Lo que hay que saber sobre la firma de contratos con empresas chinas
Ayer, en el artículo «Lista de verificación imprescindible para la firma de contratos con empresas chinas», escribí sobre los consejos que nuestros abogados especializados en China suelen dar a nuestros clientes en relación con la firma de contratos con empresas chinas. Hoy, un cliente nos ha enviado lo que ellos denominan sus «Procedimientos Operativos Estándar» (SOP) para la firma de acuerdos con empresas chinas y nos ha pedido que revisemos cada punto para comprobar su exactitud.
Para facilitar la lectura, he transformado sus procedimientos operativos estándar (SOP) en una serie de preguntas que figuran a continuación, seguidas de nuestras respuestas, en las que se analiza si dichos procedimientos se ajustan a los requisitos legales y a las mejores prácticas de China.
Al terminar de leer esta entrada del blog, comprenderás mejor los aspectos clave que hay que tener en cuenta a la hora de firmar contratos con empresas chinas.
1. Firmas digitales frente a firmas manuscritas
Pregunta del cliente: ¿ Es cierto que no debemos utilizar firmas digitales como DocuSign para firmar contratos chinos porque podrían no ser válidas en China? ¿Deberíamos utilizar únicamente firmas manuscritas?
Nuestra respuesta: La legislación china no suele reconocer los servicios de firma digital extranjeros, como DocuSign. Solo las firmas electrónicas de proveedores autorizados por el Gobierno tienen validez legal. Aunque, según la legislación china, las firmas electrónicas pueden tener el mismo efecto jurídico que las firmas manuscritas, estas últimas siguen siendo la opción más segura a la hora de hacer valer los derechos.
La Ley de Firma Electrónica de China (2019) permite las firmas electrónicas, pero, en la práctica, las empresas suelen exigir un «sello de página» para garantizar la autenticidad. Los tribunales han validado contratos firmados a través de DocuSign en algunos casos (por ejemplo, 2019 Su 0591 Minchu 682), pero confiar en firmas digitales extranjeras conlleva riesgos. Para mitigarlos, los contratos pueden indicar explícitamente que ambas partes aceptan la firma electrónica.
Por lo tanto, salvo en el caso de las transacciones más pequeñas, solemos recomendar el uso de una firma manuscrita para garantizar la validez jurídica y evitar incertidumbres legales.
2. Combinación de firmas manuscritas y digitales
Pregunta del cliente: ¿Deberíamos evitar combinar la firma manuscrita y la firma digital en un mismo documento, ya que podría generar confusión o problemas legales? ¿Los contratos en chino solo deben firmarse con firma manuscrita?
Nuestra respuesta: Sí, la combinación de firmas manuscritas y digitales puede plantear riesgos en cuanto a la validez y la exigibilidad en China. Los tribunales y los organismos gubernamentales pueden cuestionar la autenticidad de un acuerdo si este contiene formatos de firma mixtos. Para evitar posibles impugnaciones, lo más recomendable es utilizar únicamente firmas manuscritas en los contratos chinos.
3. Firmar cada página
Pregunta del cliente: ¿Deben todas las partes firmar cada página del contrato?
Nuestra respuesta: Aunque la legislación china no lo exige, firmar cada página puede ayudar a evitar disputas por páginas alteradas o que falten. Esto resulta especialmente útil en el caso de contratos complejos o de gran valor, en los que es fundamental garantizar que no se sustituya ni se modifique ninguna página.
4. Uso del sello de la empresa y del sello personal
Pregunta del cliente: ¿ Es necesario que el representante autorizado utilice tanto su sello personal como el sello de la empresa al firmar un contrato?
Nuestra respuesta: El sello de la empresa (公章, gōngzhāng) es imprescindible para cualquier contrato comercial con validez legal en China y constituye la principal forma en que las empresas formalizan sus acuerdos. Por lo general, no se requiere un sello personal, salvo que así se especifique en el contrato o en determinadas transacciones relacionadas con la administración pública. Si es una persona física, y no una empresa, la que firma, es posible que se requiera su sello personal para que el documento sea válido.
5. Firma habitual frente a solo sello
Pregunta del cliente: ¿ Es necesario que el representante autorizado también firme a mano, o basta con el sello de la empresa?
Nuestra respuesta: El sello de la empresa es el elemento más importante para la validez de un contrato en China. Sin embargo, añadir una firma manuscrita junto al sello puede aportar mayor claridad y servir de confirmación de la autorización. Aunque en la mayoría de los casos no es un requisito legal, incluir una firma además del sello es una buena práctica y puede ayudar a evitar disputas sobre la autorización.
6. Envío de copias firmadas para su firma
Pregunta del cliente: Por motivos logísticos, ¿deberíamos enviar dos copias firmadas a la otra parte y pedirle que nos devuelva una copia firmada?
Nuestra respuesta: Sí, se trata de una práctica habitual y recomendada. Cada parte debe conservar una copia original debidamente firmada para fines de archivo y cumplimiento. Esto ayuda a evitar disputas sobre la autenticidad y garantiza que ambas partes dispongan de documentos idénticos y legalmente vinculantes.
7. Aprobación antes de enviar la copia impresa
Pregunta del cliente: ¿ Deberíamos pedir a la otra parte que nos envíe una copia escaneada en color del documento firmado antes de que nos envíen la copia impresa, para que podamos revisarla primero?
Nuestra respuesta: Sí, solicitar un escaneo en color antes de enviar la copia impresa es una buena medida de seguridad. Esto permite verificar que se hayan utilizado las firmas y los sellos correctos, que no falte ninguna página ni haya sido alterada, y que el contrato se haya formalizado correctamente. Este paso puede evitar costosos errores de formalización y retrasos.
8. Diferencias de fecha entre las firmas
Pregunta del cliente: ¿ Importa que las firmas del contrato tengan varias semanas de diferencia, dependiendo de cuándo lo firmemos nosotros y cuándo lo reciban y firmen ellos?
Nuestra respuesta: En China, la fecha de entrada en vigor de un acuerdo suele ser la fecha indicada en el contrato, no necesariamente la fecha de firma. Sin embargo, si no se especifica ninguna fecha de entrada en vigor, los grandes intervalos entre las fechas de firma pueden generar incertidumbre sobre cuándo el acuerdo pasó a ser vinculante. Para evitar confusiones, los contratos siempre deben incluir una cláusula clara de «Fecha de entrada en vigor» que especifique cuándo surten efecto las condiciones.
9. Envío de tres copias firmadas en lugar de dos
Pregunta del cliente: ¿ Estaría bien enviar tres copias firmadas para que podamos quedarnos con dos, o eso podría suponer algún problema?
Nuestra respuesta: No hay ningún problema legal en enviar tres copias firmadas. Si necesita un original firmado adicional para su archivo interno, puede enviar tres copias, siempre que la otra parte esté de acuerdo. Esto puede resultar útil en situaciones en las que varias partes necesiten acceder al contrato original por motivos de cumplimiento normativo o reglamentarios.
10. Firmar con tinta roja
Pregunta del cliente: Hemos oído que los contratos en China deben firmarse con tinta roja porque así adquieren un carácter más oficial o causan mayor impacto. ¿Es cierto esto? ¿Deberíamos seguir esta costumbre?
Nuestra respuesta: No, eso es un error. Los contratos chinos suelen firmarse con tinta azul o negra. La tinta roja se reserva normalmente para los sellos oficiales, no para las firmas manuscritas. Usar tinta roja para firmar no es obligatorio ni especialmente habitual, e incluso puede percibirse como algo inusual o informal. Limítese a usar tinta azul o negra para las firmas y utilice un sello rojo para estampar.
11. Tipo de papel para los acuerdos
Pregunta del cliente: ¿ Es cierto que no es necesario utilizar papel especial para los contratos en chino y que basta con papel de oficina normal?
Nuestra respuesta: Sí, el papel de oficina normal es suficiente para los contratos en China. No se exige ningún tipo de papel especial, salvo que se especifique lo contrario en el acuerdo (como en el caso de los contratos relacionados con la administración pública o los documentos notariales). El uso de papel de oficina estándar resulta práctico y es legalmente válido.
Conclusiones finales
La firma de contratos con empresas chinas requiere prestar especial atención a los detalles jurídicos y de procedimiento para garantizar su exigibilidad. Los puntos de este procedimiento operativo estándar (SOP) destacan las cuestiones que suelen preocupar a las empresas a la hora de formalizar acuerdos en China.
¿Tiene alguna otra pregunta o necesita ayuda con la redacción, revisión o formalización de un contrato? Póngase en contacto con nuestro equipo para que le orientemos.
