Ya ha dado los primeros pasos para expandir su negocio en España, quizá estableciendo relaciones con distribuidores. Ahora está listo para afianzar su presencia alquilando un local de oficinas y contratando personal. Una vez que haya completado estos pasos, se le considerará un «establecimiento permanente», y será el momento de ir más allá del simple registro de su empresa extranjera. Las empresas extranjeras que se encuentran en esta fase de sus operaciones en España suelen beneficiarse de la constitución de uno de estos dos tipos de entidades: una filial o una sucursal.
La constitución de una filial y de una sucursal en España sigue unos procesos, costes y trámites muy similares. En ambos casos se obtiene una escritura pública de constitución ante notario y se inscribe la sociedad en el Registro Mercantil correspondiente; además, en ambos casos será necesario solicitar un NIF (Número de Identificación Fiscal) a la Administración Tributaria española para darse de alta a efectos del pago trimestral del IVA. Asimismo, en ambos casos se aplicará la legislación española en materia fiscal, contable y laboral a sus actividades en España.
Sin embargo, hay una serie de diferencias que hay que tener en cuenta a la hora de elegir qué tipo de entidad constituir. La más importante es que, mientras que una filial es una entidad local independiente, una sucursal carece de personalidad jurídica y depende de la empresa matriz. Esto significa que su empresa estadounidense será plenamente responsable de las actividades de su sucursal española, incluidas todas las obligaciones y reclamaciones.
Además, la apertura de una sucursal en España complica las cuestiones fiscales. La sucursal está sujeta al Impuesto sobre la Renta de No Residentes, y es necesario presentar declaraciones de impuestos anualmente. Para ello, la sociedad matriz extranjera debe presentar toda la documentación fiscal extranjera pertinente para las declaraciones de impuestos en España. Necesitará que dichos documentos cuenten con una traducción jurada y estén legalizados con la Apostilla de La Haya. Con una sucursal, su empresa matriz también deberá revelar parte de su información contable extranjera en las declaraciones fiscales españolas, lo que complica aún más el proceso. Una filial, por el contrario, pagará el impuesto de sociedades en España, pero podrá deducir los pagos realizados a su empresa matriz extranjera en forma de regalías, intereses o comisiones de gestión.
En general, las operaciones diarias se desarrollan con mucha más fluidez si se cuenta con una filial en España. Esta entidad será totalmente independiente de la empresa matriz y se encargará de su propia contabilidad y de sus propios impuestos. Por el contrario, gestionar una sucursal en España puede resultar bastante engorroso. Por ejemplo, para cualquier decisión que se tome en relación con la sucursal, el consejo de administración de la empresa matriz deberá formalizarla mediante una escritura pública ante notario. Para que sea válida en el registro español, este documento deberá traducirse, certificarse ante notario y, a continuación, apostillarse de conformidad con el Convenio de La Haya. Puede evitar este y otros procesos que requieren mucho tiempo optando por constituir una filial en España.
Aunque presenta numerosas ventajas, la apertura de una filial en España no está exenta de inconvenientes. En primer lugar, necesitarás a alguien sobre el terreno en España —un residente con NIF y tarjeta de residencia o un empleado local— para dirigir tu negocio en España. Esta persona será tu director general designado en España y podrá tomar decisiones con rapidez en nombre de la empresa española. Las filiales españolas también tienen requisitos de capital mínimo, lo que no ocurre con las sucursales. Sin embargo, estos requisitos, que antes eran elevados, se han reducido a solo 3000 € para una sociedad limitada. Estos fondos deben ingresarse en una cuenta bancaria al constituir la entidad, pero pueden utilizarse posteriormente para las operaciones de la empresa.
Tras sopesar estos pros y contras, alrededor del 90 % de nuestros clientes llegan a la conclusión de que constituir una filial es la opción más adecuada para sus necesidades empresariales. Teniendo en cuenta cuestiones como la responsabilidad civil, los impuestos y la comodidad general, es fácil comprender por qué las sucursales son cada vez menos habituales entre las empresas extranjeras que desean expandir sus negocios en España.
