Ya hablamos aquí de los pros y los contras de crear una filial española en lugar de limitarse a abrir una sucursal. Una vez que se ha decidido a crear una filial en España para llevar a cabo sus actividades locales, es posible que necesite poner en marcha ese proyecto antes de lo previsto. Puede que su nuevo cliente español quiera que le facture utilizando un número de identificación fiscal español y usted no quiera perder ese importante contrato español. O su contacto comercial local le sugiere constituir una empresa para iniciar un nuevo gran proyecto.
Lo más probable es que en un plazo de cuatro a seis semanas pueda obtener un número de IVA español (el llamado NIF) para la nueva empresa, que es necesario para iniciar las actividades comerciales y la facturación, pero hay ciertas obligaciones que debe tener en cuenta para evitar los escollos típicos de la creación de empresas españolas.
En primer lugar, hay que responder a varias preguntas: ¿Qué tipo de empresa se adaptará mejor a mis necesidades? ¿Qué pasos debo dar para constituir con éxito una sociedad española? ¿Qué documentos debo presentar y dónde? ¿Qué documentos debo traer del extranjero para constituir la sociedad española?
El primer paso es elegir el vehículo adecuado para su inversión. Los dos tipos de sociedades más populares son la Sociedad Anónima (SA) y la Sociedad Limitada (SL). Las SA son similares a las sociedades anónimas (Inc) de la legislación estadounidense y, al igual que éstas, sus estrictas formalidades y la facilidad con que se transfieren las acciones las hacen idóneas para las empresas que esperan o buscan inversiones extranjeras. Una SL es similar a una LLC (sociedad de responsabilidad limitada) según la legislación estadounidense y, al igual que una LLC estadounidense, suele ser la mejor opción para las pequeñas empresas, ya que tiene menos formalidades y es más fácil de constituir.
La constitución de una empresa en España suele comenzar con la solicitud del nombre de la empresa en el Registro Mercantil Central de España. El Registro comprueba si el nombre que ha elegido ya está siendo utilizado por otra empresa. Si el nombre está disponible, el Registro emitirá un certificado indicando que el nombre puede utilizarse. Cada solicitud debe incluir cinco posibles denominaciones sociales; se comprobarán por orden si la primera está cogida. El certificado de denominación social del Registro tiene una validez de tres meses y debe adjuntarse a la escritura de constitución.
Al mismo tiempo, debe determinar quién actuará en su nombre en la constitución de la sociedad. Si usted, como accionista/propietario, no puede estar físicamente presente ante un notario público cuando se otorgue la escritura de constitución, deberá hacer que alguien (normalmente su abogado) comparezca en su nombre. No obstante, deberá otorgar a esta persona un poder ante notario para que sea válido. Además, si su poder procede de fuera de España, también deberá estar legalizado con una Apostilla de La Haya.
Los inversores extranjeros situados fuera de España deben venir a España al menos una vez. Esto se debe a que las leyes ultra estrictas de España contra el blanqueo de dinero no permiten que los bancos acepten a representantes que actúen en nombre de inversores extranjeros para abrir cuentas bancarias. Dado que es necesaria una cuenta bancaria española para cumplir los requisitos de capital mínimo (3.000 euros para una SL y 60.000 euros para una SA), la empresa extranjera (que actúa a través de su representante) o el inversor o particular extranjero tendrá que venir a España para abrir una cuenta bancaria.
El segundo paso es solicitar una identificación fiscal española (un NIE o Número de Identificación de Extranjeros) y registrar a cada uno de los accionistas individuales o representantes que actúen en nombre de los inversores corporativos ante las autoridades fiscales locales. Los trámites son engorrosos (la solicitud debe presentarse en persona en una oficina de la policía local) y actualmente tardan entre dos y tres semanas, pudiendo alargarse mucho más. Es muy aconsejable delegar el proceso de solicitud en su abogado o en una agencia local para no perder tiempo ni recursos en ello. Si otorga un poder notarial para la constitución de la empresa, la autoridad para solicitar el NIE también puede incluirse en él.
Si el accionista de la nueva sociedad es una sociedad extranjera, deberá adjuntarse a la escritura notarial de constitución de la nueva sociedad española un certificado del Registro Mercantil de su país de origen que incluya sus estatutos. Esto será necesario a la hora de inscribir la escritura de constitución de la sociedad española en el Registro Mercantil.
Las empresas en España permiten básicamente tres tipos diferentes de gobierno: Un Consejo de Administración, dos administradores actuando conjunta o individualmente, o un administrador único. Los datos personales de cada administrador deben presentarse en el momento de constituir la sociedad. Los administradores de la sociedad también deben tener cada uno un NIE español válido antes de que sus nombramientos puedan inscribirse en el Registro Mercantil - esta inscripción es necesaria para actuar en nombre de la sociedad.
No es necesario que los administradores de la nueva sociedad estén presentes ante el notario en el momento del otorgamiento de la escritura pública de constitución, siempre que haya un representante en su nombre con un poder válido. El Registro Mercantil, sin embargo, sólo puede inscribir la Escritura de Constitución para un administrador que haya aceptado su cargo, lo que a su vez debe hacerse con una firma notarial, ya sea en el momento de la constitución o ante cualquier notario público extranjero, y debe adjuntarse a la escritura de constitución.
La legislación española permite que personas extranjeras ocupen puestos de responsabilidad en la gestión de la empresa y, dependiendo del tipo de actividad, necesitará a alguien sobre el terreno para dirigir las operaciones cotidianas. Esa persona puede actuar con un poder otorgado ante notario e inscrito (de nuevo) en el Registro Mercantil.
Dependiendo de la actividad de la empresa, pueden ser necesarias licencias especiales antes de que pueda iniciar cualquier actividad comercial (por ejemplo, obras de construcción).
Probablemente ya se habrá dado cuenta de que aquí en España los trámites son muy formales y pueden llevar bastante tiempo. Normalmente se tarda entre cuatro y seis semanas en constituir una empresa en España, más otras dos o cuatro semanas para inscribirla en el Registro Mercantil, lo cual es obligatorio antes de que su nueva empresa española pueda contratar legalmente a nadie. Si a esto añadimos los problemas derivados de las negociaciones con los accionistas, los requisitos de permiso de trabajo para los administradores y/o los problemas con documentos extranjeros que no cumplen los requisitos formales españoles, podemos ver todas las posibilidades de retrasos y por qué suele ser conveniente preparar todo lo que se pueda con antelación.
Si quiere ganar la carrera para poner en marcha su empresa en España lo antes posible, siga leyendo. Las diez recomendaciones siguientes deberían ayudarle a poner su empresa en condiciones operativas para que usted (y ella) no pierdan ese importante contrato español:
- Las buenas conexiones son lo que mueve todo en España; contrate a un abogado y a un contador público locales;
- Reserve el nombre de su empresa con antelación;
- No olvide solicitar un NIE, incluso para el director general de su holding extranjero;
- Busque un banco español de confianza (su abogado puede ayudarle);
- Tenga preparada la documentación;
- Tenga a alguien sobre el terreno en España para que dirija su empresa y compruebe si esa persona necesita visado y permiso de trabajo;
- Proteja su propiedad intelectual. España sigue la regla del primero en registrar, no del primero en usar;
- Prepárate para los problemas;
- Prepárate para que al final todo salga bien;
- ¡Ten paciencia!
