El sello de una empresa china es un sello oficial que vincula legalmente a la empresa a lo acordado en el documento en el que se ha estampado dicho sello. Según la legislación china, el sello de una empresa constituye una prueba legal sólida del acuerdo de la empresa cuyo sello figura en el documento. El sello de la empresa (también conocido como sello corporativo o timbre de la empresa) sustituye, en esencia, a la firma en contratos y otros documentos importantes. El sello de la empresa vincula a toda la empresa, normalmente independientemente de quién (si es que alguien) firme realmente el documento.
Curiosamente, en los últimos años, China ha ido avanzando hacia la implantación de los sellos electrónicos, que son el equivalente digital de un sello de empresa y tienen la misma validez legal que un sello físico. Una actualización de la Ley de Firma Electrónica de China publicada en abril de 2015 aclaró la validez legal de las firmas electrónicas, incluidos los sellos electrónicos, que son tan vinculantes legalmente como un sello físico o una firma manuscrita si los datos de creación del sello electrónico son de propiedad y control exclusivos del firmante en el momento de la firma. Pero no ha sido hasta hace relativamente poco cuando nuestros abogados en China empezaron a ver con regularidad sellos de empresas chinas en la vida real.
Esto es análogo al marco de legitimidad de los sellos físicos y, al igual que con estos, existe la posibilidad de fraude, por lo que las contrapartes deben llevar a cabo una exhaustiva diligencia debida, especialmente al contratar con cualquier organización nueva.
Técnicamente, una firma electrónica ofrece a los usuarios (y a sus contrapartes) una mayor seguridad, gracias a los procesos de cifrado y autenticación; sin embargo, las contrapartes que no se molestan en verificar la legitimidad de los datos de creación se exponen a posibles fraudes.
En cierta medida, los sellos de las empresas chinas están sobrevalorados como prueba de legitimidad. A menudo, las cuestiones más importantes son: (1) si la empresa con la que estás haciendo negocios existe realmente, (2) si realmente estás haciendo negocios con la empresa con la que crees que estás haciendo negocios, y (3) si la empresa dispone de fondos suficientes para respaldar el negocio que deseas realizar con ella. Estas suelen ser las cuestiones fundamentales, y resolverlas requiere un trabajo considerable. Por último, cualquier sello de empresa puede falsificarse con maestría. Así que, aunque sepas cómo es el sello auténtico, no puedes saber si el que tienes delante es realmente el sello de esa empresa o una falsificación del mismo.
Aunque la imagen de un sello electrónico se puede reproducir fácilmente y, a simple vista, puede parecer que confiere legitimidad a un documento, una firma electrónica avanzada, según la definición de la Comisión Europea, es además:
- vinculado de forma única al firmante y capaz de identificarlo;
- creado de tal manera que permita al firmante mantener el control; y
- vinculado al documento de tal manera que cualquier modificación posterior de los datos sea detectable.
Lo que importa, por tanto, es la protección de los datos de creación y la implementación de procesos que garanticen la seguridad de dichos datos.
La legislación china establece que un sello electrónico y sus datos de creación deben estar vinculados exclusivamente a una persona que represente a su organización y que asuma la responsabilidad de sus actos. Esto significa que el firmante debe ser el usuario del sello electrónico; es decir, que un compañero de trabajo no está legalmente autorizado a utilizar el sello en nombre del firmante.
Dejando de lado los casos de fraude descarado, los sellos electrónicos (y físicos) suelen utilizarse indebidamente por motivos de conveniencia, por ejemplo, cuando el representante legal autorizado para utilizar el sello no está disponible. Sin embargo, el uso del sello confirma a la contraparte de una organización que esta comprende y reconoce el contenido del contrato, así como las intenciones de las partes firmantes.
En los casos relacionados con el uso indebido de sellos electrónicos, los tribunales han dictaminado, por lo general, que la organización que ha hecho un uso indebido del sello, o su representante legal, son responsables de dicho uso indebido, normalmente debido a un almacenamiento inadecuado de los datos de creación o a que los controles internos eran insuficientes para impedir que personas no autorizadas utilizaran el sello.
El artículo 28 de la Ley de Firma Electrónica de China es muy claro: «Cuando un firmante electrónico o la parte que se basa en la firma electrónica sufra pérdidas por realizar actividades civiles sobre la base de la firma electrónica verificada por un servicio de verificación electrónica, y si dicho servicio no logra demostrar que no ha incurrido en culpa alguna, dicho servicio deberá asumir la responsabilidad de la indemnización».
La ley señala además que las multas y la responsabilidad civil y penal son otras posibles consecuencias de no obtener un sello electrónico y no utilizarlo correctamente.
Cualquier empresa que vaya a utilizar sellos electrónicos debe contar con procesos y sistemas que garanticen la seguridad de dichos sellos y aseguren que solo los firmantes autorizados puedan utilizarlos.
Además, como parte contratante en un documento que llevará sellos electrónicos, debe llevar a cabo una exhaustiva verificación de la debida diligencia para confirmar que la empresa con la que cree estar haciendo negocios es legítima, y que el firmante del contrato o contratos no solo está facultado para firmar, sino que también es quien dice ser.
La única forma de estar lo más seguro posible de la autenticidad del sello de una empresa china es llevar a cabo una exhaustiva investigación, ya sea en persona o a través de un agente de confianza. Una forma aún mejor de determinar la validez del sello de una empresa china es pedir a un abogado que confirme ante el Gobierno chino que el sello que se utilizará en su contrato es el sello auténtico de dicha empresa.
Por supuesto, el fraude no es en absoluto exclusivo de las empresas chinas. El año pasado escribimos sobre Elizabeth Holmes y Theranos como ejemplo de las posibles consecuencias de no llevar a cabo la debida diligencia. Para quienes estén interesados —o les apetezca recibir un magnífico recordatorio de sentido común—.
