与中国公司签订合同的必备清单 -Harris Sliwoski LLP

中国合同的正确执行

近二十年前，本律师事务所曾代理一家美国公司收购中国大型企业。该交易结构复杂，涉及巨额资金权益及多份需完美履行的合同。为确保流程无误，我们制定了详尽的合同签署核查清单，此后在无数中国（及国际）交易中不断完善并沿用此工具。

今天，当我收到一位律师发给客户的邮件抄送时，再次意识到这份清单的巨大价值——客户询问合同能否电子签名（答案是否定的）。尽管它如此实用，我们却从未在博客上分享过。现在，这种情况将改变。

谨记！

在深入探讨我们的中国合同签署检查清单细节之前，必须明确：每份合同和具体情况都具有独特性，本清单并非万能解决方案。其初衷是为涉及中国企业的重大交易提供法律风险防范指南。但在其他绝大多数情形下（甚至在涉及中国企业的交易中也常需如此），根据具体交易内容及签约方情况进行调整才是明智之举。

1.尽管香港是中国的一部分，但其法律框架与内地存在显著差异。因此，本清单不适用于受香港公司管辖的合同，甚至不适用于以香港法律为准据法的中国公司合同。

2.本检查清单最初是为并购（M&A）等大型高风险交易设计的。虽然它为管理与中国公司签订的常规协议提供了指导，但需要适当调整以反映规模较小、风险较低交易的特点。换言之，适用于1亿美元交易的合理措施，未必同样适用于与上市公司进行的78万美元交易。

3.我们的《中国合同签署核查清单》要求确认中方签约方的印章真实性，但具体如何操作？在重大交易中，我们曾派遣持中国执业资格的律师前往偏远省份，核实合同上的公司印章是否与官方登记记录一致。每次执行此项核查，客户至少需支付5000美元的法律费用。而对于规模较小、流程常规的协议——例如每月向知名中国工厂采购75,000美元的小工具——我们的律师仅需目视确认印章外观"正确"，且不收取任何费用。关于中国公司印章的更多处理规范，请参阅《中国合同实务指南：正确获取公司印章》。

换言之，以下清单仅提供一般性指导，不能替代专业法律意见。每项交易具有独特性，应寻求量身定制的法律建议以满足具体需求。

中国合同签署检查清单

以下指南旨在分步确保您与中国企业的合同得以妥善执行且具有法律效力。遵循这些最佳实践可显著降低法律风险，并有助于避免代价高昂的纠纷。请遵循以下步骤，以确保您在中国签订的合同具备法律效力与可执行性。

获取湿墨签名
- 确保双方在协议的所有副本上签署湿墨签名。
- 在中国，电子签名并不总是足以确保其可执行性。
全页执行
- 确保所有页面均已签名或签字（最终签名页除外）。
- 签名或首字母缩写必须清晰可辨，且在所有页面上保持一致。
核验并加盖公司公章
- 确认中国公司官方公司印章的真实性。
- 确保公司印章清晰地加盖在最终签名页上。
- 获取中国公司营业执照副本以供印章核验。
文件交换与验证流程
- 文件准备：准备两份完全相同的协议原件。
- 文件寄送：请在两份文件上使用湿墨水签名，并加盖公司印章（如适用）。通过信誉良好的国际快递公司寄送两份已签名文件，务必选择带追踪和送达证明的服务。记录并保存追踪信息。
- 初始扫描审核：在纸质文件寄回前，请要求提供经完整签署并加盖印章的协议书的高分辨率扫描件。
- 接收签字副本：要求中方公司通过同一快递公司退回一份完整签字盖章的原件。记录并保存物流追踪信息。
- 最终核验：收到文件后，请核验签名及公司印章、所有页面的完整性与顺序，并确保扫描件与纸质版本内容一致。
关键考量
- 未完成全套签署前请勿继续操作：在收到并核实完全签署的协议前，请勿付款、下单或履行任何合同义务。
- 授权签字人确认：确保代表中国公司签字的个人已获得正式授权。如有必要，要求提供授权委托书或授权函。
- 沟通与记录保存：确保所有相关方理解并遵循这些程序。详细记录所有沟通内容、追踪信息及文件副本。