一个联邦授权的医疗保健系统,不要求雇主向雇员提供团体健康计划,但法律确实对不向雇员提供可负担得起的医疗保健保险的公司进行了处罚。

工作场所安全

1970年的《职业安全与健康法》("OSHA")开始生效,其任务是为 "国家的每个劳动者提供安全和健康的工作条件"。美国大约一半的州也颁布了自己的职业安全和健康立法。

职业安全与健康管理局涵盖三类企业--建筑业、农业和普通工业--雇主有义务提供一个 "没有公认的导致或可能导致死亡或严重身体伤害的危险 "的工作场所。

OSHA有权在工作时间内对工作场所进行检查,雇主有权在允许进入之前申请搜查令。检查过程包括在设施检查前后与检查员会面,使雇主了解和限制检查的范围,并了解任何被指控的违规行为的性质。

当OSHA检查员认为他们发现了违规行为时,他们会通过挂号信提供正式通知,并附上传票,给雇主时间采取纠正措施或对传票提出异议。对OSHA违规行为的处罚根据违规行为的严重程度而有所不同。

在工作中受伤的雇员有权获得工人补偿,每个州都要求雇主提供这种补偿。保险要求因州而异,雇主可以通过保险公司提供保险,也可以自我保险;保险费基于雇员的数量、他们的工作职责和风险水平。

工人工会

全国劳动关系法》("NLRA")规定了工人参与集体活动的权利,包括组织、加入和协助工会。尽管只有不到15%的美国工人和不到10%的私营部门工人加入了工会,但《全国劳工关系法》不仅规定了雇主在应对雇员集体活动和与工会谈判方面可以做什么和不能做什么,而且还为非工会工作场所的非工会雇员提供了权利和保护。在实践中,这意味着法律可以保护非工会雇员提出有关工资、工时或工作条件的团体关注的权利,并禁止雇主对从事集体活动的雇员采取不利行动(如解雇)。

员工监控、数据保护和隐私权
许多雇主,特别是在 "白领 "工作场所,可以很容易地监测雇员的通信,但这种监测受到旨在保护雇员隐私的联邦、州和地方法律的制约。对监控的限制因司法管辖区的不同而大不相同,但一般来说,雇主必须告知雇员有关监控的情况,并获得同意。雇主通常通过设备使用政策获得这种同意,这些政策明确指出公司可以监测员工在公司系统和设备上的通信和活动。在一个以上的司法管辖区运营的组织应检查并遵守适用于员工执行工作或公司系统或电子设备所在的每个场所的法律和法规。

竞业禁止协议

大多数州允许雇员竞业禁止协议,但有些州不允许。加利福尼亚州不仅不执行雇员竞业禁止协议,而且雇员可以起诉试图要求他们签署协议的雇主。
允许员工竞业禁止协议的国家一般不会执行对员工未来工作前景限制过大的协议。如果雇员竞业禁止协议在以下方面受到限制,那么它最有可能被执行:

  • 时间。禁止竞争的时间越短,竞业限制协议就越有可能被执行。
  • 地理区域。禁止竞争的地理范围越小,竞业限制就越有可能被执行。地理区域主要取决于行业和企业的地理范围。
  • 竞争的定义。竞争的禁止性质越有限,竞业限制就越有可能被执行。

禁止雇员在一年内为同一州的三个直接竞争对手之一工作的竞业限制,比禁止雇员在三年内为整个行业的任何公司工作的竞业限制更有可能被执行。

终止和辞退

美国的大部分就业是在 "随意 "的雇佣模式下运作的,这使得终止合同与一些国家相比相对简单。然而,值得记住的是,美国社会是相对诉讼的,反歧视的法律和法规可能给被解雇的员工提供了对其前雇主进行索赔的机会。在美国,超过80%的与就业有关的诉讼都源于雇员的解雇。

对于必须解雇员工的雇主来说,最好的建议是普遍适用的:要公平,要透明。对员工行为和表现的期望应该在员工服务之初就提出来,任何表现上的不足都应该被彻底记录下来并告知员工。如何处理实际的解雇往往是因地制宜的,所以在这里讨论这个问题没有什么意义。

雇用过程 - 一步一步来

虽然在美国合法雇用雇员的过程相当简单,但各州的程序确实略有不同。

下面我将介绍一下在北卡罗来纳州雇用雇员的过程。我之所以选择北卡罗来纳州作为例子,是因为我们最近与一家希望在北卡罗来纳州成立的巴西公司一起经历了这一切,而且因为北卡罗来纳州在美国合法雇用雇员方面具有相当的代表性。

外国公司在美国合法雇用员工的过程似乎令人生畏,但重要的是要彻底进行以下工作,或任何适合你在美国州注册的公司的类似步骤。

1.申请并获得联邦雇主识别号

联邦雇主识别码(FEIN)是由美国联邦政府国内税收署(IRS)分配给你的美国公司的一个号码。除了报税之外,你的美国公司还需要一个FEIN来开设银行账户和雇用美国雇员。

2.在北卡罗来纳州州务卿处注册该公司。

3.在北卡罗来纳州税务局注册该公司。

4.向北卡罗来纳州就业保障局登记失业保险税号。

5.雇员必须填写美国公民和移民服务局的I-9,就业资格核查表。

此表的一个部分必须由雇员在雇佣的第一天之前完成,第二个部分必须由公司在雇佣的第三天之前完成。此表不需提交,但公司必须将此表存档,在雇用日期后三年或雇员离职后一年内,以较晚者为准。

6.雇员必须在就业之日或之前向公司提供一份签名的预扣津贴证明(W-4表)。

这份表格必须在就业开始之日或之前签署。此表不提交给国税局,但美国公司会将其存档。

7.公司必须在雇员受雇之日起20天内向北卡罗来纳州卫生和人类服务部报告新雇用的雇员。

报告的雇员信息包括雇员的姓名、地址、社会安全号、出生日期和雇员的开始日期。报告的雇主信息包括美国公司的FEIN、姓名、地址和联系电话。

8.联邦所得税的预扣

公司必须根据员工在W-4中提供的信息,从员工的工资中预扣资金,以支付员工的联邦所得税。公司不支付预扣税款的一部分,但负责收集和汇出预扣税款。联邦所得税的预扣报告使用W-2表格,工资和税收报表提交给IRS。国税局941表每季度提交一次,国税局940表每年提交一次,报告任何应缴的失业税。

9.国家所得税的预扣

与联邦的情况一样,公司必须从每个雇员的工资中扣留一部分作为州所得税。

10.社会保障和医疗保障

这些税收是根据《联邦保险缴款法》(FICA)支付的。公司支付FICA的一半,另一半从雇员的工资中支付。

11.失业保险

公司根据每个雇员工资的一定比例支付州和联邦的失业税。这种税被称为州失业税(SUTA)和联邦失业税(FUTA)。

12.工人赔偿保险

所有有雇员的公司都必须购买工伤保险,以支付雇员在工作中受伤的医疗费用。在北卡罗来纳州,工伤保险是通过北卡罗来纳州工业委员会管理的。

13.劳动法海报和必要的通知

公司必须将联邦和北卡罗来纳州的劳动法海报张贴在员工可以轻易看到的地方。北卡罗来纳州的劳动法海报可以从北卡罗来纳州劳工部的网站上单独打印。

 

总结

"要公平,要透明 "是我们对希望在美国建立业务的公司的最佳建议。

通过咨询专业律师,确保遵守与你的具体情况相关的联邦、州和地方法律,以及特定行业的法规,做好充分准备。

通过建立全面的人力资源基础设施,在普遍可用的手册中规定权利、责任和申诉途径,从而做好充分准备。

做好充分准备,确保行政人员、经理和主管精通有关就业问题的法律(如反歧视、工作场所安全),并在如何保持合规方面接受良好的培训。

最后,祝你好运!

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