Con un PIB de 20 billones de dólares y una población de 325 millones de personas, Estados Unidos es el mayor mercado de consumo del mundo. El gasto de los hogares es el mayor del mundo, representando más de una cuarta parte del consumo doméstico mundial, y los acuerdos de libre comercio con 20 países proporcionan un mayor acceso a cientos de millones de consumidores adicionales. En resumen, Estados Unidos es fácilmente uno de los mejores países del mundo para hacer negocios.
Al mismo tiempo, Estados Unidos es un lugar complejo y muy regulado. El Departamento de Trabajo de EE.UU. (DOL) administra y hace cumplir más de 175 leyes federales relacionadas con el empleo en ámbitos como la selección, la contratación, la comprobación de antecedentes, la retribución y las prestaciones, la conducta en el lugar de trabajo y el despido. Los empresarios de Estados Unidos también se rigen por un amplio conjunto de leyes estatales y locales, que a menudo son más favorables para los empleados que las leyes federales.
Los directivos de empresas internacionales comprenderán que cada país -y cada jurisdicción- es diferente. También es cierto que los empleados locales conocen mucho mejor sus derechos que en épocas anteriores (¡gracias, Google!) y, en muchos casos, están mucho más dispuestos a defenderlos. Otra consideración adicional es que los empleados de Estados Unidos tienden a ser más litigiosos que sus homólogos de la mayoría de los demás países, y se sabe que los tribunales (y especialmente los jurados) de Estados Unidos conceden a los empleados indemnizaciones muy superiores a las habituales en la mayoría de las demás jurisdicciones.
Por tanto, las empresas que deseen establecerse en Estados Unidos deben cumplir las leyes y normativas que regulan el empleo a nivel federal, estatal y local.
Lo que sigue es un breve resumen de las consideraciones de derecho laboral para las empresas extranjeras que establecen operaciones en Estados Unidos. Por supuesto, recomendamos contar con asesoramiento profesional para garantizar el cumplimiento de las leyes federales, estatales y locales que sean relevantes para su situación específica.
El proceso de contratación
A la hora de contratar empleados, las empresas deben ser transparentes sobre los requisitos del puesto y no pueden discriminar por razones de sexo, raza, edad, estado civil o religión. Además, la Ley federal de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) y otras leyes estatales similares prohíben a las empresas discriminar a los candidatos con discapacidades que estén cualificados para el trabajo, y también exigen que las empresas se adapten razonablemente a las necesidades especiales de los solicitantes discapacitados durante el proceso de solicitud. Las decisiones de contratación deben basarse en criterios relacionados con el puesto de trabajo, como la formación, los años de experiencia y las aptitudes, y los responsables de la contratación deben estar bien formados en los parámetros legales (es decir, no discriminatorios) de las entrevistas. Preguntas como "¿Está usted casado?", "¿Es usted cristiano?" o "¿Cuántos años tiene?" pueden dar pie a costosas demandas civiles y acciones reguladoras.
Las descripciones de empleo deben describir el puesto que se ofrece, indicando el salario y las prestaciones, los requisitos y cualificaciones del puesto y las condiciones de empleo, por ejemplo, "contrato de 6 meses" o "puesto a tiempo completo". Los solicitantes deben ser informados de los requisitos para el empleo, como un control de drogas, disponibilidad para trabajar horas extraordinarias, periodo de formación/probación o requisitos de agilidad física.
Por último, las leyes de protección de la intimidad rigen no sólo el proceso de contratación, sino también todos los aspectos de la vida laboral, desde la dimisión hasta el despido. Y durante el proceso de contratación, las leyes estatales y federales rigen las obligaciones de los empleadores cuando realizan comprobaciones de antecedentes directamente o a través de agencias externas. Estas leyes exigen que los empleadores obtengan el consentimiento de los candidatos/empleados y proporcionen ciertos avisos a los candidatos/empleados.
Las empresas que desean contratar o trasladar a ciudadanos extranjeros para trabajar en Estados Unidos deben solicitar visados para esos empleados, y el entorno político en continuo cambio que rige los visados de trabajo para inmigrantes y no inmigrantes en Estados Unidos hace que los empresarios deban aplicar a menudo diversas estrategias para lograr sus objetivos de dotación de personal.
Hay una serie de visados de no inmigrante a disposición de los trabajadores extranjeros, incluidos los visados de viaje de negocios, de prácticas y de traslado dentro de la empresa, además de los visados para ocupaciones especializadas; y los visados de inmigrante, que aunque suelen tardar más en obtenerse, pueden conducir al estatus de residente permanente, lo que puede ser beneficioso tanto para el empresario como para el empleado.
La elegibilidad, los requisitos, los plazos de tramitación y los beneficios para los familiares acompañantes varían según la clasificación de los visados, y quizá no haga falta decir que se aconseja a las empresas que den prioridad al cumplimiento de las leyes de inmigración.
Gestión de la plantilla
Gran parte de la legislación laboral estadounidense está diseñada para proteger a los empleados de la explotación, y los parámetros de salarios, horarios de trabajo, permisos, pensiones y seguridad en el lugar de trabajo se establecen en leyes tanto federales como estatales. La ley también regula el entorno laboral de formas que pueden no parecer directamente relacionadas con la relación empleador-empleado, por ejemplo en casos de discriminación o acoso entre empleados.
Las leyes federales y (a menudo más estrictas) estatales imponen requisitos para el salario mínimo y el pago de horas extraordinarias, y también regulan cuántas horas extraordinarias pueden solicitarse a los empleados y cuántas pueden trabajar. Las leyes incorporan excepciones para los trabajadores de "cuello blanco", contratistas y otros, pero la correcta interpretación de la ley es vital para evitar posibles responsabilidades normativas y/o civiles.
Discriminación y acoso
La ley federal prohíbe la discriminación de empleados y solicitantes por motivos de raza, color, religión, sexo (incluido el embarazo), nacionalidad, edad (para los mayores de 40 años), discapacidad o información genética. De nuevo, la mayoría de los 50 estados tienen leyes antidiscriminación que reflejan la ley federal, o van más allá en la protección de los empleados, por ejemplo, algunas jurisdicciones tienen leyes que prohíben la discriminación por motivos de afiliación política u orientación sexual.
Las leyes federales y estatales también protegen a los empleados del acoso basado en las categorías antidiscriminatorias. El acoso sexual, en particular, se ha convertido en un problema que las empresas deben vigilar, ya que las costumbres sociales han cambiado en relación con el comportamiento adecuado (e inadecuado) en el lugar de trabajo.
La ley protege a los empleados no sólo del acoso de arriba abajo por parte de los supervisores, sino también del comportamiento inadecuado por parte de compañeros e incluso clientes, consumidores y proveedores.
Para los empresarios, la protección contra la responsabilidad por denuncias de acoso debe comenzar con una política de personal que defina y prohíba claramente la discriminación y el acoso, describa los procedimientos para presentar denuncias y autorice la adopción de medidas disciplinarias contra los infractores de las políticas contra la discriminación y el acoso.
Política de permisos
Estados Unidos es notablemente poco generoso en su apoyo a las vacaciones pagadas obligatorias a nivel federal, las bajas por enfermedad y los permisos de maternidad/paternidad. Dicho esto, si se conceden permisos retribuidos en algunas o todas estas categorías, pueden estar sujetos a regulación estatal o municipal. Trece estados y Washington, D.C. han promulgado leyes que exigen la baja por enfermedad retribuida, y entre las ciudades que exigen a los empleados la baja por enfermedad retribuida se encuentran San Francisco, Seattle, Chicago, Filadelfia y Nueva York.
Aunque Estados Unidos no obliga a conceder permisos retribuidos en la mayoría de las circunstancias, varias leyes federales y estatales exigen que las empresas proporcionen a sus empleados permisos no retribuidos si lo solicitan. Algunos ejemplos son los permisos por embarazo, parto, servicio militar, discapacidad, servicio como jurado, derecho al voto y observancia religiosa.
Las políticas de personal de la empresa deben articular claramente los derechos de los empleados a permisos retribuidos y no retribuidos, así como los procedimientos para solicitarlos.
Beneficios para los empleados
Estados Unidos exige a las empresas que proporcionen a sus empleados prestaciones federales de Medicare (prestaciones sanitarias para trabajadores jubilados o en activo de 65 años o más y personas discapacitadas), prestaciones federales de la Seguridad Social (pensiones para trabajadores jubilados) y subsidio de desempleo. Empresarios y empleados se reparten el coste de las prestaciones de Medicare y la Seguridad Social.
Muchos empleadores estadounidenses también ofrecen algún tipo de plan de pensiones (incluidos los planes 401k) y ofrecen seguros médicos, dentales y de visión, seguros de vida y planes de ingresos por incapacidad. Una vez más, los costes de financiación de la mayoría de estos planes suelen ser compartidos por la empresa y el empleado.
Y aunque la Ley federal de Asistencia Sanitaria Asequible de 2010 estableció un sistema de asistencia sanitaria por mandato federal que no exige que las empresas ofrezcan planes de salud colectivos a los empleados, la ley sí impone sanciones a las empresas que no ofrezcan a sus empleados una cobertura sanitaria asequible.
Seguridad en el trabajo
La Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo de 1970 ("OSHA") entró en vigor con el mandato de proporcionar "a todos los trabajadores y trabajadoras de la nación unas condiciones de trabajo seguras y saludables". Aproximadamente la mitad de los estados de EE.UU. han promulgado también su propia legislación sobre seguridad y salud en el trabajo.
La OSHA abarca tres categorías de empresas: construcción, agricultura e industria general, y obliga a los empresarios a proporcionar un lugar de trabajo "libre de riesgos reconocidos que causen o puedan causar la muerte o lesiones físicas graves".
La OSHA tiene derecho a realizar inspecciones en el lugar de trabajo durante el horario laboral, y los empresarios tienen derecho a solicitar una orden de registro antes de permitir el acceso. El proceso de inspección incluye reuniones con los inspectores antes y después del recorrido por las instalaciones, lo que permite a los empresarios comprender y limitar el alcance de la inspección y entender la naturaleza de las presuntas infracciones.
Cuando los inspectores de la OSHA consideran que han detectado infracciones, envían una notificación formal por correo certificado junto con una citación, dando tiempo a los empresarios para adoptar medidas correctoras o impugnar la citación. Las sanciones por infracciones de la OSHA varían en función de la gravedad de la infracción.
Los empleados lesionados en el trabajo tienen derecho a una indemnización por accidente laboral, que todos los estados exigen a las empresas. Los requisitos de cobertura varían según el estado, y los empresarios pueden proporcionar cobertura a través de una compañía de seguros o pueden autoasegurarse; los costes de las primas se basan en el número de empleados, sus funciones laborales y el nivel de riesgo.
Sindicatos
La Ley Nacional de Relaciones Laborales ("NLRA") establece el derecho de los trabajadores a participar en actividades colectivas, incluido el de formar sindicatos, afiliarse a ellos y colaborar con ellos. Aunque menos del 15% de los trabajadores estadounidenses, y menos del 10% de los trabajadores del sector privado, están sindicados, la NLRA no sólo regula lo que los empresarios pueden y no pueden hacer en respuesta a la actividad colectiva de los empleados y en términos de negociación con los sindicatos, sino que también otorga derechos y protecciones a los empleados no sindicados en lugares de trabajo no sindicados. En la práctica, esto significa que la ley puede proteger el derecho de los empleados no sindicados a plantear preocupaciones de grupo en relación con el salario, el horario o las condiciones de trabajo, y prohíbe a los empresarios tomar medidas adversas (por ejemplo, el despido) contra los empleados que emprendan actividades colectivas.
Supervisión de empleados, protección de datos y derechos de privacidad
Muchos empleadores, especialmente en locales de trabajo de "cuello blanco", pueden vigilar fácilmente las comunicaciones de los empleados, pero esta vigilancia se rige por leyes federales, estatales y locales diseñadas para proteger la privacidad de los empleados. Las restricciones a la vigilancia varían mucho según la jurisdicción, pero en general los empresarios están obligados a informar a los empleados sobre la vigilancia y a obtener su consentimiento. Los empleadores suelen obtener este consentimiento a través de políticas de uso de equipos que establecen explícitamente que la empresa puede supervisar las comunicaciones y actividades de los empleados en los sistemas y equipos de la empresa. Las organizaciones que operan en más de una jurisdicción deben comprobar y cumplir las leyes y reglamentos aplicables en cada uno de los locales en los que los empleados realizan su trabajo o donde se encuentran los sistemas o dispositivos electrónicos de la empresa.
Acuerdos de no competencia
La mayoría de los estados permiten los acuerdos de no competencia entre empleados, pero algunos no. California no sólo no hace cumplir los acuerdos de no competencia de los empleados, sino que éstos pueden demandar a un empresario que pretenda exigirles que firmen uno.
Los estados que permiten los acuerdos de no competencia generalmente no aplicarán un acuerdo que limite demasiado las perspectivas laborales futuras del empleado. Es más probable que se aplique un acuerdo de no competencia si está limitado en:
- Tiempo. Cuanto más corto sea el tiempo de competencia prohibida, más probable será que se aplique el acuerdo de no competencia.
- Área geográfica. Cuanto menor sea el área geográfica de la competencia prohibida, más probable será que se aplique la cláusula de no competencia. El área geográfica dependerá en gran medida del alcance geográfico del sector y de la empresa.
- Definición de competencia. Cuanto más limitada sea la naturaleza prohibida de la competencia, más probable será que se aplique la cláusula de no competencia.
Es mucho más probable que se aplique una cláusula de no competencia que prohíba a un empleado trabajar para uno de los tres competidores directos en el mismo estado durante un año que una cláusula de no competencia que prohíba a un empleado trabajar para cualquier empresa de todo un sector durante tres años.
Cese y dimisión
Gran parte del empleo estadounidense se rige por un modelo de contratación "a voluntad", lo que hace que la rescisión sea relativamente sencilla en comparación con algunos países. Sin embargo, conviene recordar que la sociedad estadounidense es relativamente litigiosa, y que las leyes y reglamentos antidiscriminatorios pueden dar a los empleados despedidos la oportunidad de presentar demandas contra sus antiguos empleadores. Más del 80% de las demandas relacionadas con el empleo en Estados Unidos tienen su origen en despidos.
El mejor consejo para los empresarios que deben despedir a empleados es de aplicación universal: ser justos y transparentes. Las expectativas sobre el comportamiento y el rendimiento del empleado deben establecerse al principio del servicio y cualquier deficiencia en el rendimiento debe documentarse y comunicarse al empleado. La forma de gestionar un despido suele ser tan específica de cada situación y lugar que no tiene mucho sentido discutirla aquí.
El proceso de contratación - Paso a paso
Aunque el proceso de contratación legal de empleados es bastante sencillo en Estados Unidos, los procedimientos varían ligeramente de un estado a otro.
A continuación repaso el proceso para contratar a un empleado en el estado de Carolina del Norte. He elegido Carolina del Norte como ejemplo porque hace poco pasamos por todo esto con una empresa brasileña que quería establecerse en Carolina del Norte y porque Carolina del Norte es bastante representativa de lo que se necesita para contratar legalmente a un empleado en Estados Unidos.
El proceso de contratación legal de empleados por parte de empresas extranjeras en EE.UU. puede parecer desalentador, pero es importante seguir a fondo los pasos que se indican a continuación, o los pasos similares que sean adecuados para su empresa registrada en el Estado de EE.UU.
1. Solicitar y recibir un Número Federal de Identificación Patronal.
Un Número Federal de Identificación Patronal (FEIN) es un número asignado a su empresa en EE.UU. por el Servicio de Impuestos Internos (IRS) del gobierno federal estadounidense. Además de declarar impuestos, su empresa estadounidense necesitará un FEIN para abrir una cuenta bancaria y contratar empleados en Estados Unidos.
2. Registre la empresa en la Secretaría de Estado de Carolina del Norte.
3. Registrar la empresa en el Departamento de Hacienda de Carolina del Norte.
4. Regístrese para obtener un Número de Identificación Fiscal del Seguro de Desempleo de la División de Seguridad en el Empleo de Carolina del Norte.
5. El empleado debe rellenar el formulario I-9, Employment Eligibility Verification Form, del Servicio de Ciudadanía e Inmigración de EE.UU. (U.S. Citizenship and Immigration Services).
El trabajador debe cumplimentar una parte de este formulario antes del primer día de trabajo y la empresa debe cumplimentar la segunda parte antes del tercer día de trabajo. Este formulario no se presenta, pero la empresa debe conservarlo en sus archivos durante los tres años siguientes a la fecha de contratación o un año después del cese del empleado, si este último es posterior.
6. El trabajador debe entregar a la empresa un Certificado de Retención (formulario W-4) firmado en la fecha de contratación o antes.
Este formulario debe firmarse en la fecha de inicio de la relación laboral o antes. Este formulario no se presenta al IRS, pero la empresa estadounidense lo conserva en sus archivos.
7. La empresa debe informar del empleado recién contratado al Departamento de Salud y Servicios Humanos de Carolina del Norte en un plazo de 20 días a partir de la fecha de contratación del empleado.
La información sobre el empleado que se comunica incluye el nombre, la dirección, el número de la Seguridad Social, la fecha de nacimiento y la fecha de contratación del empleado. La información sobre el empleador que se comunica incluye el FEIN de la empresa estadounidense, el nombre, la dirección y el número de teléfono de contacto.
8. Retención del impuesto federal sobre la renta
La empresa debe retener dinero de la nómina del empleado para pagar los impuestos federales sobre la renta del empleado basándose en la información facilitada en su formulario W-4. La empresa no paga ninguna parte del impuesto retenido, pero es responsable de recaudar y remitir los impuestos retenidos. La empresa no paga ninguna parte del impuesto retenido, pero es responsable de recaudar y remitir los impuestos retenidos. Los informes de retenciones de impuestos federales sobre la renta se presentan mediante el formulario W-2, Wage, and Tax Statement (Declaración de salarios e impuestos) ante el IRS. El formulario 941 del IRS debe presentarse trimestralmente, y el formulario 940 del IRS se presenta anualmente para declarar los impuestos de desempleo adeudados.
9. Retención del impuesto sobre la renta estatal
Al igual que para el federal, la empresa debe retener una parte de la nómina de cada empleado para el impuesto estatal sobre la renta.
10. Seguridad Social y Medicare
Estos impuestos se pagan en virtud de la Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA). La empresa paga la mitad del FICA, y la otra mitad se abona con el salario del trabajador.
11. 11. Seguro de desempleo
Las empresas pagan impuestos estatales y federales de desempleo basados en un porcentaje del salario de cada empleado. Este impuesto se conoce como impuesto estatal de desempleo (SUTA) e impuesto federal de desempleo (FUTA).
12. Seguro de accidentes laborales
Todas las empresas con empleados están obligadas a contratar un seguro de indemnización por accidentes laborales para cubrir los gastos médicos en caso de que los empleados sufran lesiones en el trabajo. En Carolina del Norte, el Seguro de Indemnización por Accidentes Laborales se administra a través de la Comisión Industrial de Carolina del Norte.
13. Carteles de legislación laboral y avisos obligatorios
Las empresas deben exhibir los carteles de la legislación laboral federal y del Estado de Carolina del Norte en un lugar donde los empleados puedan verlos fácilmente. Los carteles de la legislación laboral de Carolina del Norte pueden imprimirse individualmente desde el sitio web del Departamento de Trabajo de Carolina del Norte.
Conclusión
"Ser justos y transparentes" es nuestro mejor consejo para las empresas que quieren establecerse en Estados Unidos.
Prepárese a fondo consultando a un asesor profesional para garantizar el cumplimiento de las leyes federales, estatales y locales, así como de las normativas específicas del sector, pertinentes para su situación concreta.
Prepárese a fondo estableciendo una amplia infraestructura de recursos humanos que establezca los derechos, las responsabilidades y las vías de recurso en un manual disponible universalmente.
Prepárese a fondo asegurándose de que los ejecutivos, directivos y supervisores conocen bien las leyes que rigen las cuestiones laborales (por ejemplo, antidiscriminación, seguridad en el lugar de trabajo) y están bien formados sobre cómo mantener el cumplimiento.
Y por último, ¡buena suerte!
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