中国雇主必须与每位全职雇员签订书面劳动合同。未签订书面劳动合同将使雇主面临以下风险：需向雇员支付罚金、承担行政罚款，且可能被认定与未签订书面合同的雇员建立了无固定期限劳动合同关系。多数企业现已知晓此规定，但许多企业尚未意识到仅有劳动合同尚不足够——每位雇主还应制定一套雇主规章制度。
雇主规章制度文件（有时称为员工手册）通常是一份冗长复杂的文件，其中规定了规范雇佣关系的全部条款。雇主需要这份文件的主要原因之一，是它为纪律处分或解雇员工提供了依据。
需要特别注意的是，中国的劳动法体系与美国截然不同。在美国，几乎所有州都实行随意雇佣制度，这意味着雇主可以随时解雇雇员，无需提前通知或说明理由。 中国则不属于随意雇佣管辖区 。所有中国雇员必须依据书面劳动合同受雇，且在合同期内难以解雇。若雇主欲在雇佣期满前解雇员工，必须存在正当理由且该理由须得到明确证明。因此，中国雇主应妥善保存纪律处分记录，以便确立解雇依据。
规章制度文件应具备合理的详细程度。若缺乏此类文件，即便员工行为恶劣且损害企业利益，您仍可能因缺乏纪律处分依据（更遑论解雇）而束手无策——除非规章制度明确禁止该员工的行为。 我们中国团队的一位律师常提及这样一桩案例：某员工因盗窃雇主数十万美元遭解雇后提起诉讼。法官虽认定该员工品行恶劣，却因规章制度中未明确禁止盗窃行为，最终裁定雇主无权解雇。
许多地区（如上海）都承认，雇主不可能在规章制度中列举所有可导致员工受处分或解雇的可惩罚行为。其立场是：雇佣关系中应遵循诚信原则，因此即使雇主规章未将某行为列为可惩罚事项，若员工未恪守诚信义务，雇主仍可对其进行处分甚至解雇。 但各地对此的理解存在差异，即便在最有利于雇主的城市，雇主也应通过尽可能明确的条款来降低风险。 为此，在起草雇主规章制度时，应尽可能涵盖所有内容（至少包括贵机构过往遭遇的员工不当行为），同时加入适当的概括性条款，为应对各类员工不当行为提供书面依据。由于各地对这类概括性条款的接受程度存在差异，具体列明所有可能情形仍至关重要。
但请谨慎制定规章制度。条款写入文件并不意味着其具有法律效力。 若规章制度中的条款违反法律规定，而你以此为由解雇员工，该决定将构成非法解雇。同样，对员工过于苛刻或被中国仲裁员/法官认定为不合理的条款，基本也适用此原则。因此，你应定期（ 最好每年）审查规章制度文件， 确保其始终符合所有适用的地方及国家法律。
哦，关于规章制度文件还有几点（快速）要点。文件应采用中文版本，以便员工充分理解其签署内容，同时确保中文仲裁员/法官也能轻松理解条款含义。您还应确保获取并保存经签名的中文收据确认书，以证明员工已收到公司规章制度，这在未来员工纠纷/索赔中可能成为关键证据。
关键在于：若您在中国拥有雇员，就必须制定可在中国境内强制执行的规章制度。
